Assistant de Gestion H/F

Job description

🚀 Assistant de Gestion – H/F 📍 Localisation: Paris 📅 Type de contrat: CDI 💰 Rem fixe variable: 30/35K€ Qui sommes-nous ? Workyn Immobilier , filiale du groupe Workyn Recrutement , est spécialisée dans les recrutements dédiés aux secteurs de l’immobilier et de la construction. Nous accompagnons candidats et entreprises dans leurs recrutements en CDI, CDD et intérim , avec une approche à la fois exigeante et humaine : transparence, suivi personnalisé et accès aux meilleures opportunités du marché. Notre client Dans le cadre de son développement, notre client, acteur indépendant spécialisé en Property Management, recherche un(e) Assistant de Gestion. 🎯 Votre rôle L'Assistant(e) de Gestion apporte un appui opérationnel quotidien aux deux fonctions centrales : la gestion locative et la comptabilité mandants. Il/elle sécurise la qualité, la complétude et la traçabilité de la donnée sur l'ensemble du portefeuille tertiaire sous mandat — dossiers locataires, pièces contractuelles, factures fournisseurs et justificatifs comptables. Interlocuteur de premier niveau des locataires, des fournisseurs et des prestataires, il/elle contribue directement à la réactivité et au niveau de service premium attendu par nos mandants. Le poste s'exerce dans un environnement fortement outillé, où l'usage quotidien de l'IA (Claude) est intégré aux méthodes de travail. 🔎 Vos missions SUPPORT À LA GESTION LOCATIVE – Constitution, mise à jour et archivage des dossiers locataires : baux, avenants, garanties, cautions, assurances – Collecte des attestations, assurance locataires, contrôle de validité et relance des justificatifs manquants – Rédaction et envoi des courriers locataires notamment avec Claude : notifications, attestations, relances hors impayés – Enregistrement des demandes et réclamations locataires dans le CRM, mise à jour des statuts – Préparation des envois recommandés et suivi des accusés de réception – Appui à la tenue des états locatifs et des tableaux de suivi de gestion – Suivi des échéances contractuelles (indexations, options, congés) et alerte du gestionnaire locatif – Organisation logistique des états des lieux d'entrée et de sortie : prise de rendez-vous, convocations, SUPPORT À LA COMPTABILITÉ MANDANTS – Réception, tri, indexation et pré affectation des factures fournisseurs – Contrôle de premier niveau des pièces : mentions obligatoires, bon à payer, rattachement à l'immeuble et au mandat – Relance et suivi des pièces manquantes auprès des fournisseurs, des locataires et des mandants – Préparation des justificatifs pour les arrêtés de charges, les régularisations et les clôtures mandants – Référencement et mise à jour des fiches fournisseurs – Classement et archivage numérique des pièces comptables SUPPORT ADMINISTRATIF – Traitement du courrier entrant et sortant, de la boîte mail générique – Tenue de la GED : nommage, indexation, contrôle de complétude des dossiers immeubles et locataires – Création et mise à jour des tiers – Appui à la préparation des reportings mandants – Organisation des réunions mandants et internes : convocations, logistique, diffusion des supports NOUVEAUX ACTIFS – Constitution du dossier numérique complet du nouvel actif – Création des tiers locataires – Mise à jour de la Dataroom et des pièces de passation 🧠 Votre profil Formation Bac+2 à Bac+3 : BTS Professions Immobilières, BTS Gestion de la PME, BUT GEA avec une orientation gestion/comptabilité, licence professionnelle en immobilier ou en comptabilité. Une double compétence immobilier / comptabilité sera particulièrement appréciée. Expérience Vous justifiez idéalement de 2 à 5 ans d’expérience sur un poste d’assistanat de gestion en administration de biens, acquis au sein d’un cabinet de gestion, d’un property manager, d’une foncière ou d’un asset manager. Une expérience en immobilier tertiaire (bureaux, commerces, santé) constitue un véritable atout. 📩 Process de recrutement 1 entretien avec notre équipe Workyn! Recrutement 1 à 2 entretiens client (manager opérationnel et service RH)