Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Job description

Unsere Mission / Our mission Du bist ein Organisationstalent, hältst gerne viele Bälle gleichzeitig in der Luft und findest für jedes Problem eine Lösung? Du arbeitest vorausschauend, packst selbst mit an und behältst auch dann den Überblick, wenn es mal etwas turbulenter wird? Dann könnte das genau dein Job sein. Als Executive Assistant bist du eine wichtige Schnittstelle bei Avocadostore: Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, hältst ihr organisatorisch den Rücken frei und sorgst gleichzeitig dafür, dass unser Office und viele unserer internen Abläufe rund laufen. Kurz gesagt: Du bist Kopf und Hand der Geschäftsführung und hast dabei immer das große Ganze im Blick. Deine Verantwortung / Your responsibility Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft und hältst ihr organisatorisch den Rücken frei – von Terminmanagement und -vorbereitung über Reisemanagement bis hin zur allgemeinen Korrespondenz. Du koordinierst unser Office und bist zentrale:r Ansprechpartner:in für das Team und unsere Dienstleister:innen – von IT-Ausstattung und Bestellungen bis zur Organisation des täglichen Bürobedarfs. Du unterstützt die Buchhaltung bei der Rechnungsbearbeitung, bist Schnittstelle zu unserem Accounting und kümmerst dich um die Verwaltung unserer Barkasse. Du organisierst unsere Teamevents und sorgst dafür, dass aus guten Ideen schöne gemeinsame Erlebnisse werden. Du erkennst, was als Nächstes ansteht, bevor jemand danach fragen muss, bringst Themen eigenständig voran und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig umgesetzt werden. Du bist eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen, kommunizierst mit unterschiedlichen Stakeholdern und sorgst dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Dein Talent / Your talent Du hast bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Position, z. B. als Teamassistenz, Executive Assistant, Office Manager oder Chief of Staff. Du bist proaktiv, lösungsorientiert und hands-on. Du siehst keine Probleme, sondern suchst nach Lösungen und setzt sie auch direkt um. Du kannst viele verschiedene Themen gleichzeitig im Blick behalten, Prioritäten setzen und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick. Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und vorausschauend und hast ein ausgeprägtes Organisationstalent. Du kommunizierst souverän, freundlich und verbindlich und hast Freude daran, mit unterschiedlichen Menschen und Teams zusammenzuarbeiten. Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365 und nutzt digitale Tools, Automatisierung und KI gezielt, um Workflows effizienter zu gestalten und wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen. Du hast sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Du hast Lust, regelmäßig vor Ort in unserem Hamburger Office zu sein und gleichzeitig die Flexibilität hybriden Arbeitens zu nutzen. Warum wir? / Why us? Wir bieten: Einen professionellen Unternehmenskontext mit Start-up-Spirit und individuellen Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Ein sympathisches Team mit inspirierenden Menschen und der gemeinsamen Vision einer grünen Zukunft. Eine positive Unternehmenskultur mit Kommunikation auf Augenhöhe und Raum für eigene Entscheidungen. Einen Arbeitsplatz zwischen Rödingsmarkt und HafenCity mit der Möglichkeit, hybrid zu arbeiten und deine Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Eine faire Vergütung und eine nachhaltige betriebliche Altersvorsorge. Zuschüsse zum Deutschlandticket & JobRad, Einkaufsrabatte, Bioobst, faire Getränke und eine Müslibar sowie einen Zuschuss zur Firmenfitness mit Wellpass. Hört sich gut an? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit deinem frühestmöglichen Starttermin und deiner Gehaltsvorstellung.