Chargée Administrative

Job description

Chargé(e) administratif national Fondée en 2018, Gozem est aujourd’hui un groupe technologique de plus de 400 personnes, agile et ambitieux, qui offre via son application mobile un très large panel de services incluant transport, livraison, financement, mobile money et bien d’autres aux utilisateurs Africains. Présent au Bénin, Togo, Gabon et Cameroun, notre groupe a pour ambition de devenir "Africa's Super App" en s’implantant dans toute l'Afrique francophone.Notre solution 100% axée sur le marché Africain, dessert aussi bien les conducteurs, que les clients, les commerçants et d’ici peu, les PME dans nos zones d’activité. Nous sommes un groupe multinational, avec une très forte présence dans plusieurs villes et fiers de contribuer à l’amélioration de vie des communautés locales grâce à la digitalisation du marché et l'introduction de gains d'efficacité basés sur la technologie. Vous aspirez à vous épanouir dans un environnement stimulant et convivial ? Vous avez envie d'évoluer et de progresser dans des contextes digitaux, dynamiques et disruptifs ? Rejoignez-nous dans la construction d'un nouvel écosystème digital Africain qui améliore la qualité de vie. Ensemble, faisons sourire l'Afrique ! Site web : Google Play Store : Apple App Store : Glassdoor : ... qu’un chargé administratif ? Chez Gozem, le/la chargé (e) administratif est un acteur central qui facilite les tâches quotidiennes et assure la liaison entre les différents services. Il/Elle exerce au plus près des collaborateurs, en toute confiance et transparence tout en se rendant disponible pour répondre à leurs interrogations. Il/elle coordonne et supervise les services administratifs ainsi que les services généraux de Gozem. Il/Elle centralise les informations auprès des services (archivage, distribution du courrier, standard, réception et autres services de bureau). Le chargé Admin crée et maintient un climat harmonieux et coopératif en s'assurant que tous les employés prendront aussi du temps pour se connaître et s'accepter réciproquement à travers la mise en œuvre des programmes de socialisation et team building initiés par le Management. Vos responsabilités : Gérer les paiements : Vérifier la conformité des factures et devis reçus avant soumission Soumettre l’ensemble des DDP du pays, et suivre les demandes effectuées ainsi que leur paiement Entrer les paiements validés dans Omni Plus pour traitement Informer les collaborateurs de l’état d’avancement de leurs demandes Communiquer avec les fournisseurs (réception de devis & information sur l’état des paiements) Assister l’Admin global pour la création et gestion des comptes bancaires locaux Assister l’équipe de management nationale et globale : Réaliser les demandes et renouvellement des cartes de séjour des employés étrangers & autorisation d’entrée sur le territoire Organiser l’agenda national (town hall, daily, weekly, etc.) Organiser les missions des employés au Congo(réservations vols, hôtels, rédaction lettres de mission, etc.) Organiser les rdv avec les partenaires administratifs locaux pour le management (rédaction des courriers, prise de rdv, dépôt physique, relances) Réalisation des démarches administratives auprès des autorités : Réaliser les déclarations sociales (caisse de sécurité sociale) Réaliser les déclarations fiscales Créer /renouveler les documents administratifs légaux liés à l’entreprise (Quittus fiscal, carte d’opérateur économique, quitus social,...) Coordonner avec la CNSS les cas d’accidents du travail, congés maternités, longs congés maladie, décès etc. Coordonner les démarches administratives relatives à la gestion des employés Faire signer les attestations de prêts / avances sur salaires / programme IT aux employés dont les demandes ont été validées, et suivre le paiement. Organiser les visites médicales obligatoires et gérer la relation avec le prestataire Gérer les démarches administratives auprès de la CNSS visant à faciliter l’accès aux employés aux prestations sociales dues. Organisation des visites médicales de pré-embauche, et annuelles Office Management - nouveau bureau : Acheter & acheminer les fournitures / mobilier du bureau . Réaliser les demandes de devis des fournitures et équipements de bureau Réceptionner les commandes et les mettre à disposition des bureaux Veiller au bon fonctionnement, au confort et à la propreté des bureaux Gérer les prestataires du bureau et mettre la base de donnée en continu Souscrire à l’assurance des bureaux, renouveler les contrats pour l’ensemble des locaux de Gozem Congo (assurance Olea) Gérer les incidents & imprévus liés aux bureaux Faire valider les propositions par l’admin Global concernant les achats de fournitures et mobilier de bureau sous sa responsabilité Vos résultats à atteindre Les documents administratifs de l’entreprise sont constamment à jour, et leur renouvellement est anticipé Les demandes de paiement sont traitées dans les délais prescrits Tous les bureaux de Gozem au Congo ont le niveau de standard minimum défini par le Groupe Vous êtes fait pour ce poste si…. Vous êtes extrêmement rigoureux et organisé. Votre entourage vous décrit comme une personne de confiance, et vous savez garder la confidentialité des informations qui vous sont confiées. Vous avez un esprit pratique d’optimisation et de la gestion des factures et recherchez l’excellence dans votre travail. Vous aimez travailler en équipe, et avez l’habitude de collaborer avec un grand nombre d’acteurs faisant partie d’autres départements. Vous avez envie de travailler pour une entreprise panafricaine ayant un réel impact auprès des communautés. Vous possédez : Bac +3 minimum 1 à 2 ans d’expérience minimum, si possible à un poste du type : assistant(e) de direction, office management. Très bonne maîtrise de l’outil informatique dont notamment de la suite Google (Gsheet, Gdoc, Gslides,...), et êtes à l’aise dans la prise en main de nouveaux logiciels & outils informatiques. Vous maitrisez parfaitement la langue français à l’oral comme à l’écrit (la maîtrise de l’anglais est un plus) Conditions de travail & avantages Nous offrons à nos collaborateurs un environnement de travail équitable, chaleureux et interculturel, dans lequel nous nous efforçons de développer les talents de chacun. Pour cela, nous proposons : 🏢 Des bureaux en Open-Space 💶 Une rémunération déterminée selon le profil suivant notre grille salariale 🎁 Un bonus annuel te permettant de toucher entre 0 et 4,5 mois de salaire supplémentaire l’année suivante 🚗 Des avantages sur notre Super App pour tes déplacements et livraisons 🌐 Un package assurance santé et IT Et surtout, l’opportunité de rejoindre une équipe jeune, dynamique, qui a un réel impact en Afrique francophone ! Le processus de recrutement chez Gozem Un premier entretien RH avec le responsable du recrutement (30 minutes) Un business case a réaliser sous 3 jours La présentation de votre business case ainsi qu’un temps d'approfondissement de vos expériences professionnelles avec le Responsable RH Bénin & notre country Manager Bénin). Le contrôle de vos références; vous nous communiquez 4 contacts professionnels à qui nous envoyons un questionnaire ou appel téléphonique) L’envoi de l’offre avec les conditions et avantages liées au poste de Chargé admin. Pour postuler, rendez-vous sur notre portail de recrutement ↗