Coordonnateur / Coordonnatrice, Origination (Montréal et Québec)

Job description

*La version anglaise suivra // The english version will follow Coordonnateur / Coordonnatrice, Origination (Montréal et Québec) Qui sommes-nous ? À CMLS, nous offrons un équilibre unique : la force financière d’un chef de file de l'industrie établi depuis 50 ans combinée à l'énergie d'une entreprise dynamique et en forte croissance. Croissance et visibilité : Avec un actif sous administration de plus de 70+ milliards de dollars, notre entreprise en plein essor vous offre une visibilité de haut niveau et de réelles opportunités d’avancement professionnel. Culture d'entraide : Nous sommes professionnels tout en étant accessibles. Nous offrons un environnement stimulant, soutenu par une équipe qui souhaite sincèrement votre réussite. Portée nationale : Travaillez avec les banques, gestionnaires de placements et fonds de pension les plus importants au Canada, à partir d'une plateforme comptant des bureaux d'un océan à l'autre. Chez CMLS, nos coordinateurs et coordinatrices constituent la colonne vertébrale opérationnelle de nos transactions. Nous recherchons une personne hautement organisée et minutieuse pour superviser le pipeline de transactions de la région de Montréal et du Québec, du mandat initial jusqu'à l'archivage. À ce titre, vous maîtriserez la clôture des dossiers, assurerez la conformité réglementaire (CANAFE, AMF) et optimiserez nos processus d'exécution afin de garantir des transactions fluides et efficaces. Votre impact chez nous : Coordonner le flux des transactions : Superviser le pipeline de transactions pour les équipes de Montréal et Québec, assurer l'intégrité des données dans Orbit et gérer la tenue des dossiers du mandat jusqu'à l'archivage post-clôture. Maîtriser le processus de fermeture : Agir à titre de pilier opérationnel pendant la clôture en faisant le lien avec les emprunteurs, prêteurs, conseillers juridiques, notaires et équipes internes pour garantir le respect rigoureux de chaque exigence dans les délais. Assurer la conformité réglementaire : Gérer la conformité des transactions (exigences CANAFE/AML, KYC, permis de courtage et rapports mensuels de l'AMF au Québec), tout en collaborant avec l'équipe nationale Trust & Safety pour standardiser les meilleures pratiques. Optimiser les opérations et les processus : Optimiser les flux de travail en assurant la mise en page des notices d'information (CIM), la création de présentations, la recherche de marché et la conception de gabarits standardisés pour l'équipe. Propulser le marketing : Faire rayonner notre marque régionale en gérant le contenu LinkedIn, les cadeaux clients, le matériel promotionnel ainsi que la planification complète d'événements de réseautage et de conférences. Administrer le volet financier et logistique : Gérer avec rigueur les dépenses du département, la logistique des déplacements, les commissions, la facturation et la gestion des abonnements aux plateformes opérationnelles. Gestion de réunions, gestion des communications et renforcer l’accent sur la discrétion et d'informations confidentielles. Tout Autres Tâches connexes : Exécuter toute autre tâche connexe ou mandat spécial visant à soutenir la direction et l'efficacité globale de l'équipe. Ce que nous valorisons : Formation et parcours : Baccalauréat en administration des affaires, finance, immobilier, communications, comptabilité ou dans un domaine connexe (ou expérience professionnelle équivalente) — un atout. Expérience concrète : 1 à 2 ans d'expérience dans la coordination de transactions commerciales multiples, de projets complexes ou dans un rôle opérationnel au rythme soutenu soumis à des échéanciers serrés. Connaissance du secteur : Expérience en immobilier commercial, prêt commercial, services financiers, secteur bancaire ou administration juridique (avec une connaissance des exigences CANAFE/AML et de la documentation d'entreprise) constitue un atout majeur. Bilinguisme : Excellentes compétences en communication écrite et orale, tant en français qu'en anglais, essentielles pour ce poste. Aisance technologique et précision : Maîtrise de la suite MS Office (particulièrement Excel, Word et PowerPoint) ; expérience avec Orbit, Salesforce ou un logiciel de gestion des prêts et transactions commerciales (CRM) constitue un atout. Esprit d'initiative et rigueur : Vous ne faites pas que suivre des processus — vous identifiez de manière proactive des améliorations, faites preuve d'un jugement irréprochable avec les données confidentielles et évoluez avec autonomie dans un environnement à forte croissance. Présence au bureau : Présence requise 4 jours par semaine à nos bureaux de Montréal afin de favoriser une collaboration étroite, un engagement d'équipe dynamique et une exécution opérationnelle optimale. Soutenir votre vie chez CMLS : Santé et bien-être : Assurance collective complète (médicaments, vue, soins dentaires) et comptes de dépenses Santé et Bien-être. Soutien psychologique : Accès illimité 24/7 à la télémédecine, au Programme d'aide aux employés (PAE) et à des services de santé mentale pour vous et votre famille. Congés payés : 4 semaines de vacances payées, 8 journées personnelles et tous les jours fériés statutaires. Planification de l'avenir : Programme de cotisation égale au RÉER pour vous aider à bâtir votre patrimoine à long terme. Soutien aux familles : Programmes d'appoint généreux pour les congés de maternité et parentaux. Développement professionnel : Remboursement des frais de scolarité, mentorat et formation continue. Égalité d'accès à l'emploi CMLS est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous nos employés. Nous encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés, y compris les Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis), les personnes handicapées, les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et des communautés LGBTQ2+. Des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées sont disponibles sur demande pour les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection. Prêt(e) à vous joindre à nous ? Nous vous remercions de votre intérêt pour CMLS. Nous étudions les candidatures dès leur réception et poursuivrons le processus jusqu'à ce que le poste soit pourvu. Bien que nous remercions tous les candidats de leur démarche, veuillez noter que nous ne communiquerons qu'avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. // Coordinator, Origination (Montreal & Québec) Who Are We? At CMLS, we strike a unique balance: the financial strength of a 50-year industry leader with the energy of a dynamic, fast-paced firm. Growth & Exposure: With over $70+ billion in assets under administration, our "booming" business means you gain high-level exposure and real opportunities for career advancement. Supportive Culture: We are professional yet enjoyable. We provide a challenging environment supported by a team that wants you to succeed. National Reach: Work with Canada’s most prominent banks, investment managers, and pension funds from a platform with offices coast to coast. At CMLS, our Coordinators are the operational backbone of our transaction engine. We are looking for a very organized, detail-oriented professional to oversee the Montreal and Québec transaction pipeline from mandate through to archiving. In this role, you will master transaction closings, champion regulatory compliance (AML/FINTRAC, AMF), and streamline execution workflows to keep our deals moving seamlessly in a fast-paced environment. Where You’ll Make An Impact: Coordinate Seamless Deals: Oversee the Montreal and Québec transaction pipeline, maintaining data integrity in Orbit and managing files from mandate through to post-closing and archiving. Master Transaction Closings : Serve as the operational backbone during closings by liaising with borrowers, lenders, legal counsel, notaries, and internal teams to ensure every requirement is met on time. Champion Regulatory Compliance : Manage AML/FINTRAC, KYC, broker licensing, and monthly AMF reporting in Québec, while collaborating with the national Trust & Safety team to standardize best practices. Streamline Operations & Workflows : Optimize execution workflows by formatting CIMs, creating presentations, conducting market research, and designing standardized templates for the team. Drive Marketing: Elevate our regional brand by managing LinkedIn content, client gifts, promotional assets, and planning end-to-end networking events and conferences. Manage Financial & Administrative Flow : Take full ownership of departmental expenses, travel arrangements, commissions, invoicing, and subscription management for operational platforms. Meeting management, communication management, and an increased focus on discretion and handling confidential information. All other related duties: Execute any other related tasks or special assignments aimed at supporting leadership and overall team efficiency. What We Value: Educational & Professional Foundation : Bachelor’s degree in Business Administration, Finance, Real Estate, Communications, or a related field (or equivalent professional experience) is an asset. Proven Track Record: 1–2 years of experience coordinating multiple commercial transactions, projects, or fast-paced operational workflows under tight deadlines. Industry Knowledge : Experience in commercial real estate, commercial lending, financial services, or legal administration (with familiarity in AML/FINTRAC and corporate documentation) is a strong plus. Bilingual Communication : Exceptional written and verbal communication skills in both English and French are essential for this role. Tech-Savvy & Detail-Oriented : Proficiency in MS Office (Excel, Word, PowerPoint); experience with Orbit, Salesforce, or CRM deal management platforms is an asset. Ownership Mindset: You don't just follow processes—you proactively identify process improvements, exercise sound judgment with confidential data, and thrive independently in a high-growth environment. On-Site Presence: Requires 4 days per week on-site presence at our Montreal office to foster close collaboration, active team engagement, and seamless operational execution. Supporting Your Life at CMLS: Health & Wellness: Comprehensive insurance (Drug, Vision, Dental) & Health and Wellness Spending Accounts. Mental Support: 24/7 unlimited access to telemedicine, EAP, and mental health services for you and your family. Time Off: 4 weeks paid vacation, 8 personal days, and all statutory holidays. Future Planning: RRSP Matching Program to help you build long-term wealth. Family Support: Robust Maternity and Parental Leave Top-Up programs. Professional Growth: Education reimbursement, mentoring, and continuous training. Equal Opportunity Employer CMLS is an equal-opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees. We welcomed applications from all qualified candidates, including Indigenous peoples (First Nations, Inuit, and Métis), persons with disabilities, women, and members of visible minorities and LGBTQ2+ communities. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. Ready to Join Us? We value your interest in CMLS. We review applications immediately and will continue until the position is filled. While we thank all applicants for their time, please note that we will only contact those selected for an interview. #cmlsposition