Bilingual Legal Assistant - Adjoint·e juridique bilingue

Job description

Bilingual Legal Assistant - Adjoint·e juridique bilingue Montreal, Quebec (le français suit) About Us JFK Law LLP is a mid-sized, national law firm focused on delivering high quality legal services to Indigenous people, communities, and organizations. We are a national leader in Aboriginal law with offices in Victoria, Vancouver, Toronto, & Kahnawake, and opening soon in Montreal and Calgary. We foster an environment of excellence in serving our clients, continuous learning, cultural competency, and mutual respect. JFK Law is committed to advancing justice and self-determination for Indigenous people. Trusted by Indigenous individuals and communities for our results, determination, and experience, we foster an inclusive workplace where collaboration drives meaningful outcomes. We bring dedication and rigor to everything we do, and we hold ourselves to high standards of care and precision. We are guided by values of honouring Indigenous voices, being bold, creative, and strategic. We listen with humility, we strive to innovate, we challenge norms, and we create a modern, inclusive environment where all team members can thrive in an environment where we are equally accountable to our clients and our colleagues in making a lasting impact. As a firm dedicated to serving Indigenous people, we strongly encourage Indigenous applicants to apply. We are deeply committed to building and sustaining a workplace that supports our Indigenous team members in their professional growth and honours their personal and cultural identities. Role Overview This is a Full Time Position approximately 37.5 hours per week. This position can be a hybrid work from office/remote work arrangement with a minimum of 2 days per week in office at Montreal location. The Legal Assistant reports directly to the Manager of Support Services. We are looking for a Legal Assistant to join our energetic and passionate team. This role is best suited to an individual that is motivated, organized, adaptable, and takes initiative. The primary responsibility of this role is to support three lawyers, and work with the paralegal and legal support teams to ensure the seamless operation of the Montreal office. This position provides opportunity for career development working with various lawyers’ legal administrative needs. Key Responsibilities Manage calendars and schedule appointments using Outlook and various planning tools. Oversee and update both electronic and physical “Bring Forward” systems for task and document management. Complete monthly reconciliations of expenses for assigned lawyers. Provide support for litigation, negotiations, and regulatory matters, including preparing specialized documents for court and other agencies. Organize and manage complex electronic and paper filing systems, handling file openings, updates, and closures. Draft, edit, format, and organize various materials, including correspondence, memos, reports, court documents, and labels, for electronic or print use. Arrange meetings, including preparation of documents, catering, and logistical support. Manage client documentation, pleadings, corporate records, briefs, and reports, ensuring they are well-organized and accessible. Support with reviewing, assembling, and organizing documentary evidence for complex cases. Schedule court appointments, trials, and judicial review hearings by coordinating with court offices. Interpret court rules for multiple jurisdictions (e.g., BC Supreme Court, BC Court of Appeal, Alberta Queen’s Bench, Federal Court, Ontario Superior Court, Court of Quebec, Superior Court of Quebec, and the Supreme Court of Canada). File and coordinate the service of court documents. Handle scanning and photocopying of necessary documents. Schedule and coordinate frequent travel arrangements. Perform additional administrative tasks as needed to support the team. Requirements and Qualifications The ideal candidate will: Be bilingual (English/French) both oral and written. Be a graduate of an accredited Legal or Administrative Assistant program or possess equivalent experience. Have 2+ years of experience as a Legal Assistant or similar role, or equivalent experience. Demonstrate strong time-management, communications, organizational and prioritization skills, with the ability to work independently and take initiative. Preferred Skills: Exceptional technical skills and meticulous attention to detail. Strong organizational and teamwork abilities. Proficiency with Microsoft Office applications. Knowledge of legal software, such as iManage and Cosmolex. Ability to thrive in a fast-paced environment, adapt to shifting priorities, and meet tight deadlines. Self-motivated, proactive, and capable of completing tasks with minimal supervision. Excellent interpersonal, written, and verbal communication skills. Ability to work effectively under pressure. Applicants are encouraged to disclose if they are a citizen of an Indigenous Nation. ************************************************************************************* Qui sommes-nous? JFK Law LLP (« JFK ») est un cabinet d'avocats national spécialisé en droit autochtone qui se consacre à offrir des services juridiques de haute qualité aux peuples, communautés et organisations autochtones. Nous avons des bureaux à Victoria, Vancouver, Toronto, Kahnawake et prochainement à Montréal et Calgary, tout en desservant des clients à travers le Canada. Nous favorisons un environnement d'excellence dans le service à nos clients, l'apprentissage continu, la compétence culturelle et le respect mutuel. JFK s'engage à faire progresser la justice et l'autodétermination des peuples autochtones. Reconnus par les individus et les communautés autochtones pour nos résultats, notre détermination et notre expérience, nous favorisons un milieu de travail inclusif où la collaboration mène à des résultats significatifs. Nous faisons preuve de dévouement et de rigueur dans tout ce que nous entreprenons, et nous travaillons selon des standards élevés de qualité et de rigueur. Nous sommes guidés par des valeurs qui consistent à honorer les voix autochtones, à faire preuve d'audace, de créativité et de stratégie. Nous écoutons avec humilité, nous nous efforçons d'innover, nous remettons en question les normes et nous créons un environnement moderne et inclusif où tous les membres de l'équipe peuvent s'épanouir dans un cadre où nous sommes également responsables envers nos clients et nos collègues afin d'avoir un impact durable. En tant que cabinet dédié au service des peuples autochtones, nous encourageons fortement les candidats autochtones à postuler. Nous sommes engagés à créer et à maintenir un lieu de travail qui soutient nos collègues autochtones dans leur développement professionnel et d’honorer leur identité personnelle et culturelle. Aperçu du rôle Il s’agit d’un poste à temps plein d’environ 37,5 heures par semaine. Ce poste peut être effectué selon une formule hybride, combinant travail au bureau et à distance, avec un minimum de trois jours par semaine au bureau de Montréal. L’adjoint·e juridique relève directement à la gestionnaire des services de soutien. Nous recherchons un·e adjoint·e juridique pour se joindre à notre équipe dynamique et passionnée. Ce rôle convient particulièrement à une personne motivée, organisée, adaptable et proactive. La principale responsabilité de ce poste est de soutenir trois avocat·es et de collaborer avec l’équipe de soutien juridique et de parajuristes afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet. Ce poste offre des possibilités de développement de carrière en répondant aux besoins administratifs juridiques de divers avocats. Responsabilités clés Gérer les calendriers et planifier les rendez-vous à l’aide d’Outlook et d’autres outils de planification. Superviser et mettre à jour les systèmes de rappel (« Bring Forward »), tant électroniques que physiques, pour la gestion des tâches et des documents. Effectuer les conciliations mensuels des dépenses pour les avocat·es assigné·es. Fournir un soutien pour les litiges, les négociations et les affaires réglementaires, y compris la préparation de documents spécialisés pour les tribunaux et autres organismes. Organiser et gérer des systèmes de classement complexes, électroniques et papier, en assurant l’ouverture, la mise à jour et la clôture des dossiers Préparer, réviser, mettre en forme et organiser divers documents, y compris la correspondance, les notes de service, les rapports, les documents judiciaires et les étiquettes, pour usage électronique ou imprimé. Organiser des réunions, y compris la préparation des documents, la commande de repas et le soutien logistique. Gérer la documentation des client·es, les actes de procédure, les dossiers corporatifs, les cahiers d’autorités et les rapports, en veillant à leur organisation et accessibilité. Contribuer à la révision, l’assemblage et l’organisation de la preuve documentaire dans les dossiers complexes. Planifier les rendez-vous judiciaires, les procès et les audiences en contrôle judiciaire en coordination avec les greffes. Interpréter les règles de procédure de diverses juridictions (par exemple : Cour suprême de la Colombie-Britannique, Cour d’appel de la C.-B., Cour du Banc de la Reine de l’Alberta, Cour fédérale, Cour supérieure de l’Ontario, Cour du Québec, Cour supérieure du Québec et Cour suprême du Canada). Déposer et coordonner la signification des documents judiciaires. Effectuer la numérisation et la photocopie des documents nécessaires. Planifier et coordonner des déplacements fréquents. Effectuer toute autre tâche administrative requise afin de soutenir l’équipe. Exigences et qualifications Le ou la candidat·e idéal·e devrait: Être bilingue (français/anglais) à l’orale et à l’écrit. Être diplômé·e d’un programme accrédité d’adjoint·e juridique ou administratif·ve, ou possède une expérience équivalente. Avoir plus de 2 ans d’expérience en tant qu’adjoint·e juridique ou dans un rôle similaire, ou d’une expérience équivalente. Faire preuve de solides compétences en organisation et en gestion des priorités, avec la capacité de travailler de manière autonome. Compétences souhaitées Excellentes compétences techniques et attention méticuleuse aux détails. Fortes aptitudes pour l’organisation et le travail d’équipe. Maîtrise des applications Microsoft Office. Connaissance de logiciels juridiques tels que iManage et Cosmolex. Capacité à évoluer dans un environnement dynamique, à s’adapter aux priorités changeantes et à respecter des délais serrés. Autonomie, esprit d’initiative et capacité à accomplir les tâches avec un minimum de supervision. Excellentes compétences interpersonnelles, ainsi qu’en communication écrite et verbale. Capacité à travailler efficacement sous pression. Nous encourageons les candidat·es à indiquer s’ils ou elles sont citoyen·nes d’une Nation autochtone.