CONECTA Project Administrator

Job description

Función Principal Garantizar la adecuada gestión administrativa, financiera y contractual de los proyectos de conservación en el paisaje Andes-Amazonía a su cargo, mediante la planificación financiera, seguimiento, control presupuestario, cumplimiento de regulaciones de donantes, acompañamiento a organizaciones socias y generación de información y reportes financieros confiables para la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos programáticos e institucionales. Responsabilidades del cargo Gestión Administrativa y Contractual de Proyectos Garantizar la formalización y administración de convenios, contratos y acuerdos relacionados con la ejecución de los proyectos de conservación en el paisaje Andes – Amazonía y de acciones vinculadas al paisaje. Asegurar el cumplimiento de las políticas institucionales, regulaciones de la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda, así como de la normativa local. Actividades Elaborar y gestionar convenios con organizaciones socias, consultores y beneficiarios de subvenciones. Elaborar convenios de viaje, Grants de bienes, entre otros, conforme a las regulaciones de WWF Ecuador y de cada donante, así como de la legislación vigente. Dar seguimiento a la vigencia, ejecución y cierre de los convenios y contratos. Mantener actualizada la documentación contractual y administrativa del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino - amazónico. Verificar que los procesos administrativos cumplan con las políticas institucionales y requisitos de la agencia CI-GEF y de otros donantes, cuando corresponda. Coordinar oportunamente la perspectiva administrativa financiera con el (la) responsable de cada proyecto, así como con el (la) responsable financiera del donante. Planificación y Gestión Financiera de Proyectos Planificar, monitorear y controlar la ejecución financiera del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino - amazónico. Garantizar el uso eficiente y oportuno de los recursos financieros asignados. Garantizar el registro adecuado y generación de respaldos de contrapartidas o co-financiamiento del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino - amazónico. Actividades Responsable de la planificación operativa anual y estratégica del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino – amazónico, desde la perspectiva administrativa y financiera. Responsable de la planificación de adquisiciones de bienes y servicios. Preparar forecast financiero trimestral y anual, considerando cronograma técnico, adquisiciones, subgrants, consultorías, viajes, talleres y cierres. Coordinar reuniones mensuales financiero-programáticas con miembros del proyecto para revisar ejecución, riesgos y decisiones de reprogramación. Identificar desviaciones presupuestarias y proponer medidas correctivas. Elaborar reportes financieros periódicos para coordinadores de proyectos, dirección y donantes. Informar oportunamente sobre el estado de grants, consultorías y compromisos financieros. Coordinar con los socios ejecutores y otros actores locales el registro del co-financiamiento que requiere el proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos vinculados al paisaje andino – amazónico. Registrar y respaldar oportunamente las contrapartidas, co-financiamientos o leverage correspondiente a la realidad del proyecto. Seguimiento, Monitoreo y Control Financiero Garantizar que los recursos sean ejecutados de acuerdo con los convenios y lineamientos de WWF Ecuador y de la Agencia CI-GEF, y otros donantes cuando corresponda. Verificar la calidad y admisibilidad de los gastos reportados por socios y consultores. Actividades Revisar informes financieros presentados por organizaciones socias. Verificar la razonabilidad y elegibilidad de gastos conforme a las normas de WWF y de los donantes. Monitorear el cumplimiento de cronogramas de ejecución financiera. Realizar visitas periódicas de monitoreo administrativo-financiero a organizaciones socias. Dar seguimiento a la entrega de productos, informes técnicos y financieros. Verificar que los proyectos mantengan documentación soporte adecuada. Alertar sobre riesgos financieros o retrasos que puedan afectar la ejecución de los proyectos. Realizar informes de contrapartida y/o leverage de cada proyecto según los requerimientos de la agencia CI-GEF o donante cuando corresponda. Reportes, Cumplimiento y Auditoría Garantizar información financiera confiable, oportuna y alineada con los requerimientos institucionales y de la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda. Coordinar procesos de auditoría y rendición de cuentas. Actividades Elaborar informes financieros para la Agencia CI-GEF y otros donantes y actores estratégicos, cuando corresponda. Consolidar información financiera de proyectos para reportes institucionales. Registrar información financiera en los sistemas de seguimiento y control. Conciliar mensualmente la información de proyectos con la contabilidad institucional. Asegurar el archivo adecuado de informes y documentación de respaldo. Coordinar todas las auditorías externas del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos, cuando corresponda. Atender requerimientos de auditoría y seguimiento de hallazgos. Fortalecimiento de Capacidades y Soporte a Socios Fortalecer las capacidades administrativas y financieras de organizaciones socias y consultores. Brindar acompañamiento técnico para asegurar el cumplimiento de los requisitos del proyecto CONECTA ASL3 y otros proyectos, cuando corresponda. Actividades Capacitar a socios y consultores en procedimientos administrativos y financieros propios de WWF y aquellos a cumplir con la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda. Asesorar sobre normativas de donantes y políticas institucionales. Apoyar la implementación de herramientas de gestión financiera. Facilitar procesos de mejora continua en la administración de recursos. Coordinar acciones con los equipos técnicos y coordinadores de proyectos. Acompañar a organizaciones socias durante todo el ciclo de vida de los proyectos. Gestión de Compras y Adquisiciones Generar Grants de bienes cuando se lo requiera. Supervisar el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones. Revisar procesos de selección de proveedores. Mantener bases de datos actualizadas de proveedores calificados. Monitorear contratos de bienes y servicios estratégicos. Apoyar evaluaciones de desempeño de proveedores. Cierre Financiero de Proyectos Coordinar procesos de cierre financiero con socios y equipos técnicos. Verificar liquidaciones finales y saldos pendientes. Garantizar la devolución o reasignación de fondos no ejecutados. Consolidar documentación para auditorías de cierre. Elaborar informes finales financieros para la agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda. Responsabilidad Transversal del Cargo Asegurar la gestión administrativa y financiera eficiente, transparente y conforme a las regulaciones de los donantes, contribuyendo al logro de los objetivos de conservación mediante el adecuado control, monitoreo y fortalecimiento de la gestión financiera de los proyectos y organizaciones socias. Formación Académica Título de tercer nivel en: Finanzas Contabilidad y Auditoría Administración de Empresas Economía Ingeniería Comercial Deseable: Maestría o especialización en Gestión Financiera, Cooperación Internacional, Gestión de Proyectos o Administración de ONG. Certificaciones en gestión de proyectos (PMD Pro, PMP, PRINCE2 u otras). Manejo de herramientas de gestión de proyectos y seguimiento financiero, tales como , Power BI, bases de datos y tableros de control para monitoreo presupuestario, compromisos financieros, ejecución y proyección. Experiencia Mínimo 5 años de experiencia en administración financiera de proyectos financiados por cooperación internacional. Al menos 3 años trabajando con ONG´s, organismos internacionales o programas de desarrollo y conservación. Conocimientos en: Gestión de subvenciones (Grants Management). Elaboración y seguimiento presupuestario. Reportes financieros para donantes. Auditorías externas e internas. Capacitación y fortalecimiento de organizaciones socias. Administración de contratos, convenios y consultorías. Idiomas y requerimientos adicionales Inglés intermedio avanzado/B2, con capacidad para elaborar, revisar y explicar reportes financieros para a agencia CI-GEF y otros donantes, cuando sea oportuno. Capacidad de comunicación oral y escrita en inglés para mantener una comunicación constante y activa con los responsables administrativos financieros de la Agencia CI-GEF y otros donantes, cuando corresponda. Disponibilidad para movilizarse a las zonas de intervención de los proyectos a su cargo. Otros Conocimientos/Habilidades Conocimientos Técnicos Normas de donantes internacionales (por ejemplo, European Union, Global Environment Facility, Green Climate Fund., entre otras). Elaboración de informes financieros y narrativos. Gestión presupuestaria multianual. Normativa tributaria y laboral ecuatoriana. Manejo avanzado de Excel y herramientas de análisis financiero. Sistemas ERP o financieros. Control interno y gestión de riesgos. Competencias Pensamiento analítico. Planificación y organización. Orientación a resultados. Comunicación y facilitación. Capacidad de negociación. Trabajo intercultural con organizaciones indígenas y comunitarias. Ética y transparencia. WWF es una organización internacional sin fines de lucro, cuya oficina en Ecuador ha ejecutado acciones de apoyo para la conservación y el desarrollo sostenible en la Amazonía, Chocó biogeográfico, la zona costera y Galápagos. WWF colabora con aliados estratégicos, que incluyen a las instituciones públicas, organizaciones no gubernamentales (ONG), organizaciones de base, universidades e individuos comprometidos con la conservación y uso sostenible de los recursos naturales en áreas prioritarias para la conservación, identificadas por sus valores naturales, culturales y por su capacidad para generar servicios ambientales fundamentales para el desarrollo sostenible del Ecuador. A nivel territorial, las estrategias de WWF se implementan considerando paisajes sostenibles. Se busca promover, entre los distintos actores de estos paisajes, un manejo articulado del territorio en un enfoque de uso sostenible de los recursos. Esta estrategia se implementa a través de distintos proyectos. El Programa de Paisajes Sostenibles de la Amazonía (ASL) financiado por el GEF se propone mejorar la gestión integrada del paisaje y la conservación de los ecosistemas en áreas focalizadas de la región amazónica. En su tercera fase, el programa incluye un proyecto en Ecuador titulado “Gestión integrada y conectividad ecológica de un paisaje prioritario en las cabeceras amazónicas del Ecuador”, nombrado actualmente como CONECTA ASL3. WWF es la agencia ejecutora del proyecto y la agencia GEF de conservación internacional (CI-GEF) es la agencia implementadora. Este proyecto busca conservar, restaurar y promover la adopción de prácticas de manejo sostenible de tierras (PMST) en 1.038.377 hectáreas de bosque montano tropical a lo largo de los Andes Orientales ecuatorianos, fortaleciendo al mismo tiempo la conectividad del hábitat Andino-Amazónico. La región Andes–Amazonía de la vertiente oriental del Ecuador contiene extensos remanentes de bosques que actúan como un vínculo crucial entre los Andes y la Amazonía, y cumplen un papel significativo en la conexión de áreas de alto valor para la conservación. El paisaje de proyecto incluye una de las dos principales cuencas hidrográficas ecuatorianas que alimentan al río Amazonas: la cuenca del Pastaza. El proyecto propone abordar problemáticas críticas como la pérdida de biodiversidad, la deforestación y la fragmentación. Las principales barreras por enfrentar incluyen una gestión ineficaz de las Áreas Protegidas (AP), una participación social fragmentada, limitaciones financieras, monitoreo insuficiente y una visión territorial desarticulada. Los Beneficios Ambientales Globales (BAG) del proyecto incluyen la protección y restauración de bosques montanos tropicales y el fortalecimiento de la conectividad del hábitat Andino–Amazónico. VALORES FUNDAMENTALES DE WWF: Comprometidos con la construcción y el fortalecimiento de una cultura de inclusión dentro y entre equipos. Identifica y se alinea con los valores fundamentales de WWF: Valentía, Integridad, Respeto y Colaboración: VALENTÍA Demostramos valentía a través de nuestras acciones, trabajamos por el cambio donde se necesita e inspiramos a las personas e instituciones para hacer frente a las mayores amenazas de la naturaleza y el futuro del planeta, que es nuestro hogar. COLABORACIÓN Producimos impacto al nivel de los desafíos que enfrentamos mediante el poder de la acción colectiva y la innovación. INTEGRIDAD Vivimos los principios que pedimos a otros que cumplan. Actuamos con integridad, responsabilidad y transparencia, y confiamos en los hechos y la ciencia para guiarnos y asegurar que aprendamos y evolucionamos. RESPETO Respetamos las voces y el conocimiento de las personas y comunidades a las que servimos, y trabajamos para asegurar un futuro sostenible para todos. PILARES CULTURALES DE WWF ECUADOR: Coherencia / Equipo / Innovación / Impacto .