Coordinateur(s) ou coordinatrice(s) d’événements

Job description

Description de l'entreprise L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales. L’Agence internationale de l’énergie (AIE) est une organisation intergouvernementale de 32 pays membres qui œuvre en faveur de la sécurité des approvisionnements énergétiques, de la croissance économique et de la durabilité environnementale en promouvant la coopération dans le domaine des politiques énergétiques. Elle fonctionne en tant qu’organe autonome au sein de l’OCDE. L’OCDE et l’AIE recherchent l’une et l’autre des occasions de collaborer avec un nombre croissant de pays non Membres qui jouent un rôle de plus en plus important dans l’économie mondiale. L’AIE entend favoriser la contribution du secteur de l’énergie au développement économique et à la durabilité environnementale. Le siège de l’AIE, installé à Paris, occupe environ 7 200 m² d’espaces de bureaux équipés de salles de conférences. L’AIE dispose également d’un Centre de coopération régionale à Singapour. L’Unité des conférences, du bâtiment et de la sécurité (CBS) est chargée de la gestion des bâtiments de l’AIE et de ses salles de conférences, et veille sur la sécurité, la santé et la sûreté des personnes qui s’y trouvent. Chaque année, l’Agence organise environ 400 rencontres, sous divers formats (en présence, hybride ou en ligne), et accueille quelque 8 000 membres de délégations. L’AIE chercher à constituer un vivier de candidat(e)s pour répondre à ses besoins actuels et futurs. Ces personnes seront chargées de gérer les salles de conférences et d’assurer la coordination des conférences, réunions ministérielles, réceptions, expositions et autres événements organisés par des directions, des délégations ou des entités extérieures, à Paris comme à l’étranger. Les coordinateurs et coordinatrices d’événements font partie intégrante d’une équipe dynamique et réactive, et sont en contact avec des parties prenantes de haut rang et les prestataires de l’Organisation. Par nature, ce poste implique un rythme de travail soutenu et intense et pourra amener les personnes retenues à travailler en dehors des heures normales de bureau et, occasionnellement, les week-ends et jours fériés. Description du poste Responsabilités principales Salles de conférences Contribuer à l’utilisation optimale des salles de conférences de l’AIE en tenant compte de tous les besoins liés aux événements qu’elle organise. Établir un programme annuel provisoire de conférences et participer aux activités de planification et de coordination, en collaboration avec les équipes. Organiser des visites et des présentations des salles et services de conférence de l’AIE à l’intention de personnes susceptibles d’organiser des événements. Nouer des contacts étroits avec les secrétariats des comités, les délégations et les organisateurs d’événements, afin de bien cerner leurs besoins en matière de réunions, de les conseiller sur les modalités possibles, leur fournir tous les renseignements nécessaires et leur proposer des améliorations le cas échéant. En liaison avec le Chef de CBS et l’équipe chargée de la gestion des installations, veiller à la bonne application des normes d’hygiène et de sécurité aux services de conférences. En cas d’incendie ou d’autre crise majeure, faire office d’agent de sécurité incendie et aider à l’évacuation des membres des délégations présents dans les salles de conférences. Coordination d’événements Être en mesure de décliner des instructions générales en vision, objectifs, activités, tâches et résultats, d’atteindre ou de dépasser les objectifs fixés, et de dispenser des conseils sur tous les aspects des événements. Coordonner les événements organisés par l’AIE ou par des tiers en mettant en œuvre des outils efficaces de gestion de projet et en appliquant les meilleures pratiques permettant d’obtenir les résultats attendus en temps voulu. Établir des budgets prévisionnels et les scénarios de mise en œuvre nécessaires pour organiser chaque événement de manière à atteindre les objectifs et à utiliser les ressources dans une optique d’efficience maximale. Faire régulièrement des points sur l’état d’avancement des projets, communiquer avec les équipes internes, les clients, les prestataires externes, les parties prenantes, les membres des délégations et/ou l’équipe de direction, le cas échéant. Coordonner l’ensemble des aspects logistiques et administratifs des événements. Faire en permanence le lien avec les autres services de soutien et avec les fournisseurs externes, le cas échéant, afin de répondre rapidement aux demandes et d’assurer des services de qualité. Se tenir informé(e) des meilleures pratiques et des nouvelles technologies et innovations liées à l’organisation d’événements (par exemple, plateforme d’événements, formats spéciaux, scène et production), se familiariser avec ces pratiques et proposer des améliorations pour les services et procédures opérationnelles en place. Gestion des contrats et achats Participer aux processus d’achat relatifs aux événements, en étroite collaboration avec le Groupe central des achats de l’OCDE. Préparer des cahiers des charges, réaliser des analyses d’appels d’offres et préparer des contrats et des demandes d’achat en tant que de besoin. Coordonner les contrats-cadres (restauration, plantes, réception, etc.) et les autres sous‑traitants, et veiller notamment au bon fonctionnement du Café de l’AIE, assurer le contrôle‑qualité et mettre en place des techniques de gestion des performances pour suivre et démontrer le respect des niveaux de service convenus. Participer au processus de facturation des événements et s’assurer que les factures sont émises et réglées dans les délais. Autres tâches : Dispenser des conseils et des formations internes aux assistants et assistantes sur les différents aspects des événements, les outils et les systèmes de gestion des événements de l’OCDE, en fonction des besoins. Passer en revue et mettre à jour régulièrement le contenu du site SharePoint de CBS consacré aux conférences. Prêter son concours à d’autres activités de l’Unité et assurer, le cas échéant, le remplacement des collègues en leur absence. Qualifications Qualifications Profil idéal Formation Études supérieures, sanctionnées de préférence par un diplôme universitaire, dans le domaine de la gestion, de la gestion de projets, ou de l’événementiel. Expérience professionnelle Au moins cinq ans d’expérience avérée de l’organisation d’événements de grande ampleur et complexes et/ou d’événements à haut niveau, dans le secteur public et/ou privé, avec une connaissance approfondie des événements en présentiel et des événements en ligne. Expérience avérée de la coordination de fournisseurs et de la logistique globale lors d’événements à haut niveau. Excellente aptitude à communiquer et à interagir avec différents types de publics et à entretenir des contacts avec les parties prenantes. Une expérience avérée et une formation en matière de protocole seraient un avantage. Une expérience professionnelle acquise dans un environnement multiculturel et diplomatique constituerait un avantage. Une expérience de la gestion d’un espace de conférence serait un atout. Outils Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) et connaissance des applications internes utilisées pour gérer les événements et les salles de conférence (EMS/CRMS), ou aptitude à se familiariser avec ces systèmes. La connaissance d’une plateforme de gestion des événements (Inwink, Eventtia, par exemple) serait un atout. La connaissance des outils administratifs de l’OCDE, en particulier SRP, SRM et EMS, serait un atout. Le cas échéant, aptitude à acquérir rapidement la maîtrise de ces outils. Langues Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau. Compétences clés Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 2) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1). Il existe trois niveaux possibles par compétence, le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant. Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE . Informations supplémentaires Date de clôture Les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 21 juin 2026 à minuit (heure de Paris). Durée du contrat Cette vacance de poste sera utilisée pour pourvoir plusieurs postes. Le type d'engagement sera déterminé en fonction des besoins de la Direction et sera confirmé lors de l'offre d'engagement faite au candidat sélectionné. Ce qu’offre l’OCDE Le salaire mensuel de base initial de 5 227.06 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de l’OCDE. Veuillez noter qu’à partir du 1er juillet 2025, tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE . Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel. Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents. Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents, que ce soit à durée déterminée ou indéterminée. Processus de sélection Pour les candidats retenus, le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo, une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel. Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres , indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel. L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.