Assistenz der Geschäftsführung (KI-First) (m/w/d)

Job description

Worum es geht Thrive macht Organisationen erfolgreich – und denkt dabei integral. Wir sind keine klassische Coaching-Adresse, sondern eine Beratung mit kompromisslosem Qualitätsanspruch: Wir begleiten Unternehmen durch ganz unterschiedliche Transformationen – von der Post-Merger-Integration über festgefahrene Plateau-Phasen bis hin zu Leadership- und KI-Transformation. KI ist dabei ein wichtiger Treiber. Es geht darum, die jeweils richtige Herausforderung zu lösen und Menschen wie Organisationen nach vorn zu bringen. Wir wachsen. Und wir bauen unseren Maschinenraum gerade neu auf – strukturiert, verlässlich und KI-First. Dafür suchen wir keine klassische Assistenz nach Schema F, sondern jemanden, der unsere Operations auf ein neues Qualitätsniveau hebt und uns die Themen verlässlich abnimmt, die wir nicht selbst machen wollen. Wofür wir stehen 01 · High-Performance & Haltung Wir streben nach tiefgreifender Wirksamkeit – und bleiben dabei echt. Wir wagen Risiken – mit der Klarheit durchdachter Strukturen. Wir leben Exzellenz – und bauen die Prozesse, die sie ermöglichen. 02 · Mut & Demut Wir gehen voran, auch wenn's wehtut – und bleiben dabei fühlende Menschen. Wir sprechen unbequeme Wahrheiten aus – und halten einander dabei. Wir zeigen Stärke – und Verletzlichkeit. 03 · Wachstum & Tränen Wir wachsen ständig, auch wenn's unbequem ist – und gewinnen dadurch echte Tiefe. Wir entwickeln uns – und bewegen dabei die Welt. Wir streben nach Erkenntnis – und hinterlassen damit Spuren. Für wen das genau das Richtige ist Dieser Job ist gemacht für jemanden, der/die frisch aus dem Studium kommt und wirklich durchstarten will. Du arbeitest vom ersten Tag an direkt mit zwei Unternehmern zusammen, die bereits gegründet und erfolgreich verkauft haben und jetzt ihr zweites Unternehmen aufbauen – und mit Unternehmer:innen als Kund:innen. Wenn du strukturiert, eigenverantwortlich und KI-orientiert bist und einen echten Willen zu lernen mitbringst, ist das eine der steilsten Lernkurven, die du gerade finden kannst. Und vielleicht der klügste Einstieg in einem Markt, der sich rasant verändert: eine Rolle, die dich KI-nativ aufstellt – mit enormem Wachstumspotenzial. Deine Mission Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles auf Top-Niveau läuft, während die Geschäftsführung nach außen Beratung auf höchstem Qualitätsniveau liefert. Du hältst der GF den Rücken frei, machst unsere zertifizierten Programme audit-fest – und automatisierst konsequent alles, was sich verlässlich automatisieren lässt. Aufgaben Deine Verantwortung – drei Säulen 1 · Assistenz & Operations Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Termine, Reisen, Kommunikation, Vor- und Nachbereitung. Du bereitest Präsentationen und Unterlagen für Workshops, Programme und Events vor und hältst sie aktuell. Du verantwortest die Programm- und Event-Operations (Logistik, Location, Technik) – schlank und reibungslos. Du bringst Struktur in den Maschinenraum und treibst Projekte eigenständig voran. Du bist die verlässliche Schnittstelle nach innen wie außen – mit dem Anspruch, dass nichts durchrutscht. 2 · Qualitätsmanagement, Bildungsträger & Finanzen Du verantwortest die Qualität unserer AZAV-/CERTQUA-zertifizierten Programme: lückenlose Dokumentation, saubere Prozesse, jederzeit audit-bereit. Du steuerst die Bildungsträgerabrechnung – korrekt, vollständig und fristgerecht. Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, stimmst dich mit dem Steuerberater ab und behältst Rechnungen und Budgets im Griff. Du baust unser QM-System weiter aus und sorgst dafür, dass Qualität bei uns System hat, nicht Zufall ist. 3 · KI-First & Automatisierung (Querschnitt über alles) Du denkst unseren gesamten Tool-Stack KI-First und denkst Automatisierung von Anfang an mit. Du baust verlässliche, automatisierte Abläufe – gerne via MCP-Integrationen, aber genauso mit Granola, Gamma und Design-Tools wie Framer & Co. Du nimmst wiederkehrende Aufgaben aus QM, Dokumentation und Abrechnung und überführst sie in saubere, automatisierte Prozesse. Du sorgst dafür, dass KI bei uns selbstverständlich mitgedacht wird – nicht als Spielerei, sondern als verlässliche Betriebsebene. Qualifikation Dein Profil Struktur und Sorgfalt – kompromisslos. Du hältst die Fäden zusammen, arbeitest fehlerfrei und termingerecht und liebst es, wenn Dinge sauber laufen. Das ist uns wichtiger als alles andere. Wille zur verlässlichen Automatisierung. Du gibst dich nicht mit „läuft irgendwie" zufrieden, sondern willst Routine stabil und automatisiert ans Laufen bringen. Eigenverantwortlich – du nimmst Themen ab. Du übernimmst eigenständig, was andere nicht tun wollen, und sorgst dafür, dass es erledigt ist. KI-First-Mindset. Du hast Lust, unsere Tools KI-First zu denken und in die Tiefe zu gehen. Vorerfahrung ist ein Plus, kein Muss – Umsetzungswille ist Pflicht. Lernhunger – Berufseinsteiger:in willkommen. Gern frisch aus dem Studium und am Anfang einer steilen Kurve, mit echtem Willen, schnell viel dazuzulernen. Tool-fit, aber KI-getrieben. Gängige digitale Tools (z. B. Google Workspace, Asana) beherrschst du – dein eigentlicher Hebel ist KI und Automatisierung. Sprachsicher, verlässlich, diskret. Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch, souveräner Umgang mit sensiblen Themen. Benefits Was du bekommst Verantwortung und Sichtbarkeit ab Tag 1 – direkt an der Geschäftsführung. Mentoring und Netzwerk, das man sich kaum kaufen kann – enge Zusammenarbeit mit zwei Unternehmern (Post-Exit, zweites Unternehmen) und Einblick in die Welt unserer Unternehmer:innen-Kund:innen. Eine Rolle, in der du KI-First wirklich lebst – du baust und automatisierst, statt nur zu verwalten. Eine extrem steile Lernkurve mit echtem Wachstumspotenzial. Ein Umfeld, das Exzellenz erwartet und ermöglicht – mit Haltung und Menschlichkeit im Miteinander. Hybrides Arbeiten in Berlin (mind 2 Tage pro Woche im Office), in Teilzeit (24–32 Std.). So bewirbst du dich Spar dir das Standard-Anschreiben. Zeig uns stattdessen ein konkretes Beispiel, wo du etwas mit KI oder Automatisierung schneller, besser oder verlässlicher gemacht hast – ein Workflow, eine Automatisierung, ein Problem, das du gelöst hast. Dazu dein CV. Das reicht. Wir wollen sehen, wie du arbeitest – nicht, wie gut du Floskeln formulierst.