Administrative Supervisor – CV Labs | Superviseur administratif

Job description

AI is rewriting the rules of legal practice. We are not watching - we are building! CV Labs is the product and growth studio inside CanadaVisa, Canada's immigration engine. Our ecosystem reaches 1.5 million visitors per month, powers the country's largest immigration peer community (~1M members), processes thousands of cases per year, and delivers personalized guidance to 180,000+ registered users. We have the distribution most startups would kill for — and the team to do something extraordinary with it. **The Opportunity** A legislative change has unlocked a massive new segment of Canadian immigration: one that potentially affects millions of people who do not yet know they are eligible. We are already capturing this wave and building the infrastructure to serve it at ten times the scale. To do that, we need the operational backbone to match: someone who can own the internal engine that keeps the firm running, so everyone else can focus on the work only they can do. **The Role** The Administrative Supervisor is the connective tissue of the firm. You own the processes that everyone else depends on: communications, file management, HR administration, compliance, billing oversight, office operations, and IT coordination. When these systems run well, the whole firm moves faster. This is not a background role. You will work closely with leadership, interact with every team, and have direct visibility into how the firm operates. If you are the kind of person who constantly improves process before anyone asks - this is your seat. **What You'll Do** - **Own communications.** You are the first line on all inbound and outbound correspondence: government mail, client letters, faxes, portal notifications, and phone calls. Everything that comes in gets logged, sorted, and routed with precision. Everything that goes out reflects the firm's standards. - **Run file operations.** Open, maintain, and close client files in accordance with firm policy and regulatory requirements. Keep the document management system organized and enforce naming, filing, and archiving conventions. Conduct conflict checks at intake and maintain the conflict index. - **Support HR end-to-end.** Track vacation and leave, coordinate hiring logistics, onboard new staff, and manage offboarding, from paperwork to access revocation to final checklists. - **Keep billing on track.** Oversee the client billing cycle, audit invoices for accuracy, and flag discrepancies before they become problems. You are not doing accounting: you are making sure the process does not break. - **Hold the line on compliance.** Monitor regulatory obligations, flag professional conduct issues, and maintain the systems that keep the firm operating within its obligations. Conflict checks and indexing live with you. - **Run the office.** Manage supplies and equipment procurement, maintain vendor relationships, and coordinate workplace initiatives that keep the team functional and cohesive. - **Coordinate IT.** Serve as the operational liaison for IT support, manage onboarding and offboarding tasks across systems, and enforce security and access protocols. You do not need to be technical - you need to be reliable. **Who You Are** - **Operationally experienced.** You have 3-5 years in an administrative, operations, or office management role, ideally in a legal or professional services environment. You have seen broken processes and fixed them. - **A details person.** Name discrepancies, misfiled documents, missing signatures - these things bother you. You catch them because you are paying attention, not because someone asked. - **A strong written communicator.** You can draft a professional letter, follow up on a time-sensitive file, and send a clear internal update - all in the same afternoon. Your written tone is calm, precise, and professional. - **A systems thinker.** When you solve the same problem twice, you ask why there is not a checklist, a template, or a better workflow. You do not wait for permission to make things more efficient. - **Discreet.** You handle confidential information daily - personnel matters, client data, financial records. You understand what that responsibility means and you take it seriously. - **AI-curious.** You have used tools like ChatGPT or Claude and you think about how technology can take repetitive work off your plate. You are not threatened by it - you are looking for ways to use it. **Compensation & Benefits** - Salary: Competitive, commensurate with experience - Vacation: Flexible - we care about what gets done, not when you are at your desk - Benefits: Competitive health, dental, and wellness coverage **Why CV Labs** You will join a small, high-caliber team with a front-row seat to what happens when AI meets a real legal practice at scale. The work is tangible - real clients, real files, real outcomes - and the mandate is to make the operation radically better every week. There is room to grow as we grow, and you will have direct access to leadership from day one. If you are the kind of person who finds inefficiency physically painful and wants to work somewhere that actually does something about it - we would like to meet you. --- L'IA redéfinit les règles de la pratique juridique. Nous ne sommes pas de simples spectateurs : nous agissons ! CV Labs est le studio de développement produit et de croissance de CanadaVisa, le moteur de l'immigration canadienne. Notre écosystème attire 1,5 million de visiteurs par mois, anime la plus grande communauté d'immigrants du pays (environ 1 million de membres), traite des milliers de dossiers par an et offre un accompagnement personnalisé à plus de 180 000 utilisateurs inscrits. Nous bénéficions d'une distribution que la plupart des startups envieraient, et de l'équipe nécessaire pour en tirer le meilleur parti. **L'opportunité** Une modification législative a ouvert un nouveau segment majeur de l'immigration canadienne : un segment qui pourrait concerner des millions de personnes ignorant encore leur admissibilité. Nous anticipons déjà cette évolution et mettons en place l'infrastructure nécessaire pour la gérer à une échelle dix fois supérieure. Pour ce faire, nous avons besoin d'une structure opérationnelle à la hauteur : une personne capable de piloter les processus internes qui assurent le bon fonctionnement de l'entreprise, afin que chacun puisse se concentrer sur son cœur de métier. **Le rôle** Le/la superviseur(e) administratif(ve) est le pilier de l'entreprise. Vous êtes responsable des processus essentiels à tous : communications, gestion des fichiers, administration RH, conformité, supervision de la facturation, opérations de bureau et coordination informatique. Lorsque ces systèmes fonctionnent de manière optimale, l'ensemble du cabinet est plus performant. Ce poste n'est pas un rôle de soutien. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction, interagirez avec chaque équipe et aurez une vision directe du fonctionnement du cabinet. Si vous êtes du genre à améliorer constamment les processus avant même qu'on vous le demande, ce poste est fait pour vous. **Vos missions** Gérer les communications. Vous êtes le premier point de contact pour toute la correspondance entrante et sortante : courrier administratif, lettres clients, fax, notifications du portail et appels téléphoniques. Tout ce qui arrive est enregistré, trié et acheminé avec précision. Tout ce qui sort respecte les normes du cabinet. Gérer les opérations de classement. Ouvrir, tenir à jour et fermer les dossiers clients conformément à la politique du cabinet et aux exigences réglementaires. Maintenir le système de gestion documentaire organisé et appliquer les conventions de nommage, de classement et d'archivage. Effectuer des vérifications de conflits d'intérêts à l'admission et tenir à jour le registre des conflits. Assurer un soutien complet aux RH. Gérez les congés et les absences, coordonnez les recrutements, intégrez les nouveaux employés et gérez leur départ, des formalités administratives à la révocation des accès, en passant par les listes de contrôle finales. Assurez le suivi de la facturation. Supervisez le cycle de facturation client, vérifiez l'exactitude des factures et signalez les anomalies avant qu'elles ne posent problème. Votre rôle n'est pas de faire de la comptabilité : vous veillez au bon déroulement du processus. Garantissez la conformité. Surveillez les obligations réglementaires, signalez les problèmes de déontologie et maintenez les systèmes permettant au cabinet de respecter ses obligations. La gestion des conflits d'intérêts et l'indexation sont de votre responsabilité. Gérez le fonctionnement du bureau. Gérez l'approvisionnement en fournitures et en équipements, entretenez les relations avec les fournisseurs et coordonnez les initiatives favorisant l'efficacité et la cohésion de l'équipe. Coordonnez l'informatique. Assurez la liaison opérationnelle pour le support informatique, gérez les tâches d'intégration et de départ sur l'ensemble des systèmes et appliquez les protocoles de sécurité et d'accès. Vous n'avez pas besoin d'être un expert technique, mais d'être fiable. **Votre profil** Expérience opérationnelle requise. Vous justifiez de 3 à 5 ans d'expérience dans un poste administratif, opérationnel ou de gestion de bureau, idéalement au sein d'un cabinet juridique ou d'une entreprise de services professionnels. Vous avez identifié et corrigé des dysfonctionnements. Vous êtes une personne attentive aux détails. Les erreurs de noms, les documents mal classés, les signatures manquantes – ces détails vous préoccupent. Vous les repérez par votre propre vigilance, sans qu'on vous le demande. Vous possédez d'excellentes compétences rédactionnelles. Vous êtes capable de rédiger une lettre professionnelle, d'assurer le suivi d'un dossier urgent et d'envoyer une note interne claire – le tout dans l'après-midi. Votre style d'écriture est calme, précis et professionnel. Vous avez une vision systémique. Face à un problème récurrent, vous cherchez à optimiser les processus en vous demandant pourquoi il n'existe pas de checklist, de modèle ou de méthode de travail plus efficace. Vous n'attendez pas d'autorisation pour améliorer l'efficacité. Vous êtes discret(e). Vous gérez quotidiennement des informations confidentielles – données RH, données clients, documents financiers. Vous comprenez l'importance de cette responsabilité et vous la prenez très au sérieux. Vous êtes curieux(se) de découvrir l'intelligence artificielle. Vous avez utilisé des outils comme ChatGPT ou Claude et vous réfléchissez à la manière dont la technologie peut automatiser les tâches répétitives. Vous n'êtes pas menacé·e par cette technologie ; vous cherchez plutôt à l'exploiter. **Rémunération et avantages sociaux** Salaire : Compétitif, en fonction de l'expérience Congés : Flexibles – ce qui compte pour nous, ce sont les résultats, pas les heures de travail Avantages sociaux : Couverture santé, dentaire et bien-être compétitive **Pourquoi CV Labs ?** Vous intégrerez une petite équipe de haut niveau et serez aux premières loges pour observer l'impact concret de l'IA sur la pratique juridique à grande échelle. Le travail est tangible – de vrais clients, de vrais dossiers, de vrais résultats – et l'objectif est d'améliorer radicalement nos opérations chaque semaine. Vous aurez la possibilité d'évoluer au sein de notre entreprise et vous aurez un rôle direct à jouer.