Administration / Sekretariat Senior (m w d)

Sebotics wächst. Schnell, operativ und mit vielen parallelen Themen. Was wir suchen, ist eine Person, die Verantwortung in der Administration übernimmt und dafür sorgt, dass Dinge erledigt sind, Strukturen wachsen, Fristen eingehalten werden und nichts liegen bleibt. Diese Rolle richtet sich nicht an klassische Assistenzprofile, sondern an Menschen, die Ordnung schaffen, Verantwortung tragen und ihren Bereich aktiv steuern. Aufgaben Du verantwortest administrative und organisatorische Abläufe mit direktem Einfluss auf Kunden, Geldflüsse und externe Stellen. Konkret bedeutet das unter anderem: Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen von Kunden, Partnern und Behörden Terminorganisation und Kalenderkoordination für die Geschäftsleitung Erstellung, Versand und Ablage von Rechnungen Kontrolle offener Rechnungen und Nachverfolgung von Zahlungseingängen Unterstützung bei Mahnungen, Inkasso und Betreibungen Organisation von Versand, Transporten, Rücksendungen und Zollabwicklungen Kommunikation mit Speditionen und Logistikpartnern Pflege von Dokumenten, Verträgen und Ablagestrukturen HR nahe Administration wie Löhne, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Pensen sowie An und Abmeldungen Systempflege in CRM, Aufgaben und HR Systemen Unterstützung bei Sanierungsmassnahmen und Restrukturierung einer verbundenen Unternehmung Arbeitsweise und Verantwortung Sebotics arbeitet im Robotik Umfeld, in dem Kunden, Technik, Logistik, Rechnungen, Termine, Behörden und externe Partner parallel laufen. Die Geschäftsleitung ist operativ stark eingebunden und sucht echte Entlastung im administrativen Tagesgeschäft. Du arbeitest selbstständig und übernimmst Verantwortung. Als erfahrene Person wartest du nicht auf detaillierte Anleitungen, sondern gehst Themen aktiv an und holst dir die Informationen, die du brauchst. Du klärst, dokumentierst, erledigst oder eskalierst. Dabei gilt bei uns in der Kommunikation mit Kunden und externen Stellen ein klarer Grundsatz: Telefon vor E Mail. Themen werden direkt geklärt und Ergebnisse anschliessend sauber festgehalten. Langwieriges E Mail Hin und Her ist nicht unser Arbeitsstil, denn wir arbeiten ergebnisorientiert, für uns und für unsere Kunden. Du sorgst dafür, dass Anfragen beantwortet werden, Fristen eingehalten sind, Informationen auffindbar bleiben und Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert sind. Wenn etwas unklar ist, sprichst du es an. Wenn etwas blockiert, machst du es sichtbar und sorgst dafür, dass Unklarheiten und Blocker künftig nicht mehr auftreten. Qualifikation Nicht entscheidend ist dein Abschluss. Entscheidend ist, ob du Verantwortung tragen kannst und willst. Was wir erwarten: Umfassende Erfahrung in Administration, Sekretariat oder kaufmännischer Organisation Sicherer Umgang mit Rechnungen, Dokumenten und Fristen Erfahrung im Kontakt mit Kunden, Partnern oder externen Stellen Strukturierte Arbeitsweise in digitalen Systemen Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift Englischkenntnisse, ausreichend für die Verständigung im Arbeitsalltag Allgemeinbildung und Lebenserfahrung sind sehr erwünscht Offenheit für neue Werkzeuge, auch den pragmatischen Einsatz von KI im Arbeitsalltag Benefits Was dich hier erwartet: Klare Rolle ohne Schönfärberei Direkter Einfluss auf den operativen Betrieb Kurze Entscheidungswege Kein Konzern, keine Politik Arbeit, die sichtbar Wirkung hat Diese Rolle ist nichts für alle. Und genau so ist sie gemeint. Wenn du Verantwortung nicht scheust und lieber Dinge regelst, als darüber zu diskutieren, ob etwas nun wirklich in deinen Zuständigkeitsbereich gehört oder warum etwas nicht geht, passt diese Rolle sehr gut zu dir. Sende deine Bewerbung oder eine kurze, sachliche Nachricht an Betreff: Administration / Sekretariat – Join Sag uns, was du kannst und warum diese Rolle für dich Sinn ergibt.