Administrative Logistic Assistant

Job description

1. CONTEXTO Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, a operar em Moçambique desde 2018, com sede em Maputo e escritórios provinciais em Nampula, Zambézia e Niassa, onde desenvolve em parceria com o Ministério da Saúde actividades de promoção, melhoria e prestação dos serviços de Saúde Sexual e Reprodutiva, Serviços Compreensivos de Aborto Seguro, Contracepção e Violência Baseada no Género (VBG). Cria condições para a oferta de serviços de saúde sexual e reprodutiva de qualidade, melhorando as infraestruturas dos serviços, disponibilizando equipamentos e capacitando os provedores e outros intervenientes de saúde na oferta de serviços. O Ipas Moçambique está à procura de um(a) Assistente Administrativo e Logístico para Cabo Delgado. Este profissional será responsável por transportar colaboradores e visitantes da organização com segurança, respeitando as normas de condução e procedimentos internos, bem como prestar assistência administrativa, incluindo o processamento de facturas e a coordenação de reuniões e conferências. Além disso, deverá assegurar a gestão eficiente de equipamento. DEVERES E RESPONSABILIDADES Baseado(a) nos escritórios do Ipas Moçambique em Cabo Delgado, sob supervisão do(a) Líder de Equipa Provincial, o(a) Assistente Administrativo e Logístico, irá desenvolver as seguintes actividades de suporte organizacional: SECRETARIADO: Tramitar correspondência, ou seja, criar, receber, classificar, documentar, distribuir, arquivar e/ou expedir, a correspondência, cumprindo os procedimentos estabelecidos; Fazer o atendimento de usuários e/ou fornecedores, e fazer o devido seguimento; Dar suporte na programação, organização, realização e documentação de eventos e reuniões de trabalho. SUPORTE LOGISTICO E DE PROCUREMENT: Acompanhar todo o processo de aquisição de materiais e bens desde o levantamento das necessidades, a sua requisição, até o recebimento garantindo que estes se encontram de acordo com as especificações e providenciar a devolução do material fora das especificações. Fazer o controle de stock dos equipamento e bens de consumo, incluindo a distribuição e reposição, sempre que necessário; Controlar execução de serviços gerais (água, energia, comunicação, limpeza, transporte, segurança); Fazer a gestão de frota, incluindo o registo de serviços de táxi e gestão de combustível, Gestão de contratos com fornecedores de bens e serviços. SUPORTE A ÁREA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS: Apoiar o pagamento das obrigações fiscais referentes aos escritórios; Apoiar na gestão diária das requisições para o uso e fecho do Petty Cash ; Operar o sistema de Mpesa e apoiar o processo de reconciliação da conta MPESA providenciando esclarecimentos sempre que necessário; Organizar os processos contabilísticos e submeter para o pagamento. TRANSPORTE Transportar os trabalhadores do país e visitantes, garantindo a segurança; Manter o veículo limpo e em bom estado de conservação, efetuar pequenos trabalhos de manutenção preventiva; Registar todas as viagens no diário de bordo do veículo; Respeitar as orientações e indicações para a manutenção do veículo. COMPETÊNCIAS E EXPERIÊNCIA REQUERIDA Nível médio em Administração ou outras áreas afins; Possuir carta de condução profissional válida; Reconhecida experiência de trabalho, pelo menos 2 anos na área de assistência administrativa (gestão de materiais incluindo património, contabilidade e finanças, e gestão de transporte) e condução de veículos como motorista profissional; Experiência comprovada na utilização do Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint); Habilidades organizacionais e de produção de relatórios, sínteses e actas de encontros; Fluência na língua portuguesa tanto falada como escrita; conhecimentos básicos de língua inglesa é uma vantagem; Boa capacidade de relacionamento interpessoal e consciência e sensibilidade na gestão de ambientes multiculturais; Possuir competências básicas de manutenção do veículo; Conhecer as regras de condução e habilidades necessárias para fazer viagens longas; Disponibilidade para viagens frequentes aos distritos; e Ser residente da província de Cabo Delgado, é uma vantagem. Ipas is strongly committed to providing a work environment that is free from all forms of harassment, discrimination, and inequity. We recruit, employ, train, promote, and compensate our personnel without regard to race, age, sex, religion, national origin, color, creed, ancestry, citizenship, caste, ethnicity, regional identity, tribal identity, marital status, veteran status, disability, genetic information, gender identity, transgender status, sexual orientation, or any other personal characteristic protected by law or outlined by Ipas policy. Ipas acknowledges that these personal characteristics may differ in different contexts.