Business Assistant for Gridline Group

Job description

Business Assistant Gridline Group — група компаній, що розвиває бізнеси у напрямах міжнародної торгівлі, логістики, інвестицій, нерухомості та фінансових операцій. Ми шукаємо Business Assistant , який допоможе керівнику організовувати робочий день, тримати під контролем зустрічі та домовленості й забезпечувати якісну координацію поточних задач. Ми відкриті до кандидатів різного рівня — від досвідченого Secretary / Personal Assistant , який сильно працює з організаційною частиною, до Business Assistant , готового брати більше координаційних та бізнес-задач. Основні задачі ведення календаря керівника: планування зустрічей, нагадування, оперативні зміни та контроль розкладу; організація зустрічей, дзвінків та інших робочих активностей; контроль домовленостей, дедлайнів та follow-up за результатами зустрічей; ведення та контроль задач у task-management системах; координація комунікації між керівником, командою та іншими департаментами; збір необхідної інформації та підготовка коротких summary / матеріалів для керівника; допомога з організаційними та адміністративними питаннями; організація відряджень і робочої логістики за потреби; підтримка організації робочого простору та зустрічей; для більш досвідченого кандидата — координація окремих бізнес-задач і невеликих внутрішніх проєктів. Що для нас важливо досвід роботи Assistant / Business Assistant / Personal Assistant / Secretary з керівником або топменеджментом; сильні організаційні навички: календар, зустрічі, дедлайни та задачі не мають губитися; уважність до деталей та відповідальність за результат; вміння працювати з великою кількістю паралельних задач та швидко реагувати на зміни; клієнтоорієнтованість та якісна ділова комунікація; вміння працювати з Google Workspace, календарями та task-management системами; англійська від B1 для роботи з письмовою інформацією та звітністю; для Business Assistant рівня — впевнена робоча англійська; готовність працювати у динамічному середовищі та бути залученим у робочий контекст керівника. Буде перевагою досвід підтримки CEO / Founder / C-level керівника; досвід координації задач між декількома командами або департаментами; досвід підготовки звітів, презентацій, аналітичних матеріалів або meeting summaries; досвід організації бізнес-поїздок та складної логістики; досвід роботи з Asana або іншими task-management системами. Ми пропонуємо роботу безпосередньо з керівником та можливість глибоко зануритися у бізнес-контекст; можливість розширювати зону відповідальності від адміністративної підтримки до повноцінного Business Assistant; роботу з декількома бізнес-напрямами у межах групи компаній; конкурентну винагороду відповідно до досвіду та рівня кандидата; динамічне середовище з великою кількістю різнопланових задач.