Coordonnateur·trice, Services partagés

Job description

LG2 est à la recherche d’un·e coordonnateur·trice, Services partagés pour rejoindre son équipe de Montréal. Sous la supervision de la direction principale des opérations, ce talent assurera le soutien administratif et la coordination des activités de l'équipe des opérations. Cette personne prendra en charge les tâches récurrentes d'exécution, de suivi et de documentation. De plus, talent sera également appelé à soutenir l'équipe des finances dans la gestion des approbations des comptes de dépenses de l'agence: il veillera à ce que les dossiers soient complets et que les délais soient respectés. Grâce à sa rigueur, sa proactivité et sa déscrétion, cette personne contribuera à la qualité des données, à la fiabilité de la documentation interne et à l'avancement des chantiers d'optimisation de nos processus. Tu re reconnais? On aimerait te parler! Responsabilités Assurer le soutien administratif général de l'équipe des opérations: bons de commande, suivi des factures, demandes d'achat et autres demandes administratives. Coordonner les agendas: planifier certaines rencontres et formations, créer et maintenir les calendriers partagés, et mettre en place les rappels récurrents. Planifier la logistique des formations internes et du volet opérationnel de l'intégration des nouveaux talents: réservations, invitations, présences, rappels et animation de certaines formations. Effectuer les suivis et les relances sur les chantiers en cours menés par l’équipe des opérations, et tenir à jour les tableaux de suivi. Prendre en charge certaines étapes de projets d'optimisation des processus, de la collecte d'information jusqu'au suivi après le déploiement. Effectuer la saisie, la mise à jour et le ménage des données dans nos systèmes (WorkBook, Jira, Google Workspace, Slack), selon les règles établies. Tenir à jour la documentation interne (Confluence, bibliothèque LG2, guides et FAQ) ainsi que les registres requis (outils, accès, droits et validations). Soutenir l'équipe des finances dans la gestion des approbations des comptes de dépenses : t'assurer que les dossiers sont complets, relancer les talents et les approbateurs·trices, et suivre les procédures d’escalades au besoin. Agir comme premier point de contact pour les demandes administratives simples et les acheminer vers la bonne ressource. Préparer les communications internes opérationnelles et soutenir l'équipe lors des vacances et des absences. Profil idéal Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente Possède 1 à 3 ans d’expérience en soutien administratif ou en coordination. Maîtrise de la suite Google (Sheets, Docs, Agenda), aisance avec les systèmes de gestion et curiosité pour les outils numériques, y compris l’utilisation responsable de l’IA. Rigueur, sens du détail et discrétion: souci de l’exactitude des données, constance dans l’exécution et respect strict de la confidentialité des données opérationnelles, financières et liées aux talents. Proactivité: anticiper les besoins, assurer les suivis au bon moment et proposer des améliorations. Organisation, efficacité et autonomie: prioriser des demandes variées provenant de plusieurs personnes et gérer plusieurs suivis de front avec un minimum de supervision. Bienveillance, sens du service et esprit d’équipe: adopter une approche humaine, patiente et respectueuse avec les talents, y compris lors des relances, et communiquer de façon claire et soignée, à l’écrit comme à l’oral. Jugement: distinguer ce qui relève de son mandat de ce qui doit être transmis à la bonne personne pour décision ou intervention. Notions de base en comptabilité (pièces justificatives, taxes, bons de commande), un atout. Connaissance d’un ERP, de Jira ou de Confluence, un atout.