Assistenz der Geschäftsführung / Founders Associate (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit (30 Std/Woche)

Job description

Save Your Power. Empower Your Savings – mit ivoflow. Wir bei ivoflow verfolgen eine klare Mission: Globale Industrieunternehmen dabei zu unterstützen, volle Transparenz über ihren strategischen Einkauf zu gewinnen und mithilfe unserer Spend- und Price-Intelligence-Plattform Einsparpotenziale automatisch aufzudecken. Als zukunftsorientiertes, innovationsgetriebenes Tech-Unternehmen verbinden wir modernste Software mit langjähriger Einkaufsexpertise im internationalen Kontext. Zu unseren Kunden zählen weltweit bekannte Marken wie Jaguar Land Rover, Zwilling, die Unternehmensgruppe Fischer, Dräxlmaier und ZF Lifetec. Werde Teil eines Teams, in dem Innovation gelebt wird und jede:r seine individuellen Stärken einbringen kann. Aufgaben Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale Vertrauensperson und das organisatorische Herzstück von ivoflow. Du arbeitest täglich eng mit den Gründern Daniel Demuth und Nicolas Neubauer zusammen, übernimmst übergreifende Verantwortung und sorgst dafür, dass das gesamte Unternehmen reibungslos funktioniert – von Finanzen über HR bis hin zu Events und Compliance. Deine Aufgaben Unterstützung Finanzplanung & Reporting Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie Nachverfolgung offener Posten Reisekostenabrechnungen Pflege und Auswertung des Finanzplans in Excel (Kostenstellen, Soll/Ist-Vergleich) Vorbereitung und Aktualisierung des Salesplan Vorarbeit des monatlichen Investorenberichts sowie Abgleich mit Bankkonten Vorbuchung in DATEV Unternehmen Online sowie Rechnungsprüfung Personal & HR Vorauswahl von Bewerbungen und aktive Mitarbeit im Recruiting-Prozess Zusammenarbeit mit externen Recruitern Koordination der Gehaltsläufe Dokumentation von Jahresgesprächen und Zielvereinbarungen Erstellung von Onboarding-Plänen und -Checklisten Tracking von Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen Planung von Team-Events und Firmenveranstaltungen Reiseplanung und -koordination sowie Verwaltung von unserer Zeiterfassungs-Software Compliance & Qualitätsmanagement Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen im Rahmen von ISO 27001 und ISO 9001 Unterstützung bei Audit-Vorbereitungen und Zertifizierungsprozessen Vertriebsunterstützung Koordination von Kundenterminen und Marktrecherchen Mitwirkung bei der Organisation von Messen, Marketing-Events und Webinaren Office Management Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags: Bestellungen, Post, Ablage Ansprechpartner für externe Dienstleister und Serviceanbieter Mitgestaltung und Design unseres modernen Büros in Koblenz Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Erfahrung in einer ähnlichen Position Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sicherer Umgang Microsoft Office, insbesondere Excel (Formeln, Pivot, Auswertungen) Sehr strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Geschäftsinformationen Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein hoher Qualitätsanspruch Nutzung und Erlernen von AI Tools (Chat GPT, Claude) zur Unterstützung in alltäglichen Aufgaben Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse Benefits Viel Gestaltungsfreiraum und die Möglichkeit, eigene Ideen in einem innovativen Umfeld einzubringen Exzellente Entwicklungs- und Karriereperspektiven mit individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen Ein moderner Arbeitsplatz im TechnologieZentrum Koblenz (TZK) inmitten eines starken Netzwerks innovativer Unternehmen Hochwertige Apple-Geräte für deinen Arbeitsalltag Regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten Betriebliche Altersvorsorge (bAV) für deine Zukunftssicherung JobRad-Leasing und Wellpass-Mitgliedschaft für deine Mobilität und Gesundheit Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten für eine ausgewogene Work-Life-Balance Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Bitte sende uns deinen Lebenslauf sowie deinen frühestmöglichen Einstiegstermin und deine Gehaltsvorstellung. Wir melden uns schnellstmöglich. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!