Assistenz der Geschäftsführung (Teilzeit 8-14 Stunden) (m/w/d)

Job description

Worum es geht Thrive macht Organisationen erfolgreich – und denkt dabei integral. Wir sind keine klassische Coaching-Adresse, sondern eine Beratung mit kompromisslosem Qualitätsanspruch: Wir begleiten Unternehmen durch ganz unterschiedliche Transformationen – von der Post-Merger-Integration über festgefahrene Plateau-Phasen bis hin zu Leadership- und KI-Transformation. KI ist dabei ein wichtiger Treiber. Es geht darum, die jeweils richtige Herausforderung zu lösen und Menschen wie Organisationen nach vorn zu bringen. Wofür wir stehen 01 · High-Performance & Haltung Wir streben nach tiefgreifender Wirksamkeit – und bleiben dabei echt. Wir wagen Risiken – mit der Klarheit durchdachter Strukturen. Wir leben Exzellenz – und bauen die Prozesse, die sie ermöglichen. 02 · Mut & Demut Wir gehen voran, auch wenn's wehtut – und bleiben dabei fühlende Menschen. Wir sprechen unbequeme Wahrheiten aus – und halten einander dabei. Wir zeigen Stärke – und Verletzlichkeit. 03 · Wachstum & Tränen Wir wachsen ständig, auch wenn's unbequem ist – und gewinnen dadurch echte Tiefe. Wir entwickeln uns – und bewegen dabei die Welt. Wir streben nach Erkenntnis – und hinterlassen damit Spuren. Für wen das genau das Richtige ist Wenn du strukturiert, eigenverantwortlich und KI-orientiert bist und einen echten Willen zu lernen mitbringst. Deine Mission Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles auf Top-Niveau läuft, während die Geschäftsführung nach außen Beratung auf höchstem Qualitätsniveau liefert. Du hältst der GF den Rücken frei, machst unsere zertifizierten Programme audit-fest. Aufgaben Deine Verantwortung – drei Säulen 1 · Assistenz & Operations Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Termine, Reisen, Kommunikation, Vor- und Nachbereitung. Du bereitest Präsentationen und Unterlagen für Workshops, Programme und Events vor und hältst sie aktuell. Du verantwortest die Programm- und Event-Operations (Logistik, Location, Technik) – schlank und reibungslos. Du bringst Struktur in den Maschinenraum und treibst Projekte eigenständig voran. Du bist die verlässliche Schnittstelle nach innen wie außen – mit dem Anspruch, dass nichts durchrutscht. Abrechnung, vorbereitenen Buchführung und Schnittstelle zum Steuerberater 2 · Qualitätsmanagement, Bildungsträger & Finanzen Du verantwortest die Qualität unserer AZAV-/CERTQUA-zertifizierten Programme: lückenlose Dokumentation, saubere Prozesse, jederzeit audit-bereit. Du steuerst die Bildungsträgerabrechnung – korrekt, vollständig und fristgerecht. Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, stimmst dich mit dem Steuerberater ab und behältst Rechnungen und Budgets im Griff. Du baust unser QM-System weiter aus und sorgst dafür, dass Qualität bei uns System hat, nicht Zufall ist. Qualifikation Dein Profil Struktur und Sorgfalt – kompromisslos. Du hältst die Fäden zusammen, arbeitest fehlerfrei und termingerecht und liebst es, wenn Dinge sauber laufen. Das ist uns wichtiger als alles andere. Eigenverantwortlich – du nimmst Themen ab. Du übernimmst eigenständig, was andere nicht tun wollen, und sorgst dafür, dass es erledigt ist. Tool-fit, aber KI-getrieben. Gängige digitale Tools (z. B. Google Workspace, Asana) beherrschst du – dein eigentlicher Hebel ist KI und Automatisierung. Sprachsicher, verlässlich, diskret. Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch, souveräner Umgang mit sensiblen Themen. Benefits Was du bekommst Verantwortung Tag 1 – direkt an der Geschäftsführung. Flexible Arbeitszeiten Ein Umfeld, das Exzellenz erwartet und ermöglicht – mit Haltung und Menschlichkeit im Miteinander. Hybrides Arbeiten in Berlin (mind 2 Tage pro Woche im Office), in Teilzeit (8–14 Std.).