ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Job description

**À propos du****Carrefour jeunesse-emploi Charlesbourg Chauveau** Au CJE Charlesbourg-Chauveau, nous sommes convaincus que chaque personne a le potentiel de réussir. Depuis 1996, notre équipe accompagne les jeunes de 15 à 35 ans dans leur parcours vers l’autonomie personnelle, sociale et professionnelle. Notre organisation repose sur une approche collaborative, une gestion structurée et une qualité de service élevée. **Mission** L'adjoint(e) administratif(ve) assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et logistique auprès de la direction, de l'équipe et de la clientèle. Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien de l'organisation et à la qualité de l'accueil, en assurant une gestion rigoureuse des communications, des outils et des processus administratifs. Il/elle agit comme point de contact clé et facilitateur organisationnel, et contribue à la fluidité des opérations et à l'atteinte des résultats organisationnels. ### **Pourquoi nous rejoindre ?** - Semaine de 35 h avec **flexibilité d'horaire et possibilités d'aménagement** (gestion du temps et reprise des heures basée sur la confiance). - **12 jours de congés personnels** (maladie + mobiles) gérés avec autonomie. - **13 congés fériés par année + fermeture complète payée du bureau pendant le temps des Fêtes (~10 jours).** - **Congé anniversaire et congé pour implication bénévole.** - **Vacances progressives bonifiées (jusqu’à 12 %)**. - **Régime d’assurances collectives accessible rapidement** (admissible après 1 mois) avec partage des coûts. - **Contribution de l’employeur à un régime d’épargne-retraite (REER).** - **Budget de formation annuel** (jusqu’à 2 % du salaire, cumulable). - **Congé de ressourcement professionnel** dédié à la prévention de l’épuisement et à la santé mentale. - Bureau 100 % présentiel, facile d'accès (Métrobus 801, axes Henri-Bourassa/Louis XIV) avec **stationnement gratuit.** ### Vos responsabilités en tant qu`Adjoint(e) Administratif(ve) - **Accueil, service à la clientèle et communications (50 %) :** Accueillir les visiteurs et offrir une première expérience professionnelle et chaleureuse; Répondre aux appels, courriels et demandes d'information; Orienter la clientèle vers les services appropriés; Assurer la gestion du courrier entrant et sortant; Maintenir à jour les outils de communication interne et externe. - **Soutien administratif à la direction et à l'équipe (30 %) :** Préparer, mettre en page et organiser des documents administratifs; Soutenir la gestion des agendas, rencontres et salles; Assurer le classement et l'archivage des documents; Mettre à jour les bases de données et systèmes administratifs; Soutenir les différents services dans leurs besoins administratifs. - **Soutien aux opérations et à la logistique (10 %) :** Gérer les fournitures et le matériel de bureau; Assurer la préparation et le bon fonctionnement des espaces de travail; Soutenir l'organisation d'activits ou de rencontres; Contribuer à la fluidité des opérations quotidiennes. - **Soutien administratif de base en gestion financière (10 %) :** Effectuer des tâches de comptabilité de base (facturation, dépôts, suivis); Préparer et compiler des rapports de dépenses; Soutenir la gestion administrative financière sous la supervision de la direction (avec une évolution à moyen terme vers la gestion des paies hebdomadaires et des comptes fournisseurs). ### Votre profil - Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou formation équivalente. - Expérience pertinente en soutien administratif ou service à la clientèle. - Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils comme Planner. - Aisance ou intérêt à apprendre le système de paie, Excel avancé et les logiciels clients (LGSAT, SIP). - Excellente maîtrise du français oral et écrit. - Rigueur, sens de l'organisation, autonomie, sens de l'initiative et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement dynamique.