Assistenz der Geschäftsführung & Finance (m/w/d)

Job description

Wir sind fravio – eine junge, schnell wachsende Social Media Agency mit flachen Hierarchien und großen Ambitionen aus Köln. Unser Team arbeitet mit Brands wie Wolt, Miles, XING und Vodafone sowie den relevantesten Creators Deutschlands zusammen. Aufgaben Finance & Sales Support: Du erstellst professionelle Angebote für unsere Kunden, verantwortest die Rechnungsstellung und bereitest die Lohnbuchhaltung vor. Vertrags- & Fristenmanagement: Du unterstützt beim Aufsetzen von Standardverträgen (NDAs, Kooperationsverträge für Creator/Dienstleister) und hast wichtige Termine sowie Fristen (Steuer, Versicherungen, Verträge) fest im Blick. Belegmanagement: Du koordinierst das digitale Belegwesen (u.a. via LexOffice), scannst Dokumente und hältst unsere Buchhaltung lückenlos sauber. Controlling & Reporting: Du bist Herr:in über unsere Budgetlisten und pflegst komplexe Excel-Tabellen, um die Wirtschaftlichkeit unserer Projekte jederzeit transparent zu machen. Backoffice & Organisation: Du strukturierst den Posteinlauf, bereitest Protokolle vor und erledigst die Nachbereitung zuverlässig. Travel & Mobilität: Du unterstützt bei der Reiseplanung und begleitest die Geschäftsführung gelegentlich auf Reisen oder Außenterminen. Management-Support: Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung, sicherst eine gute Erreichbarkeit im Tagesgeschäft und sorgst für eine strukturierte Entlastung. Qualifikation Expertise: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und fundierte Erfahrung in der Assistenz oder im Backoffice. Tool-Profi: DATEV und Excel beherrschst du sicher – diese zwei Tools sind für unsere Prozesse essenziell. IT-Affinität: Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z.B. LexOffice); du arbeitest dich schnell in neue Software ein. Mobilität: Du besitzt einen Pkw-Führerschein (Klasse B) und hast kein Problem damit, gelegentlich für Termine zu reisen. Verlässlichkeit: Du bist gut erreichbar, arbeitest präzise und diskret und behältst auch in intensiven Phasen einen kühlen Kopf. Sprache: Verhandlungssicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse. Benefits Echte Verantwortung: Du bist eine zentrale Säule im Team und hast direkten Einfluss auf die Effizienz unserer Agentur. Growth: Einblick in die Skalierung einer modernen Agentur und Raum für deine persönliche Entwicklung. Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten & Remote-Optionen (Hybrid-Modell). Vibe: Ein junges, ehrgeiziges Team, flache Hierarchien und eine Kultur, in der Eigeninitiative belohnt wird. Equipment & Perks: MacBook, modernes Office in Köln, Jobticket und regelmäßige Teamevents.