Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) in Immobilienverwaltung

Job description

Über uns Die Trigon Unternehmensgruppe ist ein etabliertes Berliner Immobilienunternehmen mit Fokus auf die Entwicklung und Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Der Bestand umfasst rund 4.000 Wohn- und 300 Gewerbeeinheiten sowie Stellplätze. Aufgaben Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben Eigenverantwortliche Koordination von Terminen, Prioritäten, Wiedervorlagen und internen Abstimmungen Selbstständige Korrespondenz sowie Schnittstellenfunktion zu Fachbereichen, Eigentümern, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern Mitwirkung bei laufenden immobilienwirtschaftlichen Projekten und bereichsübergreifenden Aufgaben Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Reports und Entscheidungsvorlagen Koordination und Vorbereitung gesellschaftsrechtlicher Vorgänge, insbesondere Handelsregisterthemen und Unternehmensunterlagen Verantwortung für ein strukturiertes Office Management, Dokumentenmanagement sowie effiziente Abläufe im Verwaltungsalltag Organisation des Empfangsbereichs einschließlich Einsatzplanung; Übernahme von Empfangsaufgaben in Randzeiten/als Vertretung bei geringem Besucheraufkommen und Sicherstellung eines professionellen Erstkontakts Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche im Zeitraum von 9:00 bis 18:00 Uhr. Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische, juristische oder verwaltungsnahe Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B. als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Immobilienkaufmann/-frau oder im rechts-, wirtschafts- oder immobiliennahen Bereich Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion Sehr gutes Organisationsvermögen sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Sicherer und routinierter Umgang mit Microsoft Office 365 Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein Benefits Unbefristete Festanstellung mit Entwicklungspotenzial Anspruchsvolle Aufgabe mit hoher Eigenverantwortung im Immobilienbereich Ein professionelles und kollegiales Team, das Sie herzlich aufnimmt 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) zusätzlich frei an Weihnachten und Silvester Deutschlandticket nach Vereinbarung Kostenlose Getränke und frisches Obst am Arbeitsplatz Klingt das spannend? Dann lassen Sie uns gemeinsam starten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Wir suchen Kandidaten (m/w/d) aus den Bereichen: Assistenz der Geschäftsführung, Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant, Management Assistenz, Office Manager, Office Management, Büromanagement, Teamassistenz, kaufmännische Assistenz, Sekretariat, Direktionsassistenz, Projektassistenz, Backoffice, Sachbearbeitung, ReNo, ReFa, Legal Assistant, juristische Assistenz