Backoffice- & Teamassistenz (m/w/d)

Job description

Als Backoffice- & Teamassistenz bist du eine zentrale Vertrauensperson im Hintergrund. Du sorgst für Ordnung, Verlässlichkeit und reibungslose Abläufe – und arbeitest dabei eng mit sensiblen Informationen den einzelnen Projektteams zu. Deshalb zählen für uns Loyalität, Verschwiegenheit, Verantwortungsbewusstsein und intrinsische Motivation als Grundvoraussetzung für eine Zusammenarbiet. Aufgaben Organisation & Bürostruktur Du hältst das Büro in einem klaren, strukturierten Zustand („Klar Schiff“) Ordnung, Ablage und eine saubere und freundliche Arbeitsumgebung sind für dich selbstverständlich Pflege und Weiterentwicklung der physischen und digitalen Ablagestrukturen Post & Dokumentenmanagement Sichtung und Abholung der Post Scannen, Erfassen und strukturierte Ablage im DMS Sorgfältige Dokumentenablage und -bearbeitung, auch bei vertraulichen Inhalten, sowie Überwachung von Fristen Versand & Logistik Vorbereitung und Versand von Briefen und Einschreiben Paketabwicklung und Postausgang Unterstützung bei Botengängen und Fahrdiensten Unterstützung im Tagesgeschäft Einkauf von Büro- und Arbeitsmaterial Vorbereitung von Unterlagen und Besprechungen Verfassen einfacher Anschreiben nach Vorlage, Fertigstellen und Zuordnung von Protokollen Flexible Unterstützung bei administrativen Sonderaufgaben Qualifikation Keine klassische 9-to-5-Erwartung – Flexibilität ist Teil der Rolle Hohe Loyalität und absolute Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Daten Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise Eigenständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein Freundliches, professionelles Auftreten Benefits Teilzeit oder Vollzeit – flexibel gestaltbar Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit klarer Verantwortung Ein Umfeld, in dem Zuverlässigkeit und Diskretion zählen Sinnvolle Arbeit mit echtem Impact für Unternehmer Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen