Assistant de Pôle Retail (H/F)

Job description

Dans un contexte de forte croissance et d’expansion internationale, Polène recrute aujourd’hui un **Assistant de Pôle Retail** pour accompagner au quotidien les équipes Retail dans la gestion administrative, financière et logistique de leurs activités. Au cœur de l’organisation Retail, vous interviendrez auprès des équipes **Operations Région, Global Retail Operations, Retail Excellence et Direction Retail**, sur un périmètre international. Vous contribuerez notamment à la bonne gestion des dépenses, des fournisseurs et des déplacements, tout en assurant un support administratif fiable aux différentes équipes. **Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous souhaitez :** **Accompagner les équipes dans la gestion des fournisseurs et des dépenses** - Réceptionner et centraliser les factures fournisseurs transmises par les équipes Retail en France et à l’international. - Créer les fiches fournisseurs et les bons de commande dans SAP. - Assurer le suivi des circuits de validation des bons de commande auprès des différents interlocuteurs internes. - Coordonner les échanges avec les fournisseurs et l’équipe Comptabilité afin d’assurer le bon traitement et le paiement des factures. - Utiliser Spendesk pour le suivi des dépenses sur les périmètres concernés. - Organiser et archiver les factures par fournisseur. - Suivre les dépenses engagées et leur évolution par rapport aux budgets alloués. **Coordonner les déplacements des équipes Retail** - Organiser les déplacements professionnels des équipes Retail et de la Direction Retail. - Réserver les billets de train, d’avion et les hébergements dans le respect de la politique Voyages & Déplacements de la Maison. - Assurer le suivi des dépenses de déplacement par centre de coût et contribuer au respect des budgets associés. **Contribuer au suivi budgétaire du pôle** - Suivre les dépenses Voyages & Déplacements par rapport aux budgets définis. - Coordonner avec les Retail Training & Excellence Leads des différentes régions le suivi des dépenses de formation. - Consolider les différents fichiers de suivi budgétaire afin d’apporter une vision globale des dépenses Retail. **Apporter un support administratif et logistique aux équipes** - Accompagner les équipes basées à Paris dans certaines démarches administratives, notamment les autorisations de visa ou les rendez-vous en préfecture. - Assurer l’approvisionnement des équipes en fournitures de bureau. - Suivre les stocks de produits, outils et équipements nécessaires aux équipes Retail basées au siège. - Être un point de contact fiable pour les différents interlocuteurs du pôle et contribuer à la fluidité de son organisation quotidienne. **Vous excellerez dans ce rôle si :** - Vous êtes diplômé d’une formation Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, gestion, administration, finance ou dans un domaine équivalent. - Vous disposez d’une première expérience réussie dans une fonction d’assistanat, de coordination administrative, d’office management ou de support aux opérations. - Vous êtes particulièrement à l’aise avec les sujets de suivi administratif, de gestion de factures et de coordination de multiples interlocuteurs. - Vous maîtrisez Excel et êtes à l’aise avec les outils digitaux ; la connaissance de **SAP et Spendesk** constitue un véritable atout. - Vous êtes à l’aise dans un environnement international et disposez d’un bon niveau d’anglais professionnel. - Vous conjuguez **rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails**. - Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, anticiper les échéances et prioriser avec méthode. - Vous faites preuve de **fiabilité, de réactivité et de discrétion**, notamment dans le traitement d’informations confidentielles. - Vous avez un excellent relationnel et appréciez travailler avec des interlocuteurs variés, aussi bien en interne qu’avec des partenaires externes. - Vous aimez faciliter le quotidien d’une équipe et trouver des solutions concrètes aux sujets opérationnels. - Vous avez envie d’évoluer dans un environnement dynamique, international et en forte croissance. **Le Process de recrutement** 1. **Rencontre avec le Talent Acquisition** : découvrez la Maison, nos valeurs, et partagez votre parcours et vos motivations. 2. **Entretien avec votre futur manager** : explorez concrètement le poste, son organisation et les enjeux du pôle Retail. 3. **Mise en situation** : échangez autour d’un cas concret de coordination administrative et de gestion des priorités afin de partager votre méthode de travail, votre rigueur et votre sens de l’organisation. 4. **Entretien final avec un membre de la Direction Retail** : approfondissez votre compréhension de l’organisation Retail et projetez-vous dans votre future collaboration avec les équipes. **En rejoignant Polène, vous aurez l’opportunité de :** - Vous projeter dans une Maison avec un projet d’entreprise unique et un plan très ambitieux de développement sur l'intégralité de sa chaîne de valeur. - Évoluer dans un environnement en constante amélioration où l’innovation et la recherche d’excellence sont les maîtres mots. - Vous épanouir dans un environnement où l’humain est au cœur du projet et où l’attention portée aux collaborateurs constitue un véritable levier de différenciation. **Rejoindre Polène, c’est aussi bénéficier d’un ensemble de dispositifs pensé pour vous :** - Une expérience collaborateur à 100% en présentiel, au sein de nos bureaux parisiens en plein cœur du 2ème arrondissement, rue du Louvre. - 25 jours de congés par an + 10,5 jours de RTT. - Un abonnement sport et bien-être ClassPass. - Un accès privilégié aux collections de la Maison avec des ventes privées et des tarifs préférentiels après un an d’ancienneté. - Un accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges. - La mutuelle Alan avec un contrat sur-mesure réservé aux collaborateurs de la Maison et une prise en charge employeur à 60%. - La possibilité de bénéficier d’un forfait mobilité durable jusqu’à 40€ par mois ou du remboursement du titre de transport à 50%. - Les titres-restaurant Swile d’une valeur faciale de 10€ par jour. **Ce que vous ne savez peut-être pas encore sur Polène :** Née à Paris en 2016, façonnée à Ubrique, ouverte sur le monde entier, Polène est bien plus qu’une Maison de maroquinerie : c’est une culture, une manière d’être et de créer. Chacune de nos créations traduit cette rencontre entre rigueur technique et poésie des formes. Aujourd’hui, Polène rassemble 1 500 collaborateurs, dont 900 artisans d’exception basés à Ubrique, en Espagne, et s’exprime sur 3 continents avec un objectif d’expansion de 7 ouvertures annuelles. *Polène promeut une culture inclusive, éthique et équitable dans tous ses recrutements. Nous vous accueillons tel que vous êtes, avec vos talents, votre énergie et votre envie de contribuer.*