Asistente Legal de Gestión Documental y Cumplimiento

Job description

Objetivo del Puesto: Brindar apoyo administrativo y legal a la Dirección General de Administración de Proyectos en la gestión de procesos de cumplimiento contractual asociados a proyectos en ejecución, asegurando la adecuada recopilación, validación, organización y seguimiento de documentación institucional, contractual y regulatoria requerida por cooperantes, financiadores, socios, proveedores y entidades relacionadas. El puesto es responsable de apoyar procesos de due diligence de terceros, gestionar registros y requisitos de elegibilidad institucional y de proveedores, coordinar documentación asociada a contratos internacionales, apostillados, arrendamientos, garantías y otros instrumentos requeridos para la operación de proyectos, así como dar seguimiento al cumplimiento de obligaciones documentales y regulatorias derivadas de acuerdos cooperativos y proyectos administrados por la Universidad. Principales Funciones: Gestionar el cumplimiento de requisitos documentales, regulatorios y contractuales establecidos por financiadores, cooperantes y normativa institucional. Verificar la vigencia y documentación requerida para proyectos en ejecución Mantener actualizadas matrices de cumplimiento documental por proyecto. Gestionar la gestión y actualización de registros institucionales y de terceros requeridos para la ejecución de proyectos. Gestionar y actualizar registros institucionales en plataformas requeridas por financiadores. Dar seguimiento a procesos de registro y actualización de proveedores. Gestionar la recopilación, validación y organización de documentación requerida para procesos de due diligence de terceros. Solicitar documentación requerida a proveedores, socios y terceros. Dar seguimiento a procesos de validación relacionados con OFAC, SAM, listas de sanciones, prevención de financiamiento al terrorismo, lavado de dinero y otros requisitos de cumplimiento establecidos por cooperantes. Gestionar la formalización y disponibilidad de documentación requerida para operaciones internacionales de proyectos. Gestionar procesos de apostillado y legalización documental. Dar seguimiento a documentación requerida para contratos internacionales. Gestionar la obtención de certificaciones y declaraciones institucionales. Mantener control de documentación internacional asociada a proyectos. Mantener información organizada, actualizada y disponible para facilitar la gestión de cumplimiento de proyectos. Mantener actualizadas bases de datos y expedientes documentales. Organizar documentación física y digital relacionada con proyectos. Elaborar reportes de seguimiento sobre documentación pendiente y vencimientos. Apoyar la mejora continua de herramientas y controles documentales. Gestionar las actividades asignadas de la Dirección General de Administración de Proyectos; garantizando el cumplimiento de objetivos y cronogramas establecidos para una oportuna continuidad de la operación. Otras actividades acordes al puesto. Nivel académico : Estudiante de último año o graduado(a) de Licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales. Experiencia : 3 años de experiencia en puestos similares Idioma : Inglés nivel intermedio Conocimientos en : • Gestión documental y control de expedientes • Cumplimiento regulatorio y contractual • Due diligence documental de terceros • Gestión de documentación internacional • Gestión de bases de datos • Microsoft Office y ADOBE • Herramientas de gestión documental electrónica • Inglés aplicado a documentación legal y administrativa Ubicación: Campus Central Zona 15 Tipo de contratación : En proyecto. Disponibilidad de horario: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 17:00 p.m. y sábado de 08:00 a.m. a 12:00 p.m. (sábado cuando sea necesario) Interesados en la posición y que cumplan con los requisitos subir hoja de vida y completar información solicitada La Universidad del Valle de Guatemala (UVG) es una institución de educación superior que, desde hace más de sesenta años, impulsa el desarrollo del país a través de programas académicos, de investigación y de extensión de alto impacto. Contamos con tres campus, seis facultades y un Instituto de Investigaciones, que conforman una estructura académica sólida orientada a la formación integral de profesionales y al avance del conocimiento. Nuestras facultades son: Ciencias y Humanidades, Educación, Ciencias Sociales, Ingeniería, Administración y Negocios y Colegio Universitario. En UVG creemos que el conocimiento es motor de transformación, por ello promovemos la equidad en el acceso a la educación mediante programas de becas y apoyo financiero. Nuestro equipo está integrado por docentes, investigadores, científicos y profesionales apasionados, comprometidos con la excelencia académica y el desarrollo de Guatemala. Brindamos oportunidades de crecimiento, innovación y formación continua, porque confiamos en el talento, la creatividad, el compromiso y la dedicación de nuestra comunidad. Hoy buscamos personas que deseen sumarse a compartir nuestra visión en el marco de la ética y excelencia a través de su experiencia, para entregar a Guatemala y al mundo personas ingeniosas y comprometidas.