Administration and Logistic Officer

Job description

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith. Come join our 31,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories! Employee Contract Type: Local - Fixed Term Employee (Fixed Term) Job Description: Fleet & Generator Management Coordonner et suivre la maintenance préventive et corrective des véhicules, motos et générateurs ; Organiser et suivre l’approvisionnement en carburant des véhicules et générateurs conformément aux procédures approuvées ; Coordonner les mouvements et affectations des véhicules selon les besoins des activités ; Veiller à la mise à jour des documents des véhicules : assurances, cartes grises, contrôles techniques, autorisations, carnets de bord, etc. Assurer le suivi du kilométrage, de la consommation, des réparations et des coûts de maintenance ; Apporter un appui aux clusters dans le suivi de la flotte et la résolution des problèmes liés aux véhicules. Asset Management Coordonner et/ou appuyer les inventaires physiques périodiques des actifs ; Assurer le suivi des mouvements, transferts, affectations et retours des actifs ; Assurer l’étiquetage et l’identification correcte des actifs ; Appuyer les processus de disposition, déclassement et vente aux enchères des actifs ; Mettre à jour régulièrement les données des actifs dans les systèmes et outils appropriés ; Appuyer les clusters dans la gestion, la traçabilité et la régularisation des actifs. Administration (Hébergement, Billet d’avion, contrats et baux) Réservation des billets d’avion, hotel et planification des mouvements des staffs ; Assurer le suivi administratif des contrats de location et autres contrats relevant de l’administration. Supervision des chauffeurs et cleaners du bureau de la zone Mettre à jour régulièrement le fichier de suivi des contrats et des échéances. Appuyer la préparation des contrats, avenants, renouvellements et clôtures de contrats. Assurer le suivi du paiement des loyers des différents bureaux/clusters. Préparer et/ou suivre les éléments nécessaires au paiement des taxes liées aux locations, notamment l’IRL; Suivre l’entretien et la maintenance des bureaux et installations. Assurer le suivi de la maintenance des générateurs et équipements de support. Recevoir les biens commandés auprès des fournisseurs conformément aux procédures. Logistics & Supply Chain Support Vérifier les quantités, la qualité et la conformité des biens reçus ; Préparer et faire valider les Goods Received Notes (GRN) ; Coordonner la préparation et l’expédition des biens vers les différents clusters, bureaux et sites ; Préparer les waybills, Goods Issue Notes et autres documents d’expédition. Assurer le suivi de la réception des biens expédiés et obtenir les preuves de livraison. Transmettre les factures des fournisseurs aux départements concernés pour traitement. Appui aux clusters de la Zone Ouest Apporter un appui administratif et logistique aux clusters de Kinshasa, Kenge, Kongo Central, Gemena et Gbadolite. Appuyer les clusters dans la réception, la vérification, le stockage et l’expédition des biens. Assurer le suivi des demandes relatives aux véhicules, équipements, biens et installations. Assurer le suivi des paiements de loyers, taxes et autres obligations administratives des clusters. Appuyer les clusters dans la résolution des difficultés administratives et logistiques. Effectuer des missions ponctuelles dans les différents clusters selon les besoins. Communication Support Appuyer le personnel dans l’obtention et la gestion des moyens de communication officiels. Assurer le suivi et l’allocation des crédits de communication mensuels. Reporting & Compliance Préparer les rapports périodiques relatifs à la flotte, aux générateurs, aux actifs et aux activités administratives/logistiques. Maintenir une documentation administrative et logistique complète et accessible. Veiller au respect des politiques, procédures et exigences légales applicables. Collaborer avec Finance, Supply Chain, Programmes, People & Culture, Security et les autres fonctions support. Exécuter toute autre tâche administrative ou logistique pertinente confiée par le superviseur. Applicant Types Accepted: Local Applicants Only