Coordonnateur(trice) marketing & événements / Marketing & Events Coordinator

Job description

À propos d’OPAL-RT Technologies Leader mondial dans la diversité des applications, nos outils sont utilisés dans une multitude de secteurs tels que l'automobile, l'aérospatiale, l’énergie, le transport, la fabrication industrielle, etc. Fondée au Québec et maintenant assurée par une présence mondiale, OPAL-RT a le vent dans les voiles! Nous sommes animés par une ambition commune : repousser les limites du possible grâce à l’innovation. Nous recherchons des personnes autonomes, curieuses et motivées, qui prennent en charge leurs responsabilités, comprennent l’impact de leurs décisions et bâtissent des relations solides avec les clients. Ici, la complexité fait partie du défi et ce sont la créativité, la communication, les connaissances techniques et les compétences en résolution de problèmes qui nous permettent de faire une différence. En rejoignant OPAL-RT, vous prendrez part à cette aventure collective en équipe où vous aurez un impact qui dépasse les frontières, tout en façonnant l’avenir de la simulation. Imaginez travailler pour une entreprise qui compte parmi ses clients Hydro-Québec, Caterpillar, ABB, EMBRAER, Ford, GE, Ford, GM, John Deere, RIVIAN, Texas Tech University, PNNL et Pratt & Whitney! OPAL-RT s’est donné comme ambitieux défi de démocratiser la simulation temps réel afin de la rendre accessible à chaque ingénieur et chercheur. À propos du poste Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) marketing & événements pour rejoindre notre équipe marketing en pleine croissance. Dans ce rôle, vous participerez à la planification, à la coordination et à l’exécution de nombreuses initiatives marketing, avec un accent particulier sur la gestion d’événements, la logistique, les campagnes de communication et le marketing digital. Vous serez amené(e) à gérer plusieurs projets simultanément et à collaborer étroitement avec différentes équipes internes, notamment les ventes, le marketing, les équipes techniques, les opérations et la logistique. Le poste couvre des événements et initiatives en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Une disponibilité pour voyager est donc requise. Une certaine flexibilité au niveau des horaires de travail est également nécessaire afin de s’adapter aux événements, aux déplacements et aux différents fuseaux horaires. Si vous êtes organisé(e), autonome, rigoureux(se), aimez travailler sur plusieurs projets à la fois et souhaitez évoluer dans un environnement international, technologique et dynamique, nous aimerions vous rencontrer. Vos responsabilités Coordination et gestion d’événements Prendre en charge la coordination des événements de la planification jusqu’au suivi post-événement, notamment : Participer à l’élaboration de la stratégie événementielle et assurer la planification des différentes étapes du projet; Gérer les budgets associés aux événements et assurer le suivi des dépenses; Coordonner les différents départements impliqués dans les projets : marketing, ventes, ingénierie, logistique, expédition, finance, etc.; Assurer la coordination avec les organisateurs d’événements, fournisseurs, partenaires et autres intervenants externes; Gérer les inscriptions, échéanciers, commandes, besoins techniques et logistiques; Coordonner les déplacements professionnels, notamment les transports et l’hébergement des équipes; Planifier et coordonner les besoins liés aux kiosques, équipements, matériel promotionnel et expéditions; Développer et coordonner les campagnes marketing associées aux événements : pages web, réseaux sociaux, campagnes courriel et communications internes; Assurer une communication claire et régulière avec les équipes internes avant, pendant et après les événements; Participer à la coordination sur place lorsque nécessaire; Effectuer le suivi post-événement : collecte des leads, bilans, résultats, dépenses et recommandations pour les prochaines éditions. Les événements peuvent inclure des salons professionnels (trade shows), conférences, workshops, événements clients, événements partenaires ainsi que des événements internes destinés aux employés. Coordination des événements virtuels et webinaires Planifier et coordonner les événements numériques tels que les webinaires, formations en ligne et autres initiatives virtuelles, notamment : Coordonner les différentes étapes de production avec les intervenants internes et externes; Créer et gérer les pages d’inscription; Assurer le suivi des inscriptions et des participants; Organiser et coordonner les répétitions techniques (dry runs); Soutenir les présentateurs dans la préparation et le déroulement des sessions; Coordonner les campagnes promotionnelles associées : pages web, réseaux sociaux et campagnes courriel; Assurer le suivi post-événement, notamment les communications aux participants, les statistiques et les résultats. Processus, outils et organisation Contribuer à l’amélioration continue des processus et outils de l’équipe marketing : Développer, documenter et maintenir les procédures liées aux événements et aux activités marketing; Structurer et maintenir l’organisation des documents et ressources sur SharePoint; Assurer la mise à jour des plateformes et outils internes utilisés par l’équipe; Identifier des opportunités permettant d’améliorer l’efficacité, la collaboration et l’organisation des projets; Participer à la standardisation des processus et des meilleures pratiques événementielles. Support aux activités marketing Soutenir l’équipe dans différentes initiatives marketing et opérationnelles : Participer à la création, à la coordination et à la programmation de contenu pour les réseaux sociaux; Soutenir la mise en œuvre de campagnes marketing et de communication; Gérer et maintenir l’inventaire du matériel marketing et promotionnel; Assurer la mise à jour des outils, documents et ressources marketing; Coordonner les demandes de cartes professionnelles et de matériel promotionnel; Soutenir l’équipe marketing dans différents projets et tâches administratives selon les besoins. Profil recherché Formation : Baccalauréat en marketing, communication, gestion d’événements ou domaine connexe. Expérience : 3 à 5 ans d’expérience en coordination d’événements, marketing ou rôle similaire. Langues : Bilingue (français et anglais) avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale. Disponibilité : Novembre 2026. Disponibilité pour effectuer des déplacements professionnels à l’international et pour travailler occasionnellement selon des horaires adaptés aux événements. Compétences et qualités Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités; Capacité à gérer plusieurs projets, événements et échéances simultanément; Grande attention aux détails et rigueur dans l’exécution; Autonomie et capacité à prendre en charge des projets de manière proactive; Excellentes compétences en communication et en coordination avec plusieurs parties prenantes; Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement; Esprit d’équipe et facilité à collaborer avec des équipes multidisciplinaires et internationales; Approche proactive, débrouillarde et orientée vers les solutions; Aisance avec les outils numériques, les plateformes marketing, les outils de gestion de projets et les environnements collaboratifs; Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et de Microsoft 365; Une expérience avec des outils CRM, des plateformes d’email marketing, de gestion événementielle ou de webinaires constitue un atout. Une carrière chez OPAL-RT vous conviendra si Vous rêvez d’une ambiance à la fois professionnelle, collaborative et conviviale; Vous avez besoin d’un horaire flexible et l’accès au télétravail afin de concilier votre vie privée à votre vie professionnelle; Vous souhaitez parfaire vos connaissances et votre savoir-faire en côtoyant des chercheurs, des innovateurs, des scientifiques qui ont tous un point en commun, la Passion; Vous faites le choix d’être un collaborateur important pour l’avancement technologie d’une multitude d’industries à travers le monde; Vous connaissez votre valeur et recherchez une rémunération globale concurrentielle; Vous souhaitez faire évoluer ta carrière dans une entreprise qui encourage la mobilité interne et vous ouvre la porte à de nouveaux défis. *L'utilisation du genre masculin inclut le féminin et est utilisé uniquement pour faciliter la lecture. *Créer un travail significatif signifie adopter différentes perspectives. Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et ne discriminons pas. Embrasser la différence est ce qui fait de OPAL-RT ce qu'elle est — nous ne voudrions pas qu'il en soit autrement. ---- About OPAL-RT Technologies A global leader across a wide range of applications, our tools are used in many industries, including automotive, aerospace, energy, transportation and industrial manufacturing. Founded in Quebec and now supported by a global presence, OPAL-RT continues to build strong momentum. We are driven by a shared ambition: to push the boundaries of what is possible through innovation. We are looking for autonomous, curious and motivated people who take ownership of their responsibilities, understand the impact of their decisions and build strong relationships with customers. Here, complexity is part of the challenge, and creativity, communication, technical knowledge and problem-solving skills are what allow us to make a difference. By joining OPAL-RT, you will become part of a collective team adventure where your impact reaches beyond borders while helping shape the future of simulation. Imagine working for a company whose customers include Hydro-Québec, Caterpillar, ABB, EMBRAER, Ford, GE, GM, John Deere, RIVIAN, Texas Tech University, PNNL and Pratt & Whitney! OPAL-RT has set itself the ambitious challenge of democratizing real-time simulation and making it accessible to every engineer and researcher. About the Position We are looking for a Marketing & Events Coordinator to join our growing marketing team. In this role, you will contribute to the planning, coordination and execution of a wide range of marketing initiatives, with a particular focus on event management, logistics, communication campaigns and digital marketing. You will manage several projects simultaneously and work closely with various internal teams, including Sales, Marketing, Technical Teams, Operations and Logistics. The role supports events and initiatives across North America, Europe and Asia. Availability for travel is therefore required. Some flexibility in working hours is also necessary to accommodate events, travel and different time zones. If you are organized, self-directed and detail-oriented, enjoy managing multiple projects at once, and want to grow in an international, technology-driven and dynamic environment, we would love to meet you. Your Responsibilities Event Coordination and Management Take ownership of event coordination, from planning through post-event follow-up, including: Contribute to the development of the event strategy and plan the various stages of each project; Manage event budgets and track expenses; Coordinate the departments involved in projects, including Marketing, Sales, Engineering, Logistics, Shipping and Finance; Liaise with event organizers, suppliers, partners and other external stakeholders; Manage registrations, timelines, orders, and technical and logistical requirements; Coordinate business travel, including transportation and accommodation for team members; Plan and coordinate booth requirements, equipment, promotional materials and shipments; Develop and coordinate event-related marketing campaigns, including web pages, social media, email campaigns and internal communications; Maintain clear and regular communication with internal teams before, during and after events; Provide on-site coordination when required; Conduct post-event follow-up, including lead collection, debriefs, results, expenses and recommendations for future editions. Events may include trade shows, conferences, workshops, customer events, partner events and internal employee events. Virtual Event and Webinar Coordination Plan and coordinate digital events such as webinars, online training sessions and other virtual initiatives, including: Coordinate the various production stages with internal and external stakeholders; Create and manage registration pages; Track registrations and participants; Organize and coordinate technical rehearsals (dry runs); Support presenters in preparing for and delivering sessions; Coordinate related promotional campaigns, including web pages, social media and email campaigns; Conduct post-event follow-up, including participant communications, statistics and results. Processes, Tools and Organization Contribute to the continuous improvement of the marketing team’s processes and tools: Develop, document and maintain procedures related to events and marketing activities; Structure and maintain the organization of documents and resources in SharePoint; Keep the internal platforms and tools used by the team up to date; Identify opportunities to improve efficiency, collaboration and project organization; Contribute to the standardization of event processes and best practices. Marketing Activity Support Support the team with various marketing and operational initiatives: Contribute to the creation, coordination and scheduling of social media content; Support the implementation of marketing and communication campaigns; Manage and maintain the inventory of marketing and promotional materials; Keep marketing tools, documents and resources up to date; Coordinate requests for business cards and promotional materials; Support the marketing team with various projects and administrative tasks as needed. Qualifications Education: Bachelor’s degree in marketing, communications, event management or a related field. Experience: Three to five years of experience in event coordination, marketing or a similar role. Languages: Bilingual in French and English, with excellent written and verbal communication skills. Availability: November 2026. Must be available for international business travel and occasional work outside regular hours to support events. Skills and Attributes Excellent organizational, planning and priority-management skills; Ability to manage multiple projects, events and deadlines simultaneously; Strong attention to detail and a rigorous approach to execution; Self-directed and able to take proactive ownership of projects; Excellent communication and coordination skills across multiple stakeholders; Ability to work effectively in a dynamic environment where priorities may shift quickly; Strong team player who collaborates easily with multidisciplinary and international teams; Proactive, resourceful and solution-oriented approach; Comfort with digital tools, marketing platforms, project management tools and collaborative environments; Strong command of Microsoft Office and Microsoft 365; Experience with CRM tools, email marketing platforms, event management platforms or webinar platforms is an asset. Why Join OPAL-RT? You are looking for a professional, collaborative and friendly work environment; You value flexible hours and access to remote work to help balance your personal and professional life; You want to expand your knowledge and expertise by working alongside researchers, innovators and scientists who all share one thing in common: passion; You want to be an important contributor to technological advancement across a wide range of industries around the world; You know your value and are looking for a competitive total compensation package; You want to grow your career within a company that encourages internal mobility and opens the door to new challenges. If you are passionate about marketing and events and want to grow in a dynamic technology environment, apply now! *The use of the masculine gender includes the feminine and is employed solely to facilitate reading. *Creating meaningful work means embracing different perspectives. We are an equal opportunity employer and do not discriminate. Embracing difference is what makes OPAL-RT what it is — we wouldn’t have it any other way.