Assistant(e) de Direction & Administration RH

Job description

Mission principale L’Assistant(e) de Direction & Administration RH assure un rôle polyvalent à la fois dans l’ assistanat de la Direction et dans la gestion administrative du personnel . Elle/Il accompagne la Direction dans l’organisation et le suivi de ses activités quotidiennes, tout en assurant la bonne gestion des dossiers administratifs des collaborateurs, des congés, absences, contrats et différents documents RH. 1. Assistanat de Direction Assurer l’assistanat quotidien de la Direction. Gérer l’agenda, les rendez-vous et les réunions. Organiser les déplacements professionnels et les réservations. Préparer les réunions et assurer le suivi des actions décidées. Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, présentations et documents administratifs. Assurer le classement et l’archivage des documents de la Direction. Gérer les appels téléphoniques et les courriers entrants et sortants. Assurer la coordination et la circulation des informations entre la Direction, les collaborateurs et les différents interlocuteurs externes. Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et rendez-vous. Assurer le suivi de certaines tâches administratives confiées directement par la Direction. Veiller au respect de la confidentialité des informations traitées. 2. Administration RH Gestion administrative du personnel Créer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs des salariés. Collecter les documents nécessaires à l’embauche et tenir les dossiers du personnel à jour. Préparer les contrats de travail et avenants selon les modèles de l’entreprise. Assurer le suivi des périodes d’essai et des échéances contractuelles. Préparer les documents administratifs liés aux entrées et sorties des collaborateurs. Délivrer les attestations et documents administratifs demandés par les salariés. Assurer le classement et l’archivage des documents RH physiques et numériques. Veiller à la confidentialité des informations relatives aux salariés. Gestion des congés et absences Recevoir et traiter les demandes de congés. Mettre à jour les tableaux et outils de suivi des congés. Suivre les absences, retards et autorisations. Collecter et vérifier les justificatifs d’absence. Assurer le suivi administratif des absences et congés avec les managers. Suivi administratif RH Assurer le suivi des entrées et sorties du personnel. Préparer les éléments administratifs nécessaires au service paie. Assurer le suivi administratif des affiliations et dossiers auprès des organismes sociaux. Organiser et suivre les visites médicales. Mettre à jour les tableaux de bord et reportings administratifs RH. Assurer le suivi des échéances liées aux contrats et documents administratifs. 3. Coordination interne et communication Être l’interlocuteur(trice) administratif(ve) des collaborateurs pour les demandes courantes. Assurer la coordination entre la Direction, les salariés et les différents services. Transmettre les informations et documents aux personnes concernées. Faciliter la circulation des informations au sein de l’entreprise. Maintenir une communication professionnelle avec les partenaires, fournisseurs et interlocuteurs externes. Profil recherché Formation Bac+2 à Bac+5 en Administration, Gestion, Ressources Humaines, Assistanat de Direction ou domaine similaire. Expérience 2 à 5 ans d’expérience dans un poste d’Assistante de Direction, Assistante RH, Administration du personnel ou dans un poste polyvalent similaire. Une expérience dans un environnement où la polyvalence est importante est un atout. Compétences techniques Bonne maîtrise de Microsoft Office , notamment Word et Excel. Maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication. Connaissance des principes de base de l’administration du personnel au Maroc. Bonne capacité de rédaction et de mise en forme de documents professionnels.