Coordonnateur/trice de la gestion des installations

Job description

Description de l'entreprise L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales. L’Agence internationale de l’énergie (AIE) est une organisation intergouvernementale de 32 pays membres qui œuvre en faveur de la sécurité des approvisionnements énergétiques, de la croissance économique et de la durabilité environnementale en promouvant la coopération dans le domaine des politiques énergétiques. Elle fonctionne en tant qu’organe autonome au sein de l’OCDE. L’OCDE et l’AIE recherchent l’une et l’autre des occasions de collaborer avec un nombre croissant de pays non Membres qui jouent un rôle de plus en plus important dans l’économie mondiale. L’AIE entend favoriser la contribution du secteur de l’énergie au développement économique et à la durabilité environnementale. Le siège de l’AIE, installé à Paris, occupe environ 7 200 m² d’espaces de bureaux, dont quelques infrastructures de conférence. L’Unité des conférences, du bâtiment et de la sécurité (CBS) est chargée de la gestion de ces locaux et infrastructures de conférence, à Paris et à l’étranger, et veille sur la sécurité, la santé et la sûreté des personnes qui s’y trouvent. C’est à elle qu’il incombe de s’occuper de la relation contractuelle avec le bailleur et d’assurer une gestion opérationnelle efficace et efficiente des installations de l’AIE. Chaque année, l’Agence organise environ 400 rencontres, sous divers formats (en présence, hybride ou en ligne) et accueille quelque 8 000 délégués. CBS recherche un(e) coordinateur/trice de la gestion des installations, chargé(e) d’identifier, de sélectionner et de superviser les sous-traitants. La personne retenue assurera également la coordination d’une petite équipe d’assistants de projet responsable de la prestation de l’ensemble des services techniques et de support au sein de l’AIE (nettoyage, sûreté, maintenance technique, travaux, santé et sécurité, etc.). Elle fera en outre office de personne référente en apportant orientation et soutien en tant que de besoin. Le/La candidat(e) retenu(e) intégrera une équipe dynamique et réactive et entretiendra des relations de qualité avec des parties prenantes et des prestataires de haut niveau. Le poste s’inscrit dans un environnement de travail dynamique et exigeant, pouvant nécessiter une disponibilité en dehors des heures normales de bureau. Le/La candidat(e) retenu(e) travaillera sous la supervision directe du Chef de CBS, en étroite collaboration avec le reste de l’unité et d’autres équipes de l’AIE. Description du poste Responsabilités principales Gestion des installations et des projets Contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie ainsi que des procédures d’externalisation de la gestion des installations, tant pour les services techniques que de support. Coordonner une petite équipe de deux assistant(e)s de projet et faire office de personne référente en leur apportant conseil et soutien en tant que de besoin. Préparer et suivre un plan pluriannuel de maintenance et de remplacement des actifs, en veillant à la bonne maintenance des installations techniques et des espaces de travail, conformément aux réglementations en vigueur (techniques, code du travail, prévention des incendies, santé et sécurité, etc.). Assurer la gestion des projets sur les sites occupés, de leur définition jusqu’à leur livraison, en s’appuyant sur des outils et des bonnes pratiques de gestion de projet, sans compromettre la continuité des services et en assurant un accompagnement ainsi qu’une communication claire auprès des clients. Veiller à la mise à jour régulière du registre des travaux réalisés, des bases de données techniques « telles que construites », ainsi que des inventaires physiques. Superviser l’ensemble des prestataires de services techniques et de support. Faire régulièrement des points sur l’état d’avancement des projets, communiquer avec les équipes internes, les clients et les prestataires externes et rédiger des exposés à l’intention des parties prenantes et/ou de l’équipe de direction, le cas échéant. Superviser les systèmes informatiques dédiés à la gestion des installations (tels que BMS, GMAO, systèmes de réservation des bureaux, service d’assistance, etc.) et assurer le suivi de la satisfaction des clients. Gestion des contrats et achats Participer aux processus d’achat relatifs aux installations, tant pour les services techniques que de support, en étroite collaboration avec le Groupe central des achats de l’OCDE. Établir les cahiers des charges et les spécifications techniques, réaliser des analyses d’appels d’offres, participer aux négociations contractuelles et aux demandes d’achat en tant que de besoin. Coordonner, planifier et superviser les prestataires, en assurant le contrôle de la qualité des prestations et en mettant en œuvre des outils de gestion de la performance afin de suivre et de garantir le respect des niveaux de service convenus. Superviser les contrats-cadres, établir les bons de commande et les ordres de services, produire les rapports d’inspection de chantier, approuver les agréments et accréditations des prestataires et valider les factures des fournisseurs. Assurer la réception et l’acceptation formelle des biens et services, superviser les garanties contractuelles et les rapports associés, gérer la levée des réserves mineures et veiller à la consignation exhaustive des travaux réalisés afin de garantir une maintenance efficace. Fournir des statistiques et contribuer au suivi et à la mise à jour des indicateurs clés de performance (KPI) opérationnels des prestataires intervenant sur les bâtiments. Prévention des incendies, santé et sécurité Veiller au respect, par l’ensemble des sous-traitants, des exigences en matière de prévention des incendies, de sûreté et de santé et sécurité au travail. Planifier et organiser la préparation ainsi que la réalisation des exercices d’évacuation incendie, en assurant le rôle de l’un des agents de sécurité incendie de l’Agence. Planifier et organiser le programme de formation du personnel de l’AIE en matière de sécurité incendie, de santé et de sécurité au travail. Examiner et mettre à jour régulièrement le plan de sécurité. Participer aux examens du Plan de gestion des crises et jouer un rôle actif dans la gestion des crises. Autres tâches : Examiner et mettre à jour régulièrement le contenu du site Sharepoint de CBS. Participer au processus de facturation des événements et s’assurer que les factures sont émises et réglées dans les délais. Prêter son concours à d’autres activités de l’Unité et assurer, le cas échéant, le remplacement des collègues en leur absence. Qualifications Profil idéal Formation Études supérieures, sanctionnées de préférence par un diplôme universitaire dans le domaine de la gestion des bâtiments ou des installations, de l’ingénierie, de l’architecture ou dans un autre domaine pertinent. Expérience professionnelle Au moins cinq ans d’expérience attestée dans des activités liées aux installations ou aux bâtiments, incluant le pilotage de projets, la gestion d’équipes opérationnelles et la supervision de sous-traitants (nettoyage, sûreté, maintenance technique, travaux, santé et sécurité, etc.). Expérience avérée dans le domaine des achats (appels d’offres publics ou privés, élaboration des cahiers des charges techniques, etc.), ainsi qu’en gestion de contrats de construction et de maintenance, avec une bonne maîtrise des exigences en matière d’optimisation des dépenses et de redevabilité. Bonne connaissance des codes et de la réglementation applicables aux bâtiments en France, ainsi que de la réglementation en matière de santé et de sécurité. Une bonne connaissance de la réglementation française relative à l’amiante serait un atout. Une expérience professionnelle acquise dans un environnement multiculturel et diplomatique constituerait un avantage. Outils Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (par exemple Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement la gamme standard de logiciels utilisés dans l'organisation. Une bonne connaissance du logiciel AutoCAD serait un atout. Informations supplémentaires Compétences clés Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 2) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 2) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 2). Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE. Langues Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, ou disposition à l’apprendre. Capacité de rédiger, de réviser et de relire des contrats en anglais et en français. Date de clôture Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant minuit le 16 juin 2026 (heure de Paris). Durée du contrat Engagement d’une durée déterminée 24 mois, avec possibilité de renouvellement. Ce qu’offre l’OCDE Le salaire mensuel de base initial de 6,008.38 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de l’OCDE. Veuillez noter qu’à partir du 1er juillet 2025, tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE . Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel. Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents. Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents, que ce soit à durée déterminée ou indéterminée. Processus de sélection Pour les candidats retenus, le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo, une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel. Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres *, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel. L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.