Assistant administratif F/H

Job description

Job Description Summary Job Description Roles et Responsabilités: Apporter du support au fonctionnement. Gestion des jalons techniques et commerciaux, gestion et mise à jour du fichier de filtrage technique. Gestion des clients : envoi des invitations. Support logistique client : réservation salles, restaurant invités, pauses, accueil poste des gardes. Préparation des réunions mensuelles. Gestion des listes clients (contacts, fonctions, mailing lists, etc). Gestion. Accès mails et agenda pour gestion des urgences. Gestion du fichier des prestations mensuelles. Mise à jour du planning. Gestion KPI. Envoi des devis, factures, suivi des commandes. Satisfaction clients : Envoi des enquêtes, Suivi et relance, Analyse des réponses, Préparation réunion mensuelle. Préparation supports de réunion et organisation (dates, salle, participations, etc). Assistante Qualité et technique : Rapports d’essai, Suivi et diffusion des rapports d’essai, Gestion documentaire des rapports (originaux, sur le serveur), Mise à jour de l’outil de gestion et garante des informations contenues, Gestion de l’armoire forte et de l’archivage, Gestion et mise à jour des procédures qualité pour la partie suivi contrats et documentaire. Participation aux audits si possibilité de le faire. Passation des DA pour les commandes ponctuelles et annuelles. Suivi des budgets selon fichier propre et en adéquation avec le service financier. Mise en place d’un KPI suivi des budgets. Relance et suivi des fournisseurs. Règlement des litiges fournisseurs. Suivi du statut de livraison et facturation. Gestion des approvisionnements pour les pauses clients. Gestion du stock avec mise en place d’indicateurs de performance qualitatif et quantitatif. Gestion des demandes. Gestion des notes de service, Classement des notes (originaux, sur le serveur), Diffusion à l’ensemble du personnel, Mise à jour des organigrammes. Qualification et pré-requis : Bac à Bac+2 ou connaissance/expérience équivalente Connaissance de la gestion des jalons d’affaire et de la planification projets. Connaissance des flux achats et approvisionnement. Notions commerciales et de négociation. Maîtrise des outils bureautique et capacité à utiliser rapidement de nouveaux outils. La différence crée l’énergie. La Mission Handicap Grid Solutions facilite l’intégration des personnes en situation de handicap. Additional Information Relocation Assistance Provided: No