Büro Leitung - Office Manager (m/w/d)

Job description

Unsere Kita Villa Milla in Berlin Lichtenberg lebt von einem wertschätzenden Miteinander – sowohl im pädagogischen Alltag als auch in der Verwaltung. Damit im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert, suchen wir eine engagierte Büro-Leitung (m/w/d), die unsere administrativen Prozesse strukturiert begleitet. Wenn Sie gerne eigenverantwortlich arbeiten, Zahlen und Organisation mögen und gleichzeitig Teil eines herzlichen Umfelds sein möchten, freuen wir uns sehr darauf, Sie kennenzulernen. Einrichtung: Kita Villa Milla Schwerpunkt: Buchhaltung (Zuarbeit Steuerbüro) – Elternbeiträge/Mahnwesen – Vertragsmanagement Eltern – ISBJ (Senatssystem) Stellenumfang: Teilzeit, bis max. 20 Stunden/Woche Arbeitsbeginn: 01.03.2026 (1 Jahr befristeter Vertrag) Arbeitsort: überwiegend Homeoffice, ergänzend Präsenz in der Einrichtung/Office nach Bedarf (Aktenabgleich) Fachlich vorgesetzt: Geschäftsleitung Zusammenarbeit mit: Einrichtungsleitung, pädagogisches Team (Ein-/Austritte/Betreuungsumfang), Steuerbüro sowie Eltern/Erziehungsberechtigte Aufgaben Buchhaltung / Zuarbeit Steuerbüro Wöchentliche Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Zahlungsvorgänge (Lexware) Formale Rechnungsprüfung und Abstimmung mit der Geschäftsleitung Regelmäßiger Kontenabgleich und strukturierte Belegablage Vorbereitung und Dokumentation der Unterlagen für das Steuerbüro (Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung) Elternbeiträge & Mahnwesen Monatliche Kontrolle von ca. 150 Zahlungseingängen Zuordnung und Klärung offener Zahlungen Eigenständiger Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen Dokumentation der Mahnstufen und Kommunikation mit Eltern über die Kita-App Vertragsmanagement Eltern Erstellung und Organisation der Betreuungsverträge inkl. Anlagen Steuerung des Unterschriftenprozesses und Nachverfolgung offener Verträge Digitale und physische Vertragsablage inkl. Versionierung und Archivierung Bearbeitung von Vertragsänderungen sowie Vertragsbeendigungen (ca. 25 Vertragsstarts und ca. 25 Vertragsenden pro Jahr) ISBJ (Senatssystem) Einpflege der Vertragsdaten spätestens 4 Wochen nach Vertragsunterschrift Fristgerechte Abmeldung bei Vertragsende Sicherstellung der Datenqualität und Dokumentation Reporting & Administration Monatliche Auswertung aus Commitly für die Geschäftsführung Plausibilitätsprüfung und fristgerechte Weitergabe Datenschutzkonforme Dokumentation und Kommunikation Arbeitsmodell Großteil der Tätigkeit im Homeoffice möglich Präsenztermine nach Bedarf zum Abgleich physischer Akten Ein fester Wochentag mit frühem Arbeitsbeginn wird verbindlich abgestimmt, um Elternanfragen zeitnah zu bearbeiten Qualifikation Fachliche Anforderungen (Muss) Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Praxiserfahrung in klassischer Buchhaltung bzw. buchhalterischer Sachbearbeitung Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, idealerweise Lexware-Erfahrung Wünschenswert (Kann) Erfahrung im Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement Erfahrung im Vertrags- und Dokumentenmanagement Erfahrung mit Fachverfahren wie ISBJ oder vergleichbaren Systemen Erfahrung bei Prozessumstellungen (z. B. digitale Unterschriften) Persönliche Kompetenzen Sehr sorgfältige, strukturierte und fristenorientierte Arbeitsweise Verbindliche und freundliche Kommunikation Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein Arbeitsmittel & Systeme Lexware (Belegeingang/Kreditoren, Kontenabgleich) Commitly (monatliche Auswertung) ISBJ (Senatssystem) Kita-App zur Elternkommunikation Einrichtungseigene Software für Vertrags- und Dokumentenmanagement Verantwortung: Fristgerechte Bearbeitung der Rechnungs- und Beitragsprozesse inkl. Mahnwesen Vollständige Vertrags- und Dokumentenführung (digital & physisch) Korrekte ISBJ-Einpflege und Abmeldung Grenzen der Stelle: Keine eigenständige Abschluss- oder Steuerverantwortung Keine Rechtsberatung gegenüber Eltern (Sonderfälle an Geschäftsleitung) Zahlungen ausschließlich nach internem Freigabeprozess Benefits Wir bieten Ihnen ein flexibles Arbeitsmodell mit überwiegendem Homeoffice, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit in einer familiären Kita-Atmosphäre. Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht schon bald in unserem Team der Kita Villa Milla willkommen zu heißen.