Assistente de Logistica

Job description

Operacionalizar as atividades da área, controlando, organizando e acompanhando a agenda dos coletores, operadores logísticos e motoboys. Retirar, preparar, separar e enviar materiais para coleta de amostras Intercompany e realizar serviços administrativos geral. Atender aos prazos, mantendo a organização, zelando pela segurança de toda a equipe e pela integridade da empresa. LOGÍSTICA FRASCARIA Preparar o material para coletas, observando os critérios de higiene e condições de acondicionamento, para garantir a preservação das amostras e evitar contaminação; Despachar as frascarias conforme tipos e quantidades solicitadas; Verificar e controlar o estoque de frascos ou correlatos, lançando entradas e saídas de frascarias, materiais e instrumentos; Organizar o estoque de frascarias; Atender as solicitações da área Comercial para separar e enviar materiais para a Coleta de amostras nos clientes; Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. LOGÍSTICA AGENDAMENTO Agendar coletas após a aprovação do orçamento e/ou contratos, verificando a disponibilidade de equipamentos e materiais, para o bom funcionamento da logística de coletas; Preencher formulários de coletas a fim de que os coletores organizem sua agenda diária; Entregar um relatório diário a cada coletor, de modo a obter retorno a respeito das coletas ao final de cada dia; Acompanhar os horários dos coletores, de modo a evitar erros e divergências no cartão de ponto; Programar atividades dos coletores para os próximos períodos, através do sistema e agenda manual, evitando falhas nas coletas programadas e para melhor atender os clientes; Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. LOGÍSTICA NACIONAL E INTERNACIONAL Acessar o sistema DHL e FEDEX para emissão do Conhecimento Aéreo (Air Waybills); Verificar com a área de Homogeneização todas as amostras a serem exportadas; Separar, classificar, identificar e fazer o envio de amostras Intercompany; Fazer gestão da rotina de coleta e entrega de amostras; Verificar questões gerais da área de Logística: - Solucionar problemas e verificar possíveis barreiras nas definições brasileiras para o processo de importação/exportação da Eurofins; - Realizar o acompanhamento/rastreamento do envio de amostras; - Entrar em contato com a área Comercial para informar dificuldades e possíveis atrasos; - Questões gerais com os laboratórios de Intercompany. Esclarecer dúvidas relacionadas à área de Logística; Verificar preenchimento da cadeia de custódia; Incluir as solicitações no sistema para materiais e serviços, bem como verificar os custos relativos à logística. Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. LOGÍSTICA DE AMOSTRAS EM MEDICINA DIAGNÓSTICA Realizar o fechamento das ocorrências abertas no Dynamics CRM, entregando todas as informações necessárias à área Comercial para orientar corretamente o cliente. Determinar as datas de retirada das amostras biológicas em função da sua estabilidade, o prazo de entrega de resultado e o tempo de transporte desde a origem até o NTO, seja através de modal aéreo ou terrestre. Programar e coordenar junto aos operadores logísticos a retirada de amostras biológicas, acompanhar o desenvolvimento da operação e corrigir as intercorrências que possam se apresentar e comunicar a área Comercial para que oriente o cliente. Programar e operacionalizar o envio internacional das amostras biológicas, se responsabilizando por toda documentação necessária. Garantir junto aos operadores logísticos as adequadas condições de transporte das amostras: Temperatura de transporte, acondicionamento do material e documentação exigida pela norma técnica. Montar estruturas logísticas para atender em tempo hábil as solicitações de novos projetos. Programar e coordenar o envio de material de coleta e transporte de amostras garantindo sua disponibilidade em quantidade suficiente para atender a demanda nos pontos de coleta espalhados pelo Brasil. Analisar periodicamente o consumo de material de coleta e transporte com o objetivo de otimizar a frequência de envio e a quantidade de insumos enviados aos clientes. Programar e coordenar em tempo hábil os serviços administrativos externos do CATG e eventuais coletas domiciliares, garantindo que estas operações se integrem adequadamente com a rotina existente de retirada de amostras. Realizar a conferência das faturas dos operadores logísticos, autorizar o pagamento das mesmas e conseguir a restituição de valores que não foram corretamente debitados. Conferir os protocolos e registros de operação enviados pelas transportadoras ou disponibilizados nas plataformas/sites das mesmas. Contrastar com as entradas de amostras inseridas no P.U.R.A (Dynamics CRM). Prevenir falhas na operação e, no caso de que estas aconteçam, reconstituir os eventos, identificar as causas e propor medidas corretivas. Emitir o relatório com a análise do caso. Auxiliar na montagem de kits de transporte e coleta de amostras biológicas. Elaborar orçamentos de operações de envio de material de coleta ou retirada de amostras biológicas. Inserir no CRM todas as informações pertinentes que permitam quantificar o tamanho da operação e medir sua eficiência. Participar de negociações com operadores logísticos para estabelecer novas parcerias de negócio. Disseminar conhecimento, promover boas práticas e orientar durante rotina diária de trabalho os auxiliares e assistentes do setor de logística. Analisar indicadores com o objetivo de promover e implementar medidas que garantam a redução custos e a melhoria do desempenho da operação logística. Reunir e/ou gerar a documentação relativa aos processos de qualidade internos da companhia. Executar outras atividades correlatas, conforme necessidade, ou a critério de seu superior. Competências comportamentais: Comprometimento, boa comunicação e relação interpessoal, organização, disciplina, pró-atividade, dinamismo, pontualidade, flexibilidade e agilidade. Formação requerida: Curso técnico completo em Logística, Administração, áreas técnicas do laboratório ou cursos correlatos. Formação complementar: Graduação em curso é um diferencial. Idiomas e nível esperado: - Experiência prévia (tipo e duração): 1 a 3 anos de experiência. Conhecimento técnico: Conhecimentos das áreas geográficas nacionais e de logística/rotinas de coleta para amostras de alimentos. Microsoft office avançado. Principais Responsabilidades Programar e acompanhar coletas e entregas, garantindo o cumprimento de rotas e prazos estabelecidos; Prestar suporte à equipe de campo, assegurando o alinhamento das atividades operacionais; Realizar a separação e controle de materiais; Conferir entradas e saídas de materiais e documentos; Emitir documentos operacionais, como notas fiscais e ordens de serviço; Manter registros atualizados, garantindo a rastreabilidade dos processos; Atuar no atendimento e relacionamento com clientes; Realizar interface entre clientes, equipe de campo e fornecedores; Atualizar planilhas de controle e monitorar indicadores operacionais; Acompanhar prazos e níveis de serviço (SLA); Auxiliar na elaboração de relatórios e controles administrativos. Requisitos e Competências Organização e atenção aos detalhes; Proatividade e senso de responsabilidade; Comunicação clara e bom relacionamento interpessoal; Capacidade de trabalhar em equipe e gerenciar prioridades; Boa gestão do tempo e foco em resultados; Conhecimento intermediário em Excel, incluindo PROCV, tabelas e filtros; Familiaridade com sistemas de gestão (ERP); Conhecimento em controle de faturas e processos administrativos; Noções de roteirização logística e acompanhamento de prazos operacionais. Diferenciais Experiência prévia em rotinas administrativas, logísticas ou de atendimento ao cliente; Vivência em atividades de controle operacional e suporte a equipes externas. Escala de Trabalho Escala de trabalho: Segunda-feira a sexta-feira. Horário: Das 08:00h às 18:00h. A Eurofins Scientific é uma empresa internacional de ciências da vida que fornece uma gama única de serviços de testes analíticos para clientes em vários setores. O Grupo acredita que é o líder mundial em análises de produtos alimentícios e farmacêuticos, matrizes ambientais e em serviços de CRO de agrosciences . É também um dos líderes de mercados independentes globais para de certos testes e serviços laboratoriais para genômica, pesquisa farmacológica, ciência forense, ciências de materiais avançadas e para apoio a estudos clínicos. Além disso, a Eurofins é um dos principais players emergentes em testes de diagnóstico clínico especializados na Europa e nos EUA. Os números-chave do grupo são aproximadamente: Faturamento de 3,8 bilhões de euros, mais de 800 laboratórios em 47 países e cerca de 45.000 funcionários.