Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (w/m/d) - Vollzeit

Job description

Für unseren Geschäftsführer / CEO des HRM Institutes suchen wir aktuell zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d) auf unbefristeter Basis. Das HRM Institute konzipiert, organisiert und realisiert Live- und Digital-Formate im In- und Ausland: Fachmessen, Expofestivals und Online-Konferenzen zu den Themen Personalmanagement, Recruiting, Learning & Development, Retention, Staffing, Arbeitssicherheit, Sicherheit & Corporate Fashion. Wir sind ein agiles Unternehmen, mit derzeit ca. 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Standort Mannheim, das wir kontinuierlich weiterentwickeln. Unser Purpose: "Connecting HR people to network, to learn & to find the best solution". Aufgaben In dieser zentralen Rolle unterstützt Du die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kommunikative Abläufe zuverlässig funktionieren. Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Terminmanagement sowie Überwachung und Koordination wichtiger Fristen und Aufgaben Planung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen Personaladministration: Onboarding, Offboarding, Arbeitsverträge, Vertragsergänzungen, Zeugnisse sowie Schnittstelle zum externen Lohnbüro Professionelle Bearbeitung der Korrespondenz per E-Mail und Post mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern Koordination externer Leistungsträger wie Vermieter, IT-Dienstleister, Steuerbüro, Versicherungen, Markenrechtsanwälte und weitere Partner Dokumenten- und Datenmanagement sowie Optimierung digitaler Abläufe Unterstützung bei der internen Kommunikation und Sicherstellung eines guten Informationsflusses Immobilienbezogene Aufgaben wie Kommunikation, Koordination, Verwaltung und Abrechnungen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern Qualifikation Du bringst Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, als Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle mit Eine abgeschlossene Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder Erfahrung im Hotel- & Tourismus sind von Vorteil Idealerweise bringst du auch Erfahrung mit HR-/Personalthemen mit Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine eigenständige Arbeitsweise zeichnen Dich aus Du bringst Diskretion und ein sicheres Auftreten mit Du hast eine digitale Affinität und Freude an neuen IT-Tools Sprachlich hast du sehr gute Deutschkenntnisse (C2) Benefits Unbefristeter Arbeitsvertrag 30 Tage Urlaub & Gleitzeit Fort- und Weiterbildungen Attraktive Altersvorsorge Unterstützung bei der Kinderbetreuung (Familiengenossenschaft e.G.) Kollegiales, wertschätzendes Team Strukturiertes Onboarding Regelmäßige Team-Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Firmenlauf, Team-Abende) Modernes Büro mit Rheinblick, kostenfreien Parkplätzen & Getränken Leistungsgerechtes Festgehalt Moderne Arbeitsumgebung mit Raum für Ideen Du hast eine hohe Service- und Leistungsbereitschaft und die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen einen kühlen Kopf zu bewahren? Du möchtest in einem interkutlurellen Umfeld arbeiten und in einem dynamischen Team etwas bewegen? Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir freuen uns, Dich kennenzulernen.