Assistant Administratif et Accueil (H/F) - CDD à temps partiel - réf.5720/AOM(2)/JO

Job description

Rattaché.e au pôle d’assistance opérationnelle de la Métropole, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l’agence et accompagnez les équipes dans leurs activités. Vos missions Vos principales missions : Accueil et gestion administrative Accueil téléphonique et physique de l’agence ; Gestion du courrier postal et numérique. Organisation et logistique Veille à la bonne organisation des salles de réunion (rangement, vérification) ; Organisation des réunions, événements et rendez-vous avec les clients ou partenaires ; Suivi des fournitures et du matériel nécessaires au fonctionnement de l’agence. Suivi des prestataires et maintenance Suivi du prestataire de ménage, des intervenants extérieurs et contrôler la qualité des prestations ; Coordination du suivi de la maintenance des locaux (climatisation, électricité, sanitaires, etc.) : demandes de devis, coordination avec le bailleur et suivi des interventions ; Suivi des contrats fournisseurs (climatisation, réseau électrique, alarme incendie). Sécurité des personnes et des biens Interface sécurité en cas d’incident et faciliter l’intervention des prestataires ; Actualisation des procédures liées à l’alarme incendie avec le prestataire. Appui aux consultants Aide à la préparation des réunions ; Assistance ponctuelle sur des dossiers administratifs ; Soutien logistique aux équipes projet. Rôle transverse Reporting auprès de la coordinatrice de l’assistance opérationnelle ; Interface culturelle locale ; Gestion des imprévus et contribution à la continuité de service. Poste à pourvoir en CDD (6 mois) à temps partiel (20H / semaine). Vos compétences H/F – Diplômé.e d’un Bac Pro / Bac + 2 Métiers de l’Accueil ou Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités, vous disposez d’une 1ère expérience dans un poste similaire. Sens du service et capacité d’adaptation sont les éléments clés de votre réussite dans ce poste polyvalent pour faciliter le bon fonctionnement quotidien de l’activité de l’équipe de consultants mahoraise. Chez Algoé, nous croyons que la richesse de nos projets vient aussi de celle des parcours. Convaincus que chaque profil, chaque différence, est une force, nous nous engageons en faveur de la diversité et de l’égalité des chances. Toutes nos opportunités sont ouvertes à tous les talents, quels que soient l’âge, le genre, l’origine ou le handicap. Déroulement des entretiens Notre processus est conçu pour favoriser des échanges de qualité et vous permettre de mieux nous connaître. 1- Premier échange téléphonique complété par un entretien avec la Responsable Recrutement 2- Entretien avec la coordinatrice de l’assistance opérationnelle pour échanger sur le domaine d’intervention 3- Entretien avec le Directeur de Secteur pour situer le rôle attendu dans l’équipe 4- Entretien avec la DRH pour préciser vos motivations et aborder les aspects contractuels