Coordinateur(trice) du Bureau

Job description

Responsabilités principales Assistance et gestion de direction Assurer des tâches d’assistance de direction et de gestion administrative de haut niveau auprès du Directeur adjoint et du Bureau du Directeur, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes. Gérer et optimiser le calendrier du Directeur adjoint : rendez-vous, réunions internes/externes, engagements professionnels, fonctions sociales et engagements internationaux. Rédiger, relire, mettre en forme et finaliser la correspondance courante, les lettres officielles, les notes et les documents ; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les traductions selon les besoins. Tenir à jour un système de classement électronique et physique accessible et assurer la bonne gestion des documents confidentiels. Accueillir et accompagner les visiteurs, y compris les hauts responsables, dans le respect des règles de discrétion et du protocole. Favoriser et entretenir de solides relations de travail avec ses homologues dans l’ensemble de l’Organisation (par ex., bureaux du Secrétaire général/des Secrétaires généraux adjoints), les délégations nationales, les administrations, le secteur privé et les organisations internationales. Communication et information Filtrer, hiérarchiser et gérer les courriels du Directeur adjoint : rédiger les réponses, réorienter les tâches, traiter les éléments ne nécessitant pas l’attention personnelle du Directeur adjoint, et signaler les questions urgentes. Hiérarchiser les demandes, projets et courriers entrants, en assurer le suivi et veiller à leur avancement et au respect des délais, notamment ceux fixés par le Cabinet du Secrétaire général. Coordonner les tâches quotidiennes au sein du Bureau du Directeur et assurer une circulation efficace de l’information avec les divisions internes, les délégations et les partenaires externes. En l’absence du Directeur adjoint, évaluer et faire remonter les problèmes nécessitant une attention immédiate et assurer la liaison avec les conseillers en conséquence. Veiller à ce que les informations soient communiquées clairement et en temps voulu au personnel et aux acteurs concernés. Entretenir une communication professionnelle et courtoise, au nom du Bureau du Directeur, avec les interlocuteurs internes et externes. Coordination des missions et des événements Organiser et gérer les aspects logistiques et administratifs des réunions dirigées par le Bureau du Directeur : réservations de salles, restauration, modalités techniques, mise en forme des documents, invitations et coordination avec les unités de soutien internes. Recenser et rassembler les informations à l’intention du Directeur adjoint avant les réunions importantes en fonction des informations et du programme. Organiser selon les besoins les missions du Directeur adjoint et du personnel du Bureau du Directeur : vols, hôtels, inscriptions, visas, ordres de mission Concur, demandes de remboursement et suivi des remboursements. Préparer et réunir les documents de référence, notes de synthèse et informations utiles pour les réunions et les missions. Assurer la liaison avec les responsables publics, les autorités locales et les co-organisateurs afin de garantir le respect du protocole, la sécurité et la bonne organisation logistique des réunions et des missions à l’étranger. Autres tâches Travailler en collaboration et de manière constructive avec les assistants d’ELS et l’ensemble de l’Organisation. Contribuer aux initiatives à l’échelle de la Direction visant à renforcer l’esprit d’équipe et le bien-être. Favoriser les gains d’efficience grâce à l’automatisation des processus de routine, l’amélioration continue des méthodes de travail et l’utilisation d’outils. Remplacer le/la Responsable du Bureau en cas d’absence. S’acquitter d’autres tâches connexes, le cas échéant. Profil idéal Formation Très bon niveau d’études secondaires et formation postsecondaire ou expérience pertinentes, acquise de préférence dans une organisation internationale. Expérience professionnelle Au moins cinq ans d'expérience en tant qu’assistant(e) personnel(le) d’un responsable public national ou international de haut rang. L’expérience dans un environnement professionnel similaire constituerait un avantage. La connaissance des règles, procédures et systèmes administratifs de l’OCDE serait un avantage, ou l’aptitude à les apprendre et les assimiler rapidement. Outils Excellente connaissance de la suite logicielle Microsoft Office, en particulier, Word et Outlook. Une expérience de l’utilisation de PowerPoint serait un atout. Expérience des progiciels utilisés dans l’Organisation (eCouncil, Concur, Réservation des salles de conférence, SRP, ONE Author, SRM, etc.). Capacité à apprendre et à s’adapter rapidement à de nouveaux outils. Compétences clés Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1). Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE . Langues Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau. Date de clôture Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 20 Septembre à 23H59 (heure de Paris). Durée du contrat Le type de contrat sera défini en fonction des besoins du Département et sera confirmé lors de l'offre d'engagement faite au candidat sélectionné. Veuillez noter que, conformément aux Statut et Règlement applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans. Ce qu’offre l’OCDE Salaire mensuel de base initial de 4 502.33 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour consulter les Statut, règlement et instructions applicables aux agents de l’OCDE. Veuillez noter que toute personne nommée agent·e à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE . Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel. Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents. Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. La présente offre d’emploi pourrait servir à la constitution d’un vivier de candidat·es jugé·es aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d’un engagement de durée indéterminée ou déterminée. Processus de sélection Pour les personnes retenues à l’issue de la présélection, le processus de sélection pourra comporter un entretien sous forme d’enregistrement vidéo et une évaluation des compétences professionnelles prévue en septembre 2026. Les entretiens avec un jury sont prévus en octobre 2026. Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres , indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel. L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif. L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales. Conformément aux objectifs stratégiques du Secrétaire général, la Direction de l'emploi, du travail et des affaires sociales ( ELS ) coordonne les travaux que mène l'OCDE en vue de bâtir des sociétés plus solidaires et en meilleure santé, en prodiguant des conseils stratégiques relatifs à la promotion d’emplois de qualité, à l’investissement continu dans le capital humain, à la réduction de la pauvreté et de l’exclusion, à l’amélioration des systèmes de santé, à la bonne gestion des flux migratoires et à l’intégration des immigrés et de leurs enfants. ELS est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) du Bureau de son Directeur, qui sera chargé(e) de mener à bien un large éventail de tâches administratives et d’assistant(e) personnel(le) auprès du Directeur adjoint et du Bureau du Directeur. Le/La candidat(e) retenue travaillera sous la supervision du Directeur adjoint.