Coordonnateur(trice) bilingue des services de bureau et des installations (70314548)

Job description

À titre de coordonnateur(trice) bilingue – Bureau et installations , vous jouerez un rôle central dans la création d’une expérience exceptionnelle en milieu de travail à notre siège social d’Etobicoke, tout en offrant, lorsque cela est approprié, un soutien virtuel à notre bureau de Montréal. En tant que personne-ressource représentant le bureau et partenaire de confiance auprès des employés, des gestionnaires, des fournisseurs et des parties prenantes externes, vous veillerez quotidiennement au fonctionnement fluide, efficace et professionnel du milieu de travail. Ce poste combine l’expérience employé en milieu de travail, la coordination des installations, l’administration financière, la gestion des fournisseurs et le soutien aux activités de l’entreprise. Vous serez responsable des activités du bureau, réglerez les problèmes de manière proactive, gérerez les principales relations avec les fournisseurs, coordonnerez les activités liées aux installations, contribuerez à la gestion budgétaire et au traitement des factures, et repérerez des occasions d’améliorer les processus grâce à la technologie et à des solutions fondées sur l’intelligence artificielle. Pour réussir dans ce rôle, vous devrez posséder un excellent sens du service à la clientèle, des capacités organisationnelles exceptionnelles, une grande attention aux détails et une réelle fierté à maintenir un milieu de travail accueillant et performant. À titre de coordonnateur(trice) bilingue – Bureau et installations , vous aurez les responsabilités suivantes : Expérience en milieu de travail et activités du bureau. Prendre en charge et améliorer continuellement l’expérience en milieu de travail des employés et des visiteurs au siège social d’Etobicoke. Accueillir les employés, les visiteurs, les candidats et les fournisseurs, tout en agissant comme ambassadeur ou ambassadrice professionnel(le) de l’organisation. Agir comme principal point de contact pour les employés, les visiteurs et les fournisseurs en gérant la boîte courriel du bureau, en répondant aux appels entrants et en assurant un suivi rapide des demandes liées au milieu de travail. Coordonner les activités du bureau, notamment la gestion des salles de réunion, les services de traiteur, le courrier, les fournitures, les commodités et les espaces communs. Planifier et soutenir les activités de mobilisation des employés, les initiatives de mieux-être, les célébrations et les événements organisés au bureau. Superviser les programmes de services en milieu de travail, notamment les commodités et les collations offertes au bureau, afin de garantir une expérience de grande qualité aux employés. Gestion des installations et des fournisseurs Agir comme principale personne-ressource auprès du propriétaire de l’immeuble, de l’équipe de gestion immobilière et des fournisseurs de services en milieu de travail. Coordonner les demandes d’entretien, les réparations, les améliorations apportées aux bureaux et les activités d’entretien préventif. Veiller à l’obtention et à la gestion efficace des autorisations du propriétaire, des exigences de l’immeuble et des activités de conformité en milieu de travail, et communiquer adéquatement l’information aux employés. Gérer les relations avec les entrepreneurs responsables des installations, les fournisseurs de bureau, les services de messagerie, les partenaires bancaires, les fournisseurs de services de déchiquetage confidentiel et d’entreposage hors site, ainsi qu’avec les autres prestataires de services en milieu de travail. Soutenir la logistique du milieu de travail, notamment l’accès aux bureaux, la coordination de la sécurité, les déménagements internes et la gestion des espaces. Offrir à distance, lorsque possible, un soutien à la coordination des installations du bureau de Montréal. Gérer le fournisseur de services d’entreposage hors site de l’entreprise et tenir des registres d’inventaire précis. Administration financière et coordination budgétaire Traiter les factures liées aux bureaux et aux installations, coordonner leur approbation, suivre l’état des paiements et répondre aux demandes courantes des fournisseurs. Soutenir l’administration du budget des installations en assurant le suivi des dépenses, les rapprochements, la production de rapports et la gestion des factures. Coordonner les activités bancaires, les dépôts et la documentation connexe. Tenir à jour des dossiers précis concernant les installations, les fournisseurs, les stocks, les actifs et les activités administratives. Technologie et amélioration continue Repérer les possibilités de simplifier les processus administratifs et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Utiliser des solutions technologiques et d’intelligence artificielle, notamment Microsoft Copilot et d’autres outils de productivité, afin d’automatiser certaines tâches et d’optimiser les processus de travail. Soutenir les initiatives d’amélioration continue visant à bonifier l’expérience des employés et l’efficacité administrative. Soutien administratif et à la direction Fournir, au besoin, un soutien administratif et opérationnel aux équipes du siège social. Assurer un soutien de relève aux fonctions d’adjoint(e) de direction, notamment pour la coordination des déplacements, la logistique des réunions, la gestion des horaires et des dépenses ainsi que le soutien général à la direction pendant les absences ou les périodes de pointe. Fournir un soutien de base et résoudre les problèmes courants liés à la technologie des salles de réunion et à l’équipement de bureau. Santé, sécurité et conformité en milieu de travail Participer aux initiatives de santé et de sécurité au travail et contribuer à une culture d’excellence opérationnelle et d’amélioration continue. Promouvoir un milieu de travail sécuritaire, conforme et bien entretenu pour les employés et les visiteurs. Soutenir l’engagement de l’organisation envers une culture de sécurité visant l’objectif « zéro incident ». Profil recherché Bilinguisme français-anglais, avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues. De trois à cinq ans d’expérience en administration de bureau, en gestion des activités en milieu de travail, en coordination des installations, en gestion de bureau ou dans un rôle similaire de soutien aux activités de l’entreprise. Expérience en gestion de fournisseurs, de services liés aux installations, de factures, de budgets, d’inventaires et d’activités de bureau. Solides compétences en service à la clientèle, en organisation et en gestion du temps. Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités et à travailler de manière autonome. Expérience en coordination avec des propriétaires d’immeubles, des entrepreneurs et des fournisseurs de services externes. Maîtrise de Microsoft Office 365; la connaissance de SAP ou d’un système ERP similaire, ainsi que de Concur, constitue un atout. Expérience dans l’utilisation d’outils de productivité reposant sur l’intelligence artificielle, tels que Microsoft Copilot ou ChatGPT. Excellentes compétences en communication orale et écrite, ainsi qu’un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de respect de la confidentialité. Formation et certifications souhaitées Une formation postsecondaire en administration des affaires, en administration de bureau, en gestion des installations ou dans un domaine connexe constitue un atout. Toute certification en gestion des installations, en administration de bureau, en gestion de projet ou dans un domaine connexe est considérée comme un atout. Ce qui distingue Sodexo Travailler chez Sodexo, c’est bien plus qu’un emploi : c’est l’occasion de contribuer à quelque chose de plus grand, car nous croyons que nos actions quotidiennes ont un réel impact. Vous avez votre place au sein d’une entreprise qui vous permet d’agir avec détermination et de vous épanouir à votre façon. De plus, nous offrons : Un environnement de travail flexible Une rémunération concurrentielle et d’excellents avantages sociaux Des programmes de formation et de perfectionnement D’innombrables possibilités d’avancement Un engagement envers la responsabilité d’entreprise et le développement durable Un employeur primé pour son engagement en matière de développement durable, de diversité et d’inclusion, de responsabilité sociale d’entreprise, et bien plus encore. Consultez les plus récentes distinctions de Sodexo Ici . Et bien plus encore! Sodexo s’engage à promouvoir l’équité en matière d’emploi et la diversité. Nous n’exerçons aucune discrimination à l’égard d’un employé ou d’une personne candidate en raison de son origine nationale, de sa race, de sa religion, de son origine ethnique, de son âge, de son handicap, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité sexuelle ou de genre, de son statut d’ancien combattant ou de toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, provinciales ou locales. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux personnes candidates participant à toutes les étapes du processus de sélection. Sodexo s’engage à offrir un environnement de travail sain et sécuritaire à ses membres d’équipe, consommateurs, clients, entrepreneurs, partenaires commerciaux, visiteurs ainsi qu’aux membres du public avec lesquels l’entreprise interagit régulièrement. Toutes les personnes nouvellement embauchées dans les hôpitaux, les établissements de soins de longue durée et les résidences pour personnes âgées doivent être entièrement vaccinées contre la COVID-19. Selon le lieu et la nature de l’emploi, cette exigence peut également s’appliquer à d’autres personnes nouvellement embauchées. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à Sodexo. Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées. Vous souhaitez en savoir plus? Découvrez pourquoi Sodexo, c’est bien plus qu’un emploi : suivez-nous sur les réseaux sociaux! Instagram: @SodexoCanada LinkedIn: Sodexo Canada Careers Facebook: Sodexo Canada Faites progresser votre carrière au sein d’une entreprise qui partage votre passion! Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) bilingue – Bureau et installations , hautement organisé(e), proactif(ve) et axé(e) sur le service, qui prendra en charge l’expérience quotidienne en milieu de travail à notre siège social d’ Etobicoke , tout en offrant, au besoin, un soutien virtuel à notre bureau de Montréal. Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel, nécessitant une présence au bureau cinq (5) jours par semaine . Salaire: 65 000$ - 75 000$ Chez Sodexo, nous croyons que chaque rôle contribue à améliorer le quotidien des personnes que nous servons. Nos équipes favorisent l’innovation, l’efficacité et l’excellence dans tous les secteurs de notre entreprise, qu’il s’agisse de la planification stratégique, des opérations ou des fonctions de soutien axées sur les personnes. Ensemble, nous créons les bases qui permettent à nos équipes de première ligne d’offrir un service exceptionnel et une valeur ajoutée à nos clients, à nos consommateurs et aux communautés que nous servons. Notre raison d’être est d’améliorer le quotidien de chacun afin de bâtir une vie meilleure pour tous. En tant que chef de file mondial des services visant à améliorer la qualité de vie, nous exerçons nos activités dans 55 pays et servons chaque jour plus de 100 millions de consommateurs grâce à notre combinaison unique de services de restauration et de gestion des installations sur site, de services d’avantages sociaux et de récompenses, ainsi que de services personnels et à domicile.