Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Job description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir an unserem Zeppelin Standort in Garching bei München eine „Assistenz für unsere Konzerngeschäftsführung (m/w/d)“. Darauf haben Sie Lust: In Ihrer Rolle als "Assistenz der Konzerngeschäftsführung (m/w/d)" verantworten Sie die effiziente Planung und Koordination von Terminen und Abläufen und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf. Sie organisieren Workshops, Meetings und Sitzungen (intern/extern, auf Deutsch und Englisch) inkl. der Vor- und Nachbereitung, der Gästebetreuung sowie der Bereitstellung aller relevanten Unterlagen. Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) sowie das Kalender- und Kontaktmanagement. Zudem planen und koordinieren Sie Geschäftsreisen inklusive Buchung, Reiseablauf und Abrechnung. Sie kümmern sich um ein strukturiertes Dokumenten- und Ablagemanagement und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Unterlagen. Darüber hinaus übernehmen Sie allgemeine administrative Aufgaben und unterstützen bei organisatorischen Sonderthemen. Sie arbeiten eng mit internen Schnittstellen zusammen, vertreten innerhalb des GF-Assistenzteams und behalten Fristen, Wiedervorlagen und To-Dos stets im Blick. Das wünschen wir uns: Den Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung als Management-Assistenz oder einen vergleichbaren Abschluss Eine mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Vorstand oder der Geschäftsführung eines Konzerns Hervorragende Organisations-, Zeitmanagement- und Planungsfähigkeiten sowie ein Engagement für sehr gute operative Leistungen bei den zugewiesenen Aufgaben Sicherer Umgang mit Kommunikations- und Präsentationstools (Outlook, PowerPoint, Word, MS Teams usw.) und eine allgemein hohe IT-Affinität Ein Höchstmaß an Flexibilität, Integrität und Vertraulichkeit Einfühlungsvermögen, praktischer Arbeitsstil, Aufgeschlossenheit und interkulturelle Sensibilität sowie Teamgeist Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Resilienz und empathischer Umgang mit dem Führungsteam und mit Kolleginnen und Kollegen Darauf können Sie sich freuen: Einzigartige Unternehmenskultur: Basierend auf den Werten von Ferdinand Graf von Zeppelin handeln wir als Stiftungsunternehmen zukunftsorientiert, sozial und nachhaltig. We are sustainable: Wir leben den Schutz von Umwelt und Klima. Und das meinen wir ernst: Bis 2030 werden wir Zeppelin im laufenden Geschäftsbetrieb klimaneutral machen. Gestaltungsspielraum: Bei uns bekommen Sie die Möglichkeit, Themen eigenverantwortlich voranzutreiben. Mit Zeppelin wachsen: Wir unterstützen Sie mit umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten und einem vielseitigen Weiterbildungsprogramm. Z Colourful: Wir arbeiten mit gezielten Aktivitäten, wie zum Beispiel unserem Frauennetzwerk und unseren Impulsreihen an der Verankerung von Vielfalt und deren Wertschätzung bei Zeppelin. Work-Life-Balance: Wir bieten Ihnen mobiles und flexibles Arbeiten und dazu 30 Tage Urlaub. Zudem haben wir verschiedene Angebote und Initiativen rund um die Themen Gesundheit, Kinder und Pflege. Gesundheit und Bewegung: Über unsere Initiative ZFIT können Sie an verschiedenen Themenwochen und Yogastunden teilnehmen oder auch ein Firmenfahrrad leasen. Betriebliche Altersvorsorge: Wir stocken Ihre Rente auf.