Assistante ou Assistant de gestion au Département de médecine aiguë - 100%

Job description

Vous êtes la personne de référence pour la gestion des fonds de tiers du département. Vous effectuez certaines opérations comptables telles que facturation aux tiers, OD comptable de reclassement, requête de paiement. Vous assistez l’équipe du Responsable administratif et financier (RAF) dans les tâches administratives (accueil téléphonique, traitement des courriers, organisation des séances). Vous contrôlez la justesse et la documentation des demandes de remboursements de frais et de formation. Vous prenez des décisions dans les affaires courantes et dans le cadre du traitement des dossiers confiés, dans le respect des budgets ainsi que des directives en vigueur, en faisant remonter les situations complexes ou particulières à votre hiérarchie avec des propositions de solutions. Sur délégation du RAF, vous contrôlez les factures et libérez le paiement aux fournisseurs. Vous contrôlez et validez les commandes du département. Vous assurez le suivi et le contrôle de la facturation ambulatoire des différents services à l’aide des tableaux de bord et outils mis à disposition, en collaboration avec les Centres d’admissions et de facturation, les médecins et les secrétariats du département. Vous participez aux projets du département et/ou institutionnels. Vous êtes titulaire d'un CFC employé ou employée de commerce, maturité professionnelle commerciale/économique, ou toute formation jugée équivalente. Vous disposez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans, dans un poste similaire en lien avec la gestion administrative et financière. Vous maîtrisez les outils informatiques usuels ((Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau Base exigé pour word et powerpoint et avancé pour excel), de plus, la connaissance de l'ERP CEGID et des logiciels utilisés aux HUG (DPA, DPI, eProcess, GRECO, Opale) est un atout. Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités. Vous êtes capable d’assumer de multiples activités avec polyvalence dans un environnement exigeant tout en étant apte à analyser les informations reçues. Vous montrez de la rigueur dans votre approche et êtes capable de respecter les normes et procédures en vigueur. Vous faites preuve de discrétion et de respect du secret professionnel. Vous avez une forte aptitude au travail en équipe et êtes une personne orientée service/qualité, avec un haut niveau d'autonomie et d'initiative ainsi qu’un sens élevé des responsabilités et de l’organisation. Vous savez développer des relations constructives et de confiance avec les différents interlocuteurs et interlocutrices du département et de l'institution. Entrée en fonction : dès que possible Nombre de poste : 1 Taux d’activité : 100% Classe de fonction : 11 Contrat : CDI Délai de candidature : 16.10.2026 Demande de renseignement : M. E. Fancello, RAF, tél. 022 372 74 08 Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2025 en cliquant ici . Comptant près de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les Services d’anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l'ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un plateau transversal, dans l’objectif d’assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.