Administration Coordinator

Job description

Role Overview: We are seeking a highly organized and technically proficient Service Coordinator / Technical Coordinator to join our team. This role is pivotal in ensuring the smooth scheduling and documentation of service activities, maintaining strong customer relationships, and supporting our field service technicians. This position reports directly to the Service Team and works closely with Finance, Logistics, and the wider Service function to ensure seamless operations and customer satisfaction. Key Responsibilities: Service Coordination / Technical Coordination Maintain and administer the service schedule for both field and in-house service jobs. Build and sustain strong relationships with customers, ensuring expectations are met and providing post-service follow-up. Communicate regularly with Channel Partners and Area Sales Managers regarding service activities in their territories. Coordinate with service technicians to ensure timely submission of service documentation (invoices, reports, etc.). Service Documentation / Administration Generate, maintain, and close service tickets accurately. Keep a local log of service activities not captured by system reports (e.g., actuator commissioning, preventive maintenance). Ensure all service documentation is stored in a centralized, accessible location on the server. Other Duties Perform additional tasks as assigned to support the service team and business operations. Requirements: Strong technical aptitude with the ability to understand and interpret electrical schematics and wiring diagrams. Technical degree or equivalent experience. Excellent customer service and communication skills. Proven ability to multitask and prioritize effectively. Proficiency in Microsoft Office applications and MTMS. Rotork ist das weltweit führende Unternehmen im Bereich Durchflussregelung und Instrumentierung und unterstützt seine Kunden dabei, den Fluss von Flüssigkeiten, Gasen und Pulvern in zahlreichen Branchen weltweit zu steuern. Unser Leitgedanke lautet: Keeping the World Flowing for Future Generations – Die Welt am Laufen halten für zukünftige Generationen. Seit über sechzig Jahren vertraut man weltweit auf uns, um die Dinge zu schaffen, die alles in Bewegung halten. Von Öl und Gas über Wasser und Schifffahrt bis hin zu Pharma und Lebensmittel – dies sind die Ströme, auf denen unsere moderne Welt basiert. Heute werden wir für unsere Mitarbeitenden, unsere Leistung und unsere Produkte geschätzt und bewundert. Unser Erfolg basiert auf unserem Engagement für technische Exzellenz – und genau das werden wir auch weiterhin verfolgen: sicher und nachhaltig. Rotork befindet sich derzeit in einer spannenden Phase des Wandels und Wachstums und baut auf seiner bestehenden Marktführerschaft auf. Es ist ein großartiger Zeitpunkt, um Teil unseres Teams zu werden und die Zukunft unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten Als wachsendes globales FTSE250-Unternehmen erleben wir derzeit ein erhebliches Wachstum in unserem Servicebereich. Mit einer klaren Strategie, die darauf abzielt, unsere Serviceaktivitäten in den nächsten fünf Jahren zu verdoppeln, ist dies eine spannende Zeit für Service-Fachkräfte, Teil unseres wachsenden Teams zu werden. Wenn du deine Reise als Field Service Engineer bei Rotork beginnst, durchläufst du verschiedene Entwicklungsschritte mit dem Ziel, die Position des Senior Field Service Engineers zu erreichen. Ab diesem Punkt eröffnet dir eine klar definierte Strategie den Weg zur Weiterentwicklung – entweder in Richtung der Rolle des National Service Managers oder in andere spezialisierte Bereiche innerhalb der Serviceorganisation. Du wirst durch ein sorgfältig konzipiertes Trainingsprogramm unterstützt und profitierst von einer erfahrenen Community aus Kolleginnen und Kollegen, die dir bei Herausforderungen zur Seite stehen. Eine spannende berufliche Reise erwartet alle neuen Teammitglieder.