Administrative Assistant

Job description

Le rôle d'adjoint administratif fournit une assistance opérationnelle essentielle au chef de portefeuille et au directeur du développement corporatif. Ce rôle est idéal pour les professionnels soucieux du détail qui excellent dans les processus rapides et les processus administratifs structurés. Vous contribuerez à maintenir l'intégrité de nos opérations de fusions et acquisitions en soutenant l'équipe d'exécution tout au long du cycle d'opportunité et en soutenant l'équipe de développement corporatif. Ce poste joue un rôle important pour assurer le bon fonctionnement des flux de travail internes et permettre à la direction d'agir efficacement. Responsabilités clés Développement de la présentation (IM / Matériel exécutif) Créer et mettre en forme des présentations PowerPoint de haute qualité, y compris des mémorandums d'investissement (IM) Traduisez des informations complexes en diapositives claires et visuellement captivantes Assurez-vous d'être précis, cohérent et professionnel de tous les matériaux Soutenir le contrôle de version et les échéances serrées dans les environnements de transactions Maintenez une excellente norme d'hygiène des données à travers plusieurs flux de travail (Salesforce, Teams et Microsoft Office). Opérations de développement corporatif Assistez l'équipe de développement corporatif pour la génération de prospects, la vérification et la préparation aux salons professionnels. Conciliez les données entre les sources/outils de rapports Salesforce et internes. Effectuez un nettoyage régulier de Salesforce, en assurant l'exactitude des données, en supprimant les doublons et corrigeant les dossiers incomplets. Administration et coordination Gérer les calendriers, planifier des réunions et coordonner les communications internes/externes Préparer et organiser la documentation, les rapports et la correspondance Soutenir l'équipe de direction dans les tâches administratives quotidiennes Soutien marketing Aider à la création et à la mise en forme de matériel marketing (présentations, messages instantanés, présentations, propositions) Assurez la cohérence de la marque dans tous les documents et communications Coordonnez avec les parties prenantes internes pour recueillir du contenu destiné aux initiatives marketing Maintenir et mettre à jour les ressources marketing, les modèles et les bases de données Ce que nous cherchons Expérience :​ Ce poste soutient le leadership et exige un minimum de 3 ans dans un rôle similaire. Compétences : Maîtrise du CRM Salesforce et de la suite Microsoft Office Préparation et conception de présentations pour les cadres, incluant la visualisation des données Grande attention aux détails et capacité à suivre des flux de travail structurés À l'aise de travailler de façon autonome et de gérer les tâches avec un minimum de supervision Excellentes compétences organisationnelles et de communication L'expérience en gestion d'événements sera considérée comme un atout Une connaissance de base de l’anglais est requise, car nous avons des clients, des partenaires et fournisseurs anglophones, et le titulaire du poste peut avoir à l’occasion à communiquer dans cette langue. *Seuls les candidats retenus seront contactés*. Harris s'engage en faveur d'un programme d'égalité des chances en matière d'emploi, et les candidatures des membres de groupes ciblés, y compris les femmes, les personnes handicapées, les peuples autochtones et les minorités visibles, sont encouragées. Si vous êtes une personne en situation de handicap, vous pouvez recevoir de l'aide pour le processus de sélection et de sélection sur demande. L'équipe d'acquisition de talents de Harris n'utilise pas de messages texte pour communiquer avec les candidats ou solliciter des informations confidentielles. Nous encourageons tous les candidats à postuler aux postes affichés. Ils seront contactés soit par un gestionnaire de Harris, soit par un membre de l'équipe d'acquisition de talents pour une entrevue, à condition qu'ils répondent aux critères requis. --------------------------------------------- English Version The Administrative Assistant role provides critical operational assistance to the Portfolio Leader and Director of Corporate Development. This role is ideal for detail-oriented professionals who excel in fast-past processes and structured administrative processes. You will help maintain the integrity of our M&A operations by supporting the execution team throughout the opportunity lifecycle and assisting the corporate development team. This position plays an important role in keeping internal workflows running smoothly and enabling leadership to operate efficiently. Key Responsibilities Presentation Development (IM / Executive Materials) Build and format high-quality PowerPoint presentations, including Investment Memorandums (IMs) Translate complex information into clear, visually compelling slides Ensure accuracy, consistency, and professionalism of all materials Support version control and tight deadlines in deal environments Uphold an excellent standard of data hygiene across multiple workflows (Salesforce, Teams, and Microsoft Office). Corporate Development Operations Assist the Corporate Development team with lead generation, verification, and preparation for trade shows. Reconcile data across Salesforce and internal reporting sources/tools. Conduct routine Salesforce cleanup, ensuring data accuracy, removing duplicates, and correcting incomplete records. Administrative & Coordination Manage calendars, schedule meetings, and coordinate internal/external communications Prepare and organize documentation, reports, and correspondence Support leadership team with day-to-day administrative tasks Marketing Support Assist in the creation and formatting of marketing materials (presentations, IMs, pitch decks, proposals) Ensure brand consistency across all documents and communications Coordinate with internal stakeholders to gather content for marketing initiatives Maintain and update marketing assets, templates, and databases What We’re Looking For Experience: This position supports leadership and requires a minimum of 3 years in a similar role. Skills: Proficiency in Salesforce CRM and Microsoft Office Suite Presentation preparation and design for executives, including data visualization Strong attention to detail and ability to follow structured workflows Comfort working independently and managing tasks with minimal oversight Excellent organizational and communication skills Experience with event management will be considered an asset *Only successful candidates will be contacted*. Harris is committed to an equal opportunity employment program, and applications from members of targeted groups, including women, persons with disabilities, Indigenous peoples, and visible minorities, are encouraged. If you are a person with a disability, you may receive assistance with the screening and selection process upon request. The Harris Talent Acquisition team does not use text messages to communicate with candidates or solicit confidential information. We encourage all candidates to apply for posted positions. They will be contacted by either a Harris manager or a member of the Talent Acquisition team for an interview, provided they meet the required criteria.