Assistant.e de pôle (H/F) CDD - Anglais courant

Job description

Audencia est une prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Australie, Espagne), dont l'objectif est de former des femmes et des hommes capables d’influencer et d’accompagner la société dans toutes ses transitions : économique, écologique, politique, médiatique, culturelle, sociale et technologique . C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 580 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie. Vous souhaitez participer à cette aventure, rejoignez-nous ! Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un.e assistant.e de pôle (H/F) en CDD du 01/10/26 au 15/09/2027 . Votre rôle Au sein de la Direction Académique et Recherche , vous rejoindrez l’équipe Recherche (80 %) et l'équipe Faculty support (20 %). Vous assurerez des missions transversales au sein de la Direction Académique et Recherche et participerez au suivi des activités académiques et internationales d’Audencia, notamment celles en lien avec les programmes et partenariats développés en Chine. 1/ Soutien administratif pour le pôle Faculty support (20%) Apporter un soutien administratif quotidien aux professeurs. Gérer les demandes de visa chinois pour les professeurs se rendant en Chine. Réserver les vols à destination de la Chine pour les programmes Executive Education. Gestion des Partenariats de SAFTI en Chine : - Aider sur la gestion administrative des intégrations des professeurs (l’organisation des réunions entre interlocuteurs internes et partenaires chinois, suivi des documents). - Coordonner l’évaluation des enseignants du Shenzhen Audencia Financial Technology Institute (SAFTI), l’institut sino-français cofondé par Audencia et l’Université de Shenzhen : organisation des rendez-vous, transmissions des documents d’évaluation, suivi administratif. - Organiser l’accueil des professeurs “visiting” SAFTI à Nantes en prenant en charge la gestion logistique complète : Gestion des plannings, coordination des réservations (transport et hébergement), accompagnement lors du premier déplacement en transport en commun et organisation d’une activité de découverte touristique locale. 2/ Coordination de la scolarité pour les programmes DBA (Doctorate In Business Administration) et programmes Scientific & Executive PhD (80%) Gestion administrative de la scolarité : Assurer le support administratif des programmes DBA & PhD et de l’ensemble de ses promotions, en France comme à l’international, notamment en Chine. Coordonner la logistique des programmes DBA & PhD, notamment la réservation des vols et l’organisation des déplacements des enseignants. Planifier les cours sur notre logiciel Aurion. Assurer la communication avec les étudiants et accompagnement sur l’utilisation de nos outils. Établir et transmettre les emplois du temps ainsi que les documents administratifs de suivi et d'information. Assurer le suivi de l'avancement des thèses et des paiements des superviseurs. Assurer la gestion et la consolidation des données au sein du système d'information pédagogique. Mettre en œuvre opérationnellement les évolutions et contenus pédagogiques : outils et contenus pédagogiques, remontée des dysfonctionnements. Coordonner la collecte des syllabus, leur traduction et leur publication sur la plateforme pédagogique. Suivi des contrats et paiements des étudiants / partenaires. Interface pour nos intervenants permanents/vacataires et nos partenaires en Chine, à Singapour et en Algérie: Envoyer les supports de cours pour la traduction. Coordonner l’accueil sur place de nos enseignants. Envoyer les lettres d’admission et assurer le support administratif à l’inscription Organisation du learning trip des étudiants DBA : Etablir le planning (les cours, les visites d’entreprise et les rencontres avec les superviseurs). Préparer les lettres d’invitation pour les étudiants et leurs accompagnants. Accueillir les étudiants à l’hôtel et les accompagner jusqu’à l’école. Organiser et réserver les prestations de restauration (welcome coffee, déjeuners et dîner de gala). Coordonner l’intervention de l’interprète et assurer le suivi de son paiement. Organisation de la cérémonie de remise des diplômes DBA : Réserver le lieu de la cérémonie et coordonner l'intervention de l'interprète. Lancer et suivre les invitations auprès des directeurs, des enseignants concernés et des diplômés. Préparer les lettres d’invitation pour les diplômés qui ont besoin de visa. Accueillir les diplômés et les accompagner avant la cérémonie (séances photos, interviews). Traduire les PPT en chinois. Coordination logistique des mobilités internationales et gestion des candidatures des professeurs invités « visiting professors » : Assurer l’accueil et l’accompagnement administratif des chercheurs et doctorants invités "visiting professors" : collecte des informations via un questionnaire, prêts des badges, attribution des bureaux, transmission des accès Wi-Fi et préparation des lettres d’invitation. Coordonner les déplacements et la logistique liés à la mobilité des professeurs (intervenant pour les programmes DBA et PhD) à l’international . Compétences : Expérience confirmée dans un poste administratif / d’assistanat ou de coordination, idéalement dans un environnement académique, d'enseignement supérieur ou international. Vous maîtrisez le français et l’anglais dans un environnement professionnel, à l’écrit comme à l’oral. La maîtrise du chinois constitue un atout supplémentaire et facilitera les échanges avec nos partenaires en Chine. Vous appréciez le travail en autonomie et savez faire preuve d’initiative et d’un fort sens du service. Vous faites preuve de rigueur et d’organisation. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément et interagir avec des interlocuteurs internationaux et multiculturels. Vous êtes à l’aise avec les outils et procédures administratives (réservations de voyages, formalités de visa, gestion documentaire, etc.). Compétences techniques : maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, Teams. Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et environnements informatiques. Conditions de travail : • Type de contrat : CDD à pourvoir du 01/10/26 au 15/09/27 • Localisation : 8 route de la Jonelière, 44800 Nantes • Rémunération annuelle brute de 30 000 € sur 13 mois, avec une valorisation salariale pouvant atteindre 31 000 € à 32 000 € sur 13 mois pour les candidats disposant d'une maîtrise du chinois. • Statut : Technicien, 35h, Horaires flexibles • Télétravail : jusqu'à 2 jours / semaine, après 1 mois d'ancienneté • Mutuelle familiale prise en charge à 100%, Tickets Restaurants, CSE Et la prochaine étape ? Si votre candidature est retenue, vous recevrez un mail de la part d’Aurélie, Chargée de missions RH, pour vous proposer un échange téléphonique. Nous nous réjouissons de faire votre connaissance.