Administrateur(trice) des ventes / Sales Operations Administrator

Job description

English to follow Moteurs Taiga est à la recherche d’un(e) administrateur(trice) des ventes hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir les activités opérationnelles et administratives quotidiennes des équipes des ventes, des finances, de la logistique et du service à la clientèle. Ce rôle est essentiel pour assurer une exécution fluide du processus de la commande à la livraison pour nos clients B2B et B2C à l’échelle mondiale, notamment en ce qui concerne l’administration des commandes, la facturation, le suivi des paiements, la documentation douanière et le soutien à l’immatriculation des véhicules. Il ne s’agit pas d’un poste de vente directe ou de gestion de comptes, mais plutôt d’un rôle clé de soutien opérationnel axé sur l’exactitude, la réactivité et la coordination interfonctionnelle afin d’offrir une excellente expérience client. Le ou la candidat(e) idéal(e) est minutieux(se), autonome et à l’aise de gérer plusieurs priorités dans un environnement en évolution rapide. Cette personne possède de solides compétences en coordination administrative et financière, un bon jugement, d’excellentes aptitudes en communication ainsi qu’une approche proactive avec un fort sens des responsabilités. Elle est également capable de collaborer efficacement avec différentes équipes tout en travaillant de manière autonome. Principales responsabilités Traiter et administrer les commandes clients avec exactitude et efficacité Préparer, émettre et assurer le suivi des factures et paiements clients Suivre les soldes impayés et effectuer les relances auprès des clients concernant l’état des paiements Collaborer étroitement avec l’équipe des finances afin d’assurer un traitement exact des paiements et la conciliation des comptes Soutenir les activités de coordination et d’administration liées aux comptes clients (comptes recevables) et comptes fournisseurs (comptes payables) Travailler en étroite collaboration avec l’équipe logistique afin de s’assurer que les commandes sont expédiées à temps et que les clients reçoivent la documentation d’expédition, les informations de suivi et les mises à jour pertinentes Soutenir les concessionnaires et distributeurs dans la préparation de la documentation requise pour l’immatriculation des véhicules Maintenir à jour les informations relatives aux clients, commandes et paiements dans les systèmes ERP et CRM Soutenir les équipes des ventes, des finances et de la logistique dans diverses activités opérationnelles et administratives Communiquer de manière professionnelle avec les clients, concessionnaires, distributeurs et équipes internes concernant les commandes, factures, paiements, documents et statuts d’expédition Produire et maintenir des rapports opérationnels, suivis de paiements et dossiers administratifs Assurer de manière proactive les suivis administratifs afin de garantir la facturation en temps opportun, la perception des paiements, la complétion de la documentation et les communications clients Participer à l’amélioration continue des processus et accomplir toute autre tâche administrative connexe assignée Qualifications et expérience 1+ ans d’expérience en administration des ventes, administration financière, opérations ou dans un rôle similaire Expérience avec des systèmes ERP et CRM; une expérience avec NetSuite constitue un atout Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail Excellentes compétences en communication écrite et verbale Bonne maîtrise des outils informatiques, incluant Microsoft Office et Teams Capacité à gérer plusieurs priorités avec rigueur et sens des responsabilités Personne autonome avec une forte capacité de suivi et un sens marqué de l’appropriation des dossiers Capacité à collaborer efficacement entre différents départements dans un environnement dynamique Compréhension de la facturation, du traitement des paiements, de la coordination des comptes clients/fournisseurs et des processus administratifs financiers Une expérience dans les secteurs manufacturier, automobile, marin, des sports motorisés ou dans une industrie connexe constitue un atout Taiga accorde une grande importance à la diversité dans l’embauche et dans sa main-d’œuvre, et accueille les candidatures de personnes ayant des origines, des formations et des expériences diverses. Nous reconnaissons qu’il existe de nombreux obstacles à l’égalité d’accès à l’emploi et aux possibilités de développement de carrière, et nous nous efforçons d’embaucher des groupes sous-représentés dans l’industrie technologique. La diversité chez Taiga signifie favoriser un lieu de travail où les différences sont appréciées pour les contributions qu’elles apportent à notre formidable équipe. Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à Taiga. Cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. À propos de Taiga Taiga est une entreprise canadienne qui réinvente les sports motorisés grâce à des véhicules électriques hors route révolutionnaires. Adoptant une approche d'ingénierie optimisée, Taiga repousse les frontières de la technologie électrique pour atteindre des rapports puissance-poids extrêmes et les spécifications thermiques nécessaires afin de surpasser les véhicules de sports motorisés à combustion haute performance comparables. Les premiers modèles commercialisés s'inscrivent dans une gamme de motoneiges et de motomarines électriques visant à répondre à la demande croissante de la clientèle récréative et commerciale qui cherche de meilleurs moyens d'explorer les grands espaces, sans compromis. Pour de plus amples renseignements, visitez ********************************************************************* Taiga Motors is seeking a highly organized, proactive Sales Operations Administrator to support day-to-day operational and administrative activities across Sales, Finance, Logistics, and Customer Support. This role is critical to ensuring smooth order-to-delivery execution for global B2B and B2C customers, including customer order administration, invoicing, payment tracking, customs documentation, and vehicle registration support. This is not a direct sales or account management role, but a key operational support function focused on accuracy, responsiveness, and cross-functional coordination to deliver a strong customer experience. The ideal candidate is detail-oriented, self-motivated, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment. They bring strong administrative and financial coordination skills, sound judgment, excellent communication, and a proactive, ownership-driven approach, with the ability to collaborate effectively across teams while working independently. Key Responsibilities Process and administer customer sales orders accurately and efficiently Prepare, issue, and track invoices and customer payments Monitor outstanding balances and follow up with customers regarding payment status Coordinate closely with Finance to ensure accurate payment processing and account reconciliation Support Accounts Receivable (AR) and Accounts Payable (AP) coordination and administrative activities Work closely with the Logistics team to ensure orders are shipped on time and customers receive proper shipping documentation, tracking information, and related updates Support dealers and distributors with documentation required for vehicle registrations Maintain accurate customer, order, and payment information within ERP and CRM systems Support Sales, Finance, and Logistics teams with operational and administrative activities Communicate professionally with customers, dealers, distributors, and internal teams regarding orders, invoices, payments, documentation, and shipment status Generate and maintain operational reports, payment trackers, and administrative records Proactively manage administrative follow-up activities to ensure timely invoicing, payment collection, documentation completion, and customer communication Support ongoing process improvements and other administrative duties as assigned Qualifications & Experience 1+ years of experience in sales administration, finance administration, operations, or a related role Experience working within ERP and CRM systems, NetSuite experience a plus Strong organizational skills and exceptional attention to detail Excellent written and verbal communication skills Strong computer skills including Microsoft Office and Teams Ability to manage multiple priorities with accuracy and accountability Self-motivated with strong follow-through and ownership mentality Ability to work collaboratively across departments in a fast-paced environment Understanding of invoicing, payment processing, AR/AP coordination, and administrative financial processes Experience in manufacturing, automotive, marine, powersports, or similar industries is considered an asset Taiga values diversity in hiring and in its workforce, and welcomes applications from people with diverse backgrounds, education and experience. We recognize that there are many barriers to equal access to employment and career development opportunities, and we strive to hire groups that are under-represented in the technology industry. Diversity at Taiga means fostering a workplace where differences are valued for the contributions they make to our great team. Thank you for your interest in TAIGA. However, only those selected for an interview will be contacted. About Taiga Motors: Taiga is a Canadian company reinventing the powersports experience with revolutionary electric powersports vehicles. Through a clean-sheet engineering approach Taiga has pushed the frontiers of electric technology to achieve the extreme power-to-weight ratios and thermal specifications required to outperform comparable high-performance combustion powersports vehicles. The product lineup currently includes electric snowmobiles and personal watercraft to deliver on a rapidly growing demand from recreational and commercial customers who are seeking better ways to explore the great outdoors without compromise. For more information, visit .