Asistent Manager (Bucuresti)

Job description

Misiune Pozitie Organizează și asigură desfășurarea activităților specifice Secretariatului Executiv, cu focus pe suportul administrativ și operațional aferent Comex, asigurând buna desfășurare a corespondenței, ședințelor, întâlnirilor, vizitelor și deplasărilor. Oferă, la nevoie, suport pentru activitățile Directorului General. Sarcini si Responsabilitati Profesionale: Organizează ședințele Comex, asigurând planificarea întâlnirilor, administrarea calendarului, pregătirea logisticii și comunicarea cu participanții. Centralizează punctele de pe agendă, colectează, verifică și distribuie materialele necesare ședințelor Comex, Board și comitetelor executive, urmărind respectarea termenelor stabilite. Pregătește documentele necesare activității Comex și Secretariatului Executiv și contribuie la elaborarea prezentărilor, rapoartelor și altor materiale solicitate. Participă la ședințele și comitetele executive alocate sau la cerere, redactând minutele și urmărind implementarea planurilor de acțiune rezultate; Administrează circuitul documentelor și urmărește procesul de aprobare și semnare a documentelor la nivel executiv, asigurând respectarea termenelor. Gestionează corespondența și documentele aferente Secretariatului Executiv, asigurând distribuirea, arhivarea și actualizarea acestora conform procedurilor interne. Organizează întâlnirile, vizitele și evenimentele aferente membrilor Comex, asigurând protocolul și suportul logistic necesar. Organizează deplasările interne și internaționale ale membrilor Comex, asigurând rezervările, formalitățile de călătorie și procesarea cheltuielilor aferente. Asigură pregătirea și administrarea spațiilor destinate întâlnirilor executive, precum și disponibilitatea materialelor și echipamentelor necesare. Contribuie activ în cadrul proiectelor departamentale și/sau transversale, implementând activitățile delegate. Contribuie la optimizarea, implementarea și monitorizarea proceselor și procedurilor specifice, urmărind asigurarea unui nivel ridicat de performanță. Asigură continuitatea activității Secretariatului Executiv prin preluarea atribuțiilor colegilor în perioadele de absență, inclusiv prin acordarea de suport pentru activitățile aferente Directorului General, conform repartizării responsabilităților. Elaborează şi transmite situatii şi raportări (periodice şi ocazionale), conform solicitarilor si normelor/ procedurilor/ regulamentelor/ deciziilor (si altor asemenea) interne/ de lucru (răspunzând de corectitudinea informaţiilor furnizate), inclusiv vizând activitatea derulată. Urmeaza programe de pregatire profesională initiala si/sau continuă (conform legii in vigoare), puse la dispoziţie de către Groupama Asigurari S.A. si/sau de o entitate autorizata, la datele comunicate de Angajator; Orice alte activitati, sarcini si responsabilitati solicitate de superiorul direct in conformitate cu natura si specificul postului. Educatie - Nivel si Specializare Studii superioare - obligatoriu Specializare/ Certificari/ Calificari Administrativ - Constituie avantaj Experienta Relevanta Pe un post similar - min 1 an