Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Job description

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische und operative Schnittstelle rund um unseren Geschäftsführer. Du sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben, Informationen und Prioritäten klar strukturiert, vorbereitet und umgesetzt werden. Dabei arbeitest du nicht nur ab, sondern denkst unternehmerisch mit : Du erkennst, was wichtig ist, behältst den Überblick über laufende Themen und agierst so, als wäre es dein eigenes Unternehmen . Du bist die erste Anlaufstelle – intern wie extern – und hältst dem Geschäftsführer den Rücken frei, damit er sich auf Wachstum und strategische Themen konzentrieren kann. Aufgaben Planung, Pflege und Überwachung des Kalenders der Geschäftsführung Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Calls Strukturierung von Aufgaben, To-dos und Prioritäten (inkl. Erinnerungen & Nachhalten) Eigenständiges Verfassen und Beantworten von E-Mails (inkl. Templates & Kommunikation im Namen der Geschäftsführung) Überblick über laufende Themen, Termine, Fristen und relevante Informationen Reiseplanung inkl. Organisation von Unterkünften, Transporten und Terminen Erste Anlaufstelle für Bewerber, Mitarbeiter und externe Ansprechpartner Unterstützung bei organisatorischen, administrativen und operativen Themen Proaktives Mitdenken : Probleme erkennen, Lösungen vorschlagen, Dinge vorantreiben Qualifikation Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Zuverlässigkeit Klare, strukturierte und professionelle Kommunikationsweise Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten Selbstständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein Unternehmerisches Denken und Hands-on-Mentalität Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und aktiv mitzudenken Von Vorteil, aber kein Muss Erfahrung als Assistenz, Office Manager:in, Executive Assistant oder in ähnlichen Rollen Erfahrung im Umgang mit Geschäftsführern oder Führungskräften Grundverständnis für Recruiting, HR oder unternehmerische Abläufe Erfahrung mit Kalender-, E-Mail- und Organisationstools Formale Abschlüsse sind nicht entscheidend – wichtiger sind Struktur, Denkweise und Verlässlichkeit. Benefits Arbeit in einem jungen, ambitionierten und wachsenden Unternehmen Tiefe Einblicke in unternehmerische Entscheidungen und Abläufe Steile Lernkurve in Organisation, Mindset & Persönlichkeitsentwicklung Klare Prozesse, Verantwortung und Vertrauen Langfristige Perspektive bei guter Leistung Hybrid / Remote nicht vorgesehen, da enge Zusammenarbeit vor Ort erforderlich ist Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle . Wir suchen keine reine „Organisationskraft“, sondern eine rechte Hand der Geschäftsführung , die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Dinge voranbringt. Wenn du strukturiert arbeitest, gerne Verantwortung trägst und Lust hast, nah am Unternehmen und an Entscheidungen zu sein , dann passt diese Rolle perfekt zu dir.