Administratief medewerker Learning & Development

Job description

Administratief Coördinator L&D Krijg jij energie van organiseren, regelen en schakelen in een dynamische werkomgeving? Als Administratief Coördinator Learning & Development bij Scania in Breda ben jij de organisatorische spil achter onze trainingen en opleidingen. Geen dag is hetzelfde: je houdt overzicht, coördineert opleidingsactiviteiten en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Zo maak jij iedere dag het verschil voor de ontwikkeling van onze collega's. We werken samen aan de verduurzaming van transport. En daar zijn we trots op. Een volle trainingsplanning, verschillende vragen van collega's en lastminute wijzigingen? Jij houdt het overzicht en zorgt dat alles blijft draaien. In deze veelzijdige functie combineer je administratieve nauwkeurigheid met het actief organiseren en coördineren van opleidingen en trainingen. Je schakelt dagelijks met deelnemers, trainers en managers, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen op het juiste moment over de juiste informatie beschikt. Je denkt vooruit, pakt zelfstandig zaken op en vindt het leuk om meerdere activiteiten tegelijk in goede banen te leiden. Als gestructureerde Administratief Coördinator L&D ben jij daar dé aangewezen persoon voor. Verder houd jij je bezig met het: Coördineren en organiseren van trainingen, inclusief planning, locaties, trainers, materialen en communicatie. Afstemmen met deelnemers, trainers en managers en snel inspelen op wijzigingen of nieuwe aanvragen. Beheren van inschrijvingen, opleidingsgegevens en certificeringen in ons Learning Management System (LMS). Bewaken van (her)certificeringen, opvolgen van acties en verzorgen van rapportages. Over Shared Service Center Vanuit Breda servicen we onze activiteiten binnen de Benelux en hebben we veel contact met de rest van onze wereldwijd verspreide Scania-locaties. Zo ondersteunen we meer dan 50 units én dragen we bij aan veranderingen met impact. Binnen Learning & Development werk je samen met collega's die zich inzetten voor de groei en ontwikkeling van onze medewerkers. Je vervult een belangrijke administratieve en coördinerende rol. Met jouw organisatietalent zorg je ervoor dat opleidingsactiviteiten soepel verlopen en iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Jouw talenten Jij bent een echte regelaar die energie krijgt van een afwisselende werkdag. Je houdt van organiseren, denkt vooruit en weet overzicht te bewaren wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen. Verandert de planning onverwacht? Dan schakel jij snel en zoek je naar een praktische oplossing. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en communiceert makkelijk met verschillende collega's. Daarbij verlies je de details niet uit het oog. Jij bent pas tevreden als alles goed geregeld is. Verder heb je: Mbo-werk- en -denkniveau. Ervaring met administratieve, organisatorische en coördinerende werkzaamheden. Goede kennis van Microsoft Office 365, vooral Excel. Ervaring met administratieve systemen en digitale processen. Goede beheersing van het Nederlands en basiskennis van het Engels. Herken jij jezelf in deze functie, maar voldoe je niet aan iedere eis? Laat dat je niet tegenhouden! We zijn vooral benieuwd naar jouw ervaring, organisatietalent en motivatie om bij Scania het verschil te maken. Wat biedt Scania jou? Bij Scania maak je met jouw drive het verschil. Als Administratief Coördinator L&D krijg je een afwisselende functie waarin je veel kunt regelen, zelfstandig werkt en dagelijks contact hebt met verschillende collega's. Je maakt deel uit van een betrokken team binnen een internationale organisatie waar samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Daarnaast krijg je: Een vaste 13e maand. Een winstdeling. 24 vakantiedagen en 13 adv-dagen, met de mogelijkheid om adv-dagen te laten uitbetalen. De vrijheid om deels vanuit huis te werken en zo je werk flexibel in te delen. Verschillende gespecialiseerde Scania-cursussen om jezelf verder te ontwikkelen. Je ontvangt daarnaast een aantrekkelijk bruto maandsalaris, passend bij jouw ervaring. De functie is voor 32 tot 40 uur per week. Morgen verbeteren begint vandaag Geef je carrière een boost als Administratief Coördinator L&D bij Scania! Ben jij die ervaren organisator die graag de touwtjes in handen neemt, snel schakelt en ervoor zorgt dat alles goed geregeld is? Dan maken we graag kennis met je! Solliciteer eenvoudig via de Apply-button. We kijken uit naar jouw reactie! Vragen stellen mag altijd! Wil je meer weten over de functie? Neem gerust contact op met Wouter Flach, Teammanager Recruitment, via 06-330051068. De missie van Scania In meer dan 100 landen werken wij met zo'n 58.000 collega's aan duurzame transportoplossingen. Hierbij staat de klant op nummer 1. Onze kernwaarden en principes zijn ons navigatiesysteem. Zo blijven we op de goede weg. We kijken vooruit, iedereen telt mee en jouw mening horen we graag. We drive real change. #LI-WF1 Role Summary This Job Profile is not validated by Subject Matter Experts yet. Perform a variety of administrative and secretarial tasks to optimize the time management and performance of a manager. Tasks may involve acting as a first point of contact, dealing with correspondence and phone calls, managing diaries, organizing meetings and appointments, and controlling access to the manager. Job Responsibilities Handling Enquiries and Correspondence Answer the telephone and assist callers or those making a broad range of enquiries by email or mail or other means with any requests for information, directing more complex matters to colleagues as necessary. Initiate contact internally and externally on a regular basis to convey requests, provide instructions or obtain information on behalf of a senior colleague. Correspondence Prepare routine letters, email, minutes of meetings and reports for approval by more senior colleagues or a senior executive. Document Preparation Prepare moderately complex documents using a variety of applications for technology devices such as standard office software. Also responsible for gathering and summarizing data for reports. Administration Produce, update and provide best practice support on a wide range of MS documents, databases and other departmental systems to support the work of more senior colleagues. Business Meetings/Events Arrangement Schedule appointments, make arrangements for meetings and conferences, and organize travel plans following instructions to ensure more senior colleagues or a senior executive make best use of their time. Receiving Visitors Receive visitors and respond accurately and promptly to a broad range of questions and issues raised. Procurement Support others by carrying out a range of procurement activities. Involves following established procedures. Operational Compliance Develop knowledge and understanding of the organization's policies and procedures and of relevant regulatory codes and codes of conduct to ensure own work adheres to those standards. Obtain authorization from a supervisor or manager for any exceptions from mandatory procedure. Work Scheduling and Allocation Design own monthly schedule and, if necessary, assign work to others in order to speed up office workflow and ensure high-priority tasks get done. Personal Capability Building Develop own capabilities by participating in assessment and development planning activities as well as formal and informal training and coaching. Develop and maintain an understanding of relevant technology, external regulation, and industry best practices through ongoing education, attending conferences, and reading specialist media. Education Post-Secondary Non-Tertiary Education Level 4