Assistenz der Abteilungsleitung Personal

Job description

Als Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft sorgen wir für Sicherheit und Gesundheit in der Baubranche. Wir helfen Unternehmen und Versicherten, sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen, und kümmern uns, falls doch einmal etwas passiert. Sie sind ein umsetzungsstarkes Organisationstalent, arbeiten absolut diskret, hochgradig strukturiert und behalten auch in sehr dynamischen Situationen den Überblick und Ihre freundliche Souveränität? Vertrauen, absolute Diskretion, Loyalität und Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Informationen und vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich? Dann sind Sie für diese verantwortungsvolle Position genau passend! Sie werden Hand in Hand und vertrauensvoll mit unserer Personalabteilungsleiterin zusammenarbeiten, die in dieser Schlüsselfunktion die Verantwortung für die Weiterentwicklung und Umsetzung einer zukunftsfähigen Personalstrategie unserer BG BAU trägt. Sie gestaltet die Personalarbeit der BG BAU mit großem Engagement und viel Herz und führt mit hohem Anspruch an Qualität, Verlässlichkeit und Menschlichkeit. Sie halten ihr als direkter Chefin im anspruchsvollen Tagesgeschäft konsequent den Rücken frei, priorisieren eigenständig Themen, bringen sich und Ihre Ideen konsequent ein, denken mit und voraus und sind Teil eines tollen Teams in unserer Personalabteilung. Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir ab sofort für unsere Hauptverwaltung in der Personalabteilung, in Voll- oder Teilzeit eine Assistenz der Abteilungsleitung Personal Ihre Vorteile bei uns: Eine Tätigkeit für eine spannende und wichtige Branche Einen sicheren Arbeitgeber mit fairen und gerechten Bedingungen und vielen sozialen Leistungen u. a.: Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag (BG-AT) inkl. Jahressonderzahlung Zuschuss zum DeutschlandJobTicket 30 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) sowie zusätzlich frei am 24./31. Dezember Möglichkeit der Umwandlung von Teilen der Jahressonderzahlung in zusätzlichen Urlaub Optionen des mobilen Arbeitens Vermögenswirksame Leistungen in Höhe von 40 Euro monatlich Vielfältige Maßnahmen zur Gesundheitsförderung (Externe betriebliche Sozialberatung, Gesundheitstage, Bewegte Pause, Firmenfitness etc.) Förderung von lebenslangem Lernen durch vielfältige, umfangreiche und attraktive Fortbildungsmöglichkeiten zur persönlichen sowie fachlichen Weiterentwicklung Eine sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz Ihre Aufgabenschwerpunkte: Unterstützung und Entlastung der Personalleitung in sämtlichen Belangen des Tagesgeschäfts, insbesondere Terminmanagement (Terminplanung, -koordination und -überwachung) Veranstaltungsorganisation und Planung (z. B. Arbeitskreise, Dienstbesprechungen, Workshops usw.) Organisation, Vor- und Nachbereiten von Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen Organisation von Dienstreisen Verantwortung und Durchführung von schriftlicher und telefonischer Korrespondenz Erledigung der Büroadministration Besucherbetreuung Ansprechpartner für externe und interne Anfragen an die Leitung Schnittstelle zwischen Fachabteilung und Geschäftsführung Führen von Statistiken, Urlaubs- und Abwesenheitsliste (z. B. Raumplanung, Bewirtung, Einladung etc.) Materialbeschaffung Bearbeitung von Aufgaben der Personalabteilung, insbesondere Inhaltliche Unterstützung der Leitung in anfallenden operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben Aufbereitung von Informationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen Eigenverantwortliche Recherche im Internet und Onlineportalen zu Fachthemen Koordinierung der Rechnungsstellungen und Buchungen Angebotseinholung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Koordination interner Prozesse Sonderaufgaben nach Zuweisung Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise Erfahrungen im Projektmanagement Office Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (vor allem PowerPoint und Excel) und SAP Gute Kenntnisse im Rechnungswesen, insbesondere bei den Themen Rechnungskontrolle und Rechnungslegung (Buchhaltung) Gute Kenntnisse im Umgang mit Kommunikationsanlagen (Video-, Telefonkonferenzen) Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Affinität im Umgang mit digitalen Technologien Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Organisationsstärke sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verbindlichkeit sowie ein sicheres und freundliches Auftreten Fähigkeit zum bereichsübergreifenden Denken und Handeln Vergütung: Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 BG-AT . Dienstsitz: Hauptverwaltung Berlin: Bundesallee 210, 10719 Berlin Die BG BAU steht für Chancengerechtigkeit, Wertschätzung und ein respektvolles Miteinander. Vielfalt in unseren Teams sehen wir als Bereicherung. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen aller qualifizierten Menschen, unabhängig von persönlichen Merkmalen oder Lebenswegen. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders berücksichtigt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Fachliche Ansprechpartnerin: Jessica Barthel, Tel.: 030 85781-667 Ansprechpartnerin in Bezug auf den Auswahlprozess: Sabine Kaiser, Tel.: 030 85781-823 Bewerben Sie sich bis zum 21. September 2026 mit Ihren kompletten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Aus-/Weiterbildungsnachweise etc.) direkt hier im System. Hinweis : Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 12. /13. Oktober 2026 statt.