Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) 20h/Woche

Job description

Du bist ein Organisationstalent, arbeitest gerne strukturiert und behältst auch bei vielen Themen gleichzeitig den Überblick? Dann suchen wir genau dich. Wir sind Advertical , eine Creative Agency aus Köln. Mit einem jungen, ambitionierten Team entwickeln wir kreative Werbekampagnen für E-Commerce-Marken und wachsen kontinuierlich weiter. Damit wir diesen Weg erfolgreich fortsetzen können, suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung, die den operativen Alltag mitgestaltet, Prozesse organisiert und dafür sorgt, dass intern alles reibungslos funktioniert. Aufgaben Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Themen Unterstützung im Bereich Buchhaltung sowie Korrespondenz mit Steuerberatern und externen Dienstleistern Erstellung und Pflege von Reportings, Controlling-Auswertungen und administrativen Übersichten Pflege und Weiterentwicklung unserer internen Tools, Systeme und Prozesse Eigenständige Übernahme von Qualitäts- und Abstimmungsgesprächen (z. B. Quali-Calls) Unterstützung bei der Optimierung und Standardisierung interner Abläufe Allgemeine administrative Aufgaben sowie eigenständige Übernahme kleinerer Projekte Qualifikation Das bringst du mit Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Hohes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit Eigeninitiative und den Anspruch, Dinge selbstständig voranzubringen Organisationstalent und Freude daran, Ordnung und Struktur zu schaffen Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Clickup und auch AI Tools) Erste Erfahrung in einer Assistenz-, Operations- oder kaufmännischen Position ist von Vorteil Benefits Das erwartet dich Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Viel Verantwortung und abwechslungsreiche Aufgaben Ein junges, motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen Persönliche und fachliche Weiterentwicklung Ein modernes Arbeitsumfeld in Köln Eine unbefristete Vollzeitstelle mit langfristiger Perspektive Warum Advertical? Bei uns bist du keine klassische Assistenz, die nur Termine koordiniert. Du wirst zu einer zentralen Schnittstelle im Unternehmen, sorgst dafür, dass Prozesse funktionieren, Projekte vorankommen und der operative Alltag effizient läuft. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und kannst Verantwortung übernehmen sowie das Unternehmen aktiv mitgestalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und einer kurzen Vorstellung von dir.