Business Support Administrator – Procurement F/M/X

Job description

C’est ici que vous attend votre plus grand défi : Au sein du département Achats d’Accor, vous rejoignez l’équipe Procurement Business Support Operations (PBS Operations) – ENA & Corporate . Vous êtes en charge de la gestion administrative et opérationnelle des activités Procurement pour l’Allemagne, l’Autriche et la Roumanie . L’équipe PBS Operations intervient notamment dans la gestion des contrats fournisseurs référencés, des déclarations fournisseurs, des processus de facturation et de la redistribution des rémunérations aux hôtels dans le cadre du processus global**“Spend & Remuneration”**. Vous travaillez en étroite collaboration avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : acheteurs, contrôleurs de gestion, équipes comptables et commerciales, fournisseurs et hôtels. Vous utilisez principalement AstoreSuite , l’outil Procurement d’Accor qui centralise les contrats fournisseurs et les bases de données hôtels, et permet le suivi du processus de rémunération, depuis les déclarations de chiffre d’affaires fournisseurs jusqu’à la facturation. Vos principales responsabilités : 1. Administration des fournisseurs et des contrats Création et mise à jour des fournisseurs Saisie, mise à jour et suivi des contrats fournisseurs dans AstoreSuite Gestion des contacts et de la documentation contractuelle Contrôle de la conformité des contrats et de la cohérence des données Maintenance et contrôle qualité des données dans la base Procurement Analyse et suivi du statut des contrats 2. Gestion des campagnes de déclarations fournisseurs Préparation et lancement des campagnes de déclarations périodiques, trimestrielles et annuelles Communication et suivi auprès des fournisseurs Contrôles préalables aux campagnes et analyse des bases de données Relance des fournisseurs afin de garantir des déclarations exhaustives et fiables Contrôle de cohérence, identification des anomalies et gestion des régularisations Alerte des différentes parties prenantes en cas d’écarts identifiés Gestion des tableaux de bord, KPIs et reportings liés à l’activité 3. Contrôle déclaratif et gestion des litiges Analyse des écarts entre les données comptables des hôtels et les déclarations fournisseurs Investigation, suivi et résolution des litiges Coordination et relances auprès des acheteurs, fournisseurs et équipes internes 4. Facturation fournisseurs et clients Émission et contrôle des factures fournisseurs conformément aux conditions contractuelles Contrôle des volumes d’achats déclarés et des montants associés Préparation des reportings d’activité 5. Redistribution des rémunérations de services aux hôtels Préparation des données et fichiers de calcul nécessaires à la redistribution des rémunérations Contrôle du respect des règles contractuelles et financières Gestion des acomptes clients Communication, suivi et accompagnement des hôtels Traitement des questions, réclamations et demandes de clarification des clients 6. Outils et amélioration des processus Contribution au déploiement et à l’amélioration continue d’AstoreSuite Communication régulière avec les différentes parties prenantes afin de garantir la cohérence du système Participation à l’optimisation des processus et aux initiatives de transformation digitale Et vous ? Votre profil : Formation : Bac +3 minimum en audit, finance, comptabilité, gestion, économie, commerce international ou hôtellerie Expérience : 2 à 5 ans d’expérience dans l’administration des achats, la finance, la comptabilité ou l’audit appréciés Vos compétences : Forte appétence pour les chiffres et l’analyse financière Solides capacités d’analyse et de reporting Très bonne maîtrise des outils Microsoft Office Maîtrise avancée d’Excel : tableaux croisés dynamiques, formules avancées et bases de données Intérêt marqué pour l’utilisation de solutions d’intelligence artificielle dans les processus opérationnels Vos qualités : Rigueur et sens de l’organisation Respect des procédures, des contrôles et des délais Esprit d’équipe, polyvalence et sens du service Proactivité, esprit d’initiative et capacité d’analyse Dynamisme, réactivité et fiabilité Langues : Anglais : maîtrise écrite et orale indispensable Allemand : niveau professionnel apprécié Français : niveau professionnel apprécié 💡 Pourquoi nous rejoindre ? Et nous, quels sont nos engagements ? Sur le monde Accor s’engage pour le monde qui nous entoure, avec une culture employeur forte centrée sur le développement de nos 300 000 talents. Nous adoptons une approche d’amélioration continue pour réduire l’impact du digital sur l’environnement dans l’ensemble de nos projets. Sur votre carrière Nous permettons à tous nos collaborateurs de maîtriser leur équilibre vie-perso / pro et leur offrons les moyens de façonner leur environnement de travail à leur image. Un Talent Management dédié, une amélioration continue et des parcours de formation et d’évolution sont définis à la fois individuellement et collectivement pour que nous grandissions ensemble, au quotidien. Concrètement, chez Accor : Télétravail possible plusieurs jours par semaine depuis la France et options de travail flexibles : travaillez depuis chez vous, nos bureaux, ou même nos hôtels et espaces de coworking grâce à Worklib. Programme ALL - Heartist® : tarifs préférentiels et offres flash pour des séjours et expériences inoubliables dans toutes nos adresses Accor et chez nos partenaires, dans le monde entier. Programme de volontariat Heartist® for good : 1 jour offert sur votre temps de travail pour vous engager en faveur d’une association. Un CSE qui vous accompagne dans le financement de vos activités culturelles et sportives. Forfait Mobilité durable pour l’utilisation d’un moyen de déplacement « vert » ou un dispositif « vélo de fonction » en partenariat avec Zenride. Prise en charge des abonnements de transports publics urbains entre le domicile et le lieu de travail, à hauteur de 75 %. Tickets restaurant de 11 € en valeur faciale. Une mutuelle obligatoire financée à 50 % par Accor sans frais supplémentaire en cas d’adhésion de vos ayants droit. Sans oublier des conditions de travail attractives avec des espaces de travail collaboratifs, des restaurants, espaces de jeux ou encore des espaces de bien-être et de sport sur site ou grâce à Gymlib. Votre talent et votre motivation sont nos seuls critères de sélection. Nous valorisons la richesse des diverses nationalités, personnalités et parcours professionnels. Nous savons nous adapter aux besoins spécifiques de nos collaborateurs, notamment ceux en situation de handicap. Nous encourageons toutes les candidatures, sans distinction de genre, alors osez postuler ! Pour nous, le recrutement est avant tout une histoire de rencontres. Cette mission vous attire ? Postulez et nous vous proposerons : Un échange avec notre équipe recrutement pour vous présenter les lignes essentielles du poste ou vous orienter vers le rôle qui peut vous correspondre, Un ou des entretiens avec les managers et les membres de l’équipe, Pour certains postes, vous pourriez également être amené(e) à effectuer un test ou une étude de cas, ainsi qu’un questionnaire sur votre personnalité et vos motivations, Un entretien final avec notre équipe des Ressources Humaines pour échanger sur la culture de notre Groupe, l’environnement de travail, notre programme de formation et les perspectives de carrière, ainsi que les différents avantages du Groupe, Un feedback personnalisé. 🌍 Rejoignez Accor – une aventure professionnelle au cœur d’un groupe engagé, international et en transformation Accor, leader mondial de l’hospitalité, présent dans plus de 110 pays avec 5 500 hôtels, vous ouvre ses portes. C’est ici que convergent les expertises globales du Groupe : stratégie, finance, ressources humaines, juridique, technologies, marketing, développement durable, communication, audit, achats, etc. Rejoindre Accor, c’est participer activement à la définition, à la structuration et à l’accompagnement de la transformation d’un groupe international, en lien direct avec les équipes opérationnelles dans le monde entier.