Business Support & Operations Coordinator (m/w/d)

Job description

Gestalte ein professionelles, einladendes und effizientes Arbeitsumfeld aktiv mit Wir suchen ab sofort Verstärkung für unser Team in Düsseldorf . Da wir in einem internationalen Umfeld arbeiten, bitten wir dich, deine Bewerbung auf Englisch einzureichen. SLR ist ein international führendes Beratungshaus für Nachhaltigkeitslösungen mit über 5.000 Mitarbeitenden in mehr als 125 Ländern. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Klimaziele in konkrete Strategien, Investitionen und Umsetzungsprogramme zu übersetzen. In unserer „One Team“-Kultur arbeiten Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Ländern und Fachrichtungen eng zusammen – mit kurzen Wegen, offener Kommunikation und viel Eigenverantwortung. Wir suchen einen Senior Teamassistenz – Administration & Business Support (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden pro Woche). In dieser vielseitigen Rolle sorgst du dafür, dass unser Büro in Düsseldorf und weitere Standorte in Europa professionell, einladend und effizient organisiert sind. Du koordinierst Büroabläufe, externe Dienstleister, unterstützt interne Teams und stellst eine verlässliche Dokumenten- und Prozessqualität sicher. Dabei arbeitest du eng mit der regionalen Teamleitung, dem Business Support Manager und unseren Shared-Services-Teams zusammen. Du übernimmst eigenständig Verantwortung für standortbezogene Themen und koordinierst bei Bedarf die Aufgaben weiterer Mitarbeitender im Team. Deine Rolle Du organisierst den täglichen Bürobetrieb und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck bei Kunden, Gästen und Mitarbeitenden. Du koordinierst externe Dienstleister sowie standortbezogene Themen in den Bereichen Facility Management, Arbeitsschutz, Beschaffung, Kurierdienste und Mobilität. Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu HR, Finance, IT, Marketing, Health & Safety und weiteren Shared-Services-Funktionen. Du erstellst, formatierst und prüfst Berichte, Angebote, Präsentationen und Geschäftskorrespondenz und stellst deren termingerechte Bereitstellung sicher. Du pflegst vertrauliche Unterlagen, Datenbanken und Projektdokumentationen strukturiert, sorgfältig und datenschutzkonform. Du unterstützt operative Prozesse, beispielsweise Vertragsprüfungen, Reisebuchungen, Kundenregistrierungen, Bestellungen und Rechnungsbearbeitung, im Rahmen definierter Fristen und Serviceziele. Du koordinierst und priorisierst Aufgaben innerhalb des Teams und unterstützt weniger erfahrene Kolleginnen und Kollegen fachlich. Du vertrittst den Regional Team Leader bei klar definierten standortbezogenen Aufgaben und bringst dich in bereichsübergreifende Initiativen ein. Dein Profil Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in der Administration, im Office Management, Executive Support oder Business Support – idealerweise in einem internationalen Arbeitsumfeld. Du besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und kannst mehrere Ansprechpartner gleichzeitig unterstützen. Du hast Erfahrung in der Koordination von Büroabläufen, Facility- und Workplace-Support-Aktivitäten. Du arbeitest teamübergreifend und baust verlässliche Beziehungen zu internen Ansprechpartnern auf. Du verfügst über sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch und arbeitest mit einem hohem Maß an Genauigkeit. Du hast Erfahrung in der Erstellung, Formatierung und Qualitätsprüfung professioneller Geschäftsdokumente und Berichte. Du bist es gewohnt, innerhalb festgelegter Fristen, Service Levels und KPIs zu arbeiten. Du gehst diskret und professionell mit vertraulichen Informationen um. Erfahrung in der fachlichen Koordination, Einarbeitung und Betreuung anderer Mitarbeitender ist von Vorteil. Du sprichst Deutsch auf C2-Niveau und Englisch auf mindestens C1-Niveau; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Du bist für Dienstreisen innerhalb Europas offen; ein Führerschein der Klasse B ist von Vorteil. Die Position bietet dir die Möglichkeit, Verantwortung für einen vielseitigen Bürostandort zu übernehmen und die Zusammenarbeit in einem internationalen, kollegialen Umfeld aktiv mitzugestalten. Standort und Arbeitsmodell Düsseldorf ist dein Hauptstandort. Du arbeitest mehr als 50% deiner Zeit mit dem Team vor Ort. Unternehmenskultur & Inklusion Inklusion ist ein grundlegender Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem alle Mitarbeitenden ihr Potenzial entfalten können. Unterstützt wird dies durch aktive Culture-&-Inclusion-Komitees sowie Mitarbeitendennetzwerke. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe und sind ein Disability Confident Committed Employer . Wenn du im Bewerbungsprozess aufgrund einer Behinderung oder aus anderen Gründen Unterstützung oder angemessene Vorkehrungen benötigst, teile uns dies gerne mit. Wir stimmen die erforderliche Unterstützung vertraulich mit dir ab.