Backoffice Manager:in

Job description

MALOUM steht für eine Creator-Plattform mit klarem Fokus auf Wachstum, Skalierbarkeit und echte Nutzung. Wir entwickeln ein Produkt, das Creators bestmöglich unterstützt und Fans ein Erlebnis bietet, das sie gerne und regelmäßig nutzen. Als Startup arbeiten wir schnell, pragmatisch und lösungsorientiert. Wir setzen auf Eigenverantwortung, offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege. Wer bei MALOUM arbeitet, übernimmt Verantwortung und gestaltet aktiv mit, wie sich unser Produkt weiterentwickelt. Unser Team ist das Rückgrat unseres Tagesgeschäfts. Damit unsere Abläufe reibungslos funktionieren und wir mit unserem Wachstum Schritt halten, suchen wir eine:n Operations Assistant, der/die nicht nur organisiert und unterstützt, sondern Verantwortung für Koordination, Struktur und effiziente Prozesse übernimmt – und so einen spürbaren Beitrag dazu leistet, dass unser Betrieb jeden Tag ein Stück besser läuft. Wenn du in einem Umfeld aufblühst, in dem du direkten Einfluss hast, pragmatische Lösungen über starre Prozesse stellst und das "geordnete Chaos" eines Startups als Chance siehst, dann bist du bei uns genau richtig. Aufgaben Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Backoffice, u. a. in den Bereichen Kennzahlen-Reporting, Finanzen, HR-Administration, Büroorganisation und interner Support. Pflege von KPI-Dashboards sowie Abstimmung regelmäßiger Reportings mit den Teams. Unterstützung der Finanzprozesse, z. B. bei Auszahlungen, Rechnungen und Spesen sowie Begleitung der vorbereitenden Buchhaltung. Übernahme administrativer HR-Aufgaben wie Vertragsunterlagen, Pflege von Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten, Onboarding-Dokumente und Versand von Unterlagen. Betreuung des Office-Managements und der Beschaffung, Organisation von Reisen und Team-Events sowie Anstoßen einfacher Website-Updates. Vertretung im Kundensupport bei Abwesenheiten sowie einfache Content-Prüfung und Moderation nach Vorgaben. Qualifikation Abschluss in BWL/kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar; 1–3 Jahre Berufserfahrung in Administration/Operations in einem dynamischen Umfeld. Sehr gute Excel/Google Sheets Skills und hohe Datenaffinität; strukturierte Arbeitsweise im KPI-Tracking und Reporting. Sicherer Umgang mit modernen Tools, schnelle Auffassungsgabe und Hands-on-Mentalität; Deutsch und Englisch in Wort und Schrift Professioneller Umgang mit sensiblen Inhalten, Datenschutz/Compliance Benefits Viel Freiraum für deine eigenen Ideen Unkomplizierte und lockere Start-up Atmosphäre Ein wachsendes & herzliches Team, das dich mit offenen Armen empfängt Regelmäßige Events mit dem Team Flexibilität in Bezug auf Zeiteinteilung und Remote Work Schönes, klimatisiertes Büro in zentraler Lage Großer, eigener Innenhof mit Griller & Tischtennistisch Diese Position ist eine großartige Chance für echte Organisationstalente, die gerne Verantwortung übernehmen, proaktiv anpacken und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles rund läuft. Das klingt nach dir? Dann bewirb dich jetzt! Als Mindestgehalt sind €3.100 brutto (Vollzeitbasis) vorgesehen, wobei wir bei entsprechender Qualifikation eine Überbezahlung berücksichtigen.