Emergency Supply Chain Coordinator

Job description

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future. BACKGROUND The Ministry of Public Health, Hygiene and Social Welfare of the Democratic Republic of the Congo (DRC) declared the country’s 17th Ebola outbreak on 15 May 2026, following the laboratory confirmation of Bundibugyo virus disease (BVD) in Ituri Province, Eastern DRC. Concurrently, Uganda also confirmed imported cases linked to the outbreak in DRC. On 17 May 2026, the World Health Organization (WHO) declared the outbreak a Public Health Emergency of International Concern (PHEIC). Unlike the Zaire strain involved in previous outbreaks in eastern DRC, the current outbreak is caused by the Bundibugyo strain of Ebola virus, for which there is currently no licensed vaccine or specific treatment. The outbreak is unfolding in a highly complex humanitarian and security context marked by chronic insecurity, armed group activity, repeated population displacement, and high levels of cross-border movement between DRC and neighboring countries, particularly Uganda and South Sudan. The provinces of Ituri, North Kivu, and South Kivu continue to face severe humanitarian needs, with large populations of internally displaced persons (IDPs), weakened health systems, and limited access to healthcare in several affected areas. Mining activities, informal trade routes, and population mobility further increase the risk of transmission. As of August 2026, the outbreak has expanded rapidly across multiple health zones in Ituri, North Kivu, and South Kivu provinces. According to WHO and DRC authorities, more than 4,500 cases have been reported, and over 2,100 deaths confirmed. Several healthcare workers have also died following exposure during patient care, highlighting major IPC challenges. Contact tracing and surveillance efforts remain constrained by insecurity, population movements, and community resistance in some locations. The IRC has a dedicated Ebola response team in place, with a focus on maintaining safe continuity of essential health services and strengthening preparedness and infection prevention and control capacities in health facilities. IRC interventions include reinforcing IPC measures, establishing screening and isolation capacities, improving water supply and healthcare waste management systems, supporting safe referral pathways, ensuring continued access to lifesaving health services for women and children, and strengthening community engagement and risk communication activities. The IRC is also supporting frontline healthcare workers through training, supervision, and provision of essential supplies in affected and high-risk areas across eastern DRC. JOB OVERVIEW The Supply Chain Coordinator is a key position for the success and delivery of quality programs. IRC defines Supply Chain (SC) as those systems and support function as necessary to implement programs effectively, inclusive of procurement, logistics, inventory management, property and asset management as well as vehicle and fleet management. The Supply Chain Coordinator is accountable for the design, planning, execution and monitoring of supply chain activities, delivery of an effective supply chain function within the Ebola response in compliance with IRC, donor regulations and in line with program objectives. He/her is also responsible for continuous improvement of performance quality throughout the SC team and ensuring stakeholders’ satisfaction by exercising service-oriented practices. The role is a member of the Ebola Response Senior Management Team. The position is based in Bunia and travel to different locations may be required depending on program activities and operational expansion. KEY RESPONSIBILITIES 1. Supply Chain Planning The Supply Chain Coordinator is responsible for supply chain activities planning, developing supply chain plans to support program implementation and close coordination with internal and external stakeholders. Supply chain planning includes: procurement plans, warehousing plans, transport plans, staffing plans, distribution plans and training plans. Ensure procurement plans are developed for all active grants in collaboration with program Coordinators/Managers. Ensure that program teams develop distribution plans for supplies and assets to eliminate inventory remaining in the warehouses after grants closure. Coordinate with supply chain field staff ensuring that there is sufficient space in the warehouses before sending program supplies to field sites. Ensure supply chain staff training and capacity building plans are developed as the Performance management Evaluation and incorporated into the budgets. Ensure that supply chain department is well staffed, roles and responsibilities are clear and detailed in up-to-date job descriptions. Provide oversight for quantification for medical commodities Support the Senior Operations Coordinator and DDP in setting up as per programmatic needs. 2. Procurement Management The Supply Chain Coordinator owns, manages and drives IRC in-country procurement strategies, policies and procedures. He/she ensures all Ebola response procurement needs are met on time and in accordance with IRC Global Supply Chain (GSC) standards. Ensure compliance to IRC and donor policies in the procurement of program supplies and assets. Ensure review and execution of procurement contracts in timely fashion. Ensure Implementation of GSC SOPs in all DRC Ebola response offices. Ensure supply chain monthly and quarterly reports are accurate and submitted on time. Organize procurement trainings sessions for procurement / tender committees in the field offices and non-supply chain staff if deemed necessary. Review procurement documents before payments. Ensure all suppliers/service providers Information, history and performance are filed and kept confidentially in all offices. Ensure supply chain officers conduct Market Survey and analysis quarterly and share with program team and Field Coordinators/ Managers. Identify fraud and corruption red flags and address in timely manner. Establish reasonable and appropriate lead times for procurement of program supplies and delivery of goods to the program sites. Work with Field Office Supply Chain staff and Field Coordinators/ Managers to ensure effectiveness, response-wide uniformity of supply chain structure and implementation of the IRC’s standard operating policies and procedures. Ensure medical commodity procurement practices meet IRC standards in quality assurance. 3. Inventory Management The Supply Chain Coordinator is responsible for managing and controlling all inventory and warehouses operation in the Ebola response and ensuring excellent record keeping, implementation of inventory standard operating procedures and controls as provided by GSC. Ensure implementation of IRC inventory policies in all IRC Ebola response offices. Produce grants ending and year ending inventory reports in a timely manner. Visit response offices frequently and check warehouses/stores records and safety as per IRC standard Supply Chain Assessment Tool (SCAT). Ensure a spot check is done on a regular basis by different departments. Conduct spot checks and surprise inventory counts as per IRC SOPs. Ensure IRC meets GDP standards in medical inventory management 4. Assets Management The Supply Chain Coordinator is responsible for the procurement, maintenance, safe keeping and records for all IRC Ebola response assets and equipment. He/she is responsible for all aspects of the supply chain, logistics, inventory and warehouse and asset management in accordance with IRC and donor rules and regulations. Ensure Implementation of IRC Asset policies in all IRC Ebola response offices. Ensure assets are maintained timely and are safe to use, all maintenance documented. Ensure assets are tracked properly, tagged on delivery with the asset tracking sheet continuously updated as assets are issued to staff or deployed to facilities. Plan for asset replacement as service life is coming to an end, ensuring sufficient funds are budgeted for replacement. Manage disposal process for assets, including ensuring donor approvals are in place prior to disposal. Ensure spot-checks are completed systematically, documented and reported for all IRC assets, inventory and equipment at least once a year. 5. Fleet Management The Supply Chain Coordinator is responsible for overseeing and coordinating all IRC Ebola response fleet and transportation activities, ensuring that vehicle requirements are met, that all IRC fleet operations are conducted in adherence to IRC vehicles policies and procedures including vehicles procurement, vehicles movement, maintenance and reporting accuracy. Ensure all IRC vehicles are in good condition and well maintained. Ensure all IRC-owned vehicles are reported and insured by IRC. Ensure local fleet management policy is in place, implemented and followed by all in all IRC Ebola response offices. Review regularly fuel consumption and vehicle utilization management. Based on analysis, plan for increase/decrease of number of vehicles if necessary. Review vehicle monthly reports and provide necessary support to the supply chain staff. 6. Compliance and Ethics The Supply Chain Coordinator is responsible for identifying and analyzing compliance risk in supply chain processes, implementing strong procurement controls, identifying procurement red flags, implementing internal and external audit corrective action plans and ensuring all supply chain activities are conducted in an ethical manner. 7. Learning and Development: The Supply Chain Coordinator is responsible and accountable for overseeing all supply chain learning and development initiatives in the Ebola response and assessing training needs, developing training plans for supply chain staff and other target audience (programs, finance etc.) as necessary. The Supply Chain Coordinator will ensure staff are given the right set of trainings as part of IRC capacity building, development and growth. He/She will ensure that all sub sectors under the management of supply chain have set goals and objectives as per IRC global policies for their respective staffs. 8. Supply Chain Team Management Ensure new SC members receive well-structured orientation and onboarding. Implement personnel policies including regular one-on-one’s, ongoing coaching, performance evaluation, staff development & career pathways, and disciplinary measures. Ensure regular & reliable team meetings and maintain open and professional relations with team members, promoting a strong team spirit and providing oversight and guidance to enable and empower staff to successfully perform in their positions. Ensure duty of care activities are regularly conducted within the team to promote staff well-being and keep morale high. Supply Chain Coordinator Competencies matrix: The Supply Chain Coordinator competency matrix is the main supportive document to this job description that details all required skills, tasks and accountability levels. The Supply Chain Coordinator must ensure that all tasks are performed according to the standards. The Supply Chain Coordinator is accountable for the competency’s matrix implementation. Key Working Relationships: Position Reports to : Team Lead - Ebola Response and the Director of Emergency and Health Supply Chain Position directly supervises : operation staff deployed, affected or recruited to the Ebola response Other Internal and/or external contacts: Internal : Regular relationships with HQ, Emergency Unit, regional teams and DRC country program supply chain team. External: May Serve as IRC Supply Chain representative in outside Ebola response meetings, other non-governmental organizations, inter-agency groups and foundations, Logistics cluster. Requirements: Bachelor’s degree in supply chain/logistics, 5 years or more of progressive Supply Chain professional experience or equivalent education and experience. Demonstrated success as a Supply Chain leader across all disciplines including planning, procurement and logistics. Demonstrable knowledge and experience in emergency response. Broad knowledge and experience in Supply Chain strategies, market analysis techniques, procurement and contracting, vehicle and fleet management, inventory, property and asset management. Strong collaborator and influencer with effective interpersonal and analytical skills who is able to work seamlessly across countries, cultures, and organizational units. Able to work effectively in a highly matrixed structure. Strong financial management and budgeting skills. Excellent training and coaching ability. Fluency in French required, proficiency in English Resilient, organized, hard-working, with positive attitude Requirement: Experience with Supply Chain ERP in Procurement and Inventory management (preferred). Work Environment There is an active Ebola outbreak coupled with ongoing insecurity. Staff must comply with all IRC safety and security policies and procedures. BACKGROUND Le ministère de la Santé publique, de l’Hygiène et des Affaires sociales de la République démocratique du Congo (RDC) a déclaré, le 15 mai 2026, la 17e épidémie d’Ebola dans le pays, à la suite de la confirmation en laboratoire de la maladie à virus de Bundibugyo (BVD) dans la province d’Ituri, à l’est de la RDC. Parallèlement, l’Ouganda a également confirmé des cas importés liés à l’épidémie en RDC. Le 17 mai 2026, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré que cette épidémie constituait une urgence de santé publique de portée internationale. Contrairement à la souche « Zaïre » impliquée dans les épidémies précédentes dans l’est de la RDC, l’épidémie actuelle est causée par la souche « Bundibugyo » du virus Ebola, pour laquelle il n’existe actuellement aucun vaccin homologué ni traitement spécifique. L'épidémie se déroule dans un contexte humanitaire et sécuritaire extrêmement complexe, marqué par une insécurité chronique, l'activité de groupes armés, des déplacements répétés de populations et d'importants flux transfrontaliers entre la RDC et les pays voisins, en particulier l'Ouganda et le Soudan du Sud. Les provinces de l'Ituri, du Nord-Kivu et du Sud-Kivu continuent de faire face à de graves besoins humanitaires, avec d'importantes populations de personnes déplacées à l'intérieur du pays (PDI), des systèmes de santé affaiblis et un accès limité aux soins de santé dans plusieurs zones touchées. Les activités minières, les routes commerciales informelles et la mobilité de la population accentuent encore davantage le risque de transmission. En août 2026, l’épidémie s’ est rapidement propagée dans plusieurs zones sanitaires des provinces de l’Ituri, du Nord-Kivu et du Sud-Kivu. Selon l’OMS et les autorités de la RDC, plus de 5.000 cas ont été signalés et plus de 2 400 décès confirmés. Plusieurs professionnels de santé sont également décédés après avoir été exposés au virus lors des soins prodigués aux patients, ce qui met en évidence d’importants défis en matière de prévention et de contrôle des infections. Les efforts de recherche des contacts et de surveillance restent entravés par l'insécurité, les déplacements de population et la résistance des communautés dans certaines localités. L’IRC a mis en place une équipe dédiée à la lutte contre Ebola, dont la mission est d’assurer la continuité en toute sécurité des services de santé essentiels et de renforcer les capacités de préparation ainsi que de prévention et de contrôle des infections dans les établissements de santé. Les interventions de l’IRC comprennent le renforcement des mesures de prévention et de contrôle des infections, la mise en place de capacités de dépistage et d’isolement, l’amélioration des systèmes d’approvisionnement en eau et de gestion des déchets médicaux, le soutien à des filières d’orientation sécurisées, la garantie d’un accès continu aux services de santé vitaux pour les femmes et les enfants, ainsi que le renforcement de l’engagement communautaire et des activités de communication sur les risques. L’IRC apporte également son soutien aux professionnels de santé de première ligne par le biais de formations, d’un accompagnement et de la fourniture de matériel essentiel dans les zones touchées et à haut risque de l’est de la RDC. JOB OVERVIEW Le poste de coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est essentiel à la réussite et à la mise en œuvre de programmes de qualité. L’IRC définit la chaîne d’approvisionnement (CA) comme l’ensemble des systèmes et des fonctions de soutien nécessaires à la mise en œuvre efficace des programmes, notamment les achats, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des biens et des actifs, ainsi que la gestion des véhicules et du parc automobile. Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de la conception, de la planification, de l’exécution et du suivi des activités de la chaîne d’approvisionnement, ainsi que de la mise en œuvre d’une fonction de chaîne d’approvisionnement efficace dans le cadre de la réponse à Ebola, dans le respect des réglementations de l’IRC et des bailleurs de fonds, et conformément aux objectifs du programme. Il est également responsable de l’amélioration continue de la qualité des performances au sein de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement et doit veiller à la satisfaction des parties prenantes en mettant en œuvre des pratiques axées sur le service. Le titulaire de ce poste fait partie de l’équipe de direction de la réponse à Ebola. Le poste est basé à Bunia et peut nécessiter des déplacements vers différents sites en fonction des activités du programme et de l’expansion opérationnelle. RESPONSIBILITES CLÉES 1. Supply Chain Planning Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de la planification des activités liées à la chaîne d’approvisionnement, de l’élaboration de plans visant à soutenir la mise en œuvre des programmes et d’une coordination étroite avec les parties prenantes internes et externes. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend : les plans d’approvisionnement, les plans d’entreposage, les plans de transport, les plans de dotation en personnel, les plans de distribution et les plans de formation. Veiller à ce que des plans d’approvisionnement soient élaborés pour toutes les subventions en cours, en collaboration avec les coordinateurs/responsables de programme. Veiller à ce que les équipes de programme élaborent des plans de distribution des fournitures et des biens afin d’éliminer les stocks restants dans les entrepôts après la clôture des subventions. Assurer la coordination avec le personnel de terrain chargé de la chaîne d’approvisionnement afin de s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace dans les entrepôts avant d’envoyer les fournitures du programme vers les sites au terrain. Veiller à ce que des plans de formation et de renforcement des capacités du personnel chargé de la chaîne d’approvisionnement soient élaborés dans le cadre de l’évaluation de la gestion des performances et intégrés dans les budgets. Veiller à ce que le service chargé de la chaîne d’approvisionnement dispose d’effectifs suffisants et que les rôles et responsabilités soient clairement définis et détaillés dans des descriptions de poste à jour. Assurer la supervision de la quantification des produits médicaux. Assister le coordinateur principal des opérations et le DDP dans la mise en place des structures nécessaires en fonction des besoins du programme. 2. Procurement Management Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est responsable de la gestion et de la mise en œuvre des stratégies, politiques et procédures d’approvisionnement de l’IRC au niveau national. Il/elle veille à ce que tous les besoins en matière d’approvisionnement liés à la lutte contre Ebola soient satisfaits dans les délais et conformément aux normes de la chaîne d’approvisionnement mondiale (GSC) de l’IRC. Veiller au respect des politiques de l’IRC et des bailleurs de fonds en matière d’approvisionnement des fournitures et des biens destinés aux programmes. Veiller à ce que les contrats d’approvisionnement soient examinés et exécutés en temps voulu. Veiller à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) de la GSC dans tous les bureaux de lutte contre Ebola en RDC. Veiller à ce que les rapports mensuels et trimestriels relatifs à la chaîne d’approvisionnement soient exacts et remis dans les délais. Organiser des sessions de formation en matière d’approvisionnement à l’intention des comités d’achat/d’appel d’offres dans les bureaux de terrain et du personnel non affecté à la chaîne d’approvisionnement, si cela est jugé nécessaire. Examiner les documents d’approvisionnement avant tout paiement. Veiller à ce que les informations, l’historique et les performances de tous les fournisseurs et prestataires de services soient classés et conservés de manière confidentielle dans tous les bureaux. Veiller à ce que les responsables de la chaîne d’approvisionnement réalisent chaque trimestre des études et analyses de marché et en partagent les résultats avec l’équipe du programme et les coordinateurs/responsables de terrain. Identifier les signaux d’alerte en matière de fraude et de corruption et y remédier en temps opportun. Définir des délais raisonnables et appropriés pour l’approvisionnement en fournitures destinées aux programmes et la livraison des marchandises sur les sites des programmes. Collaborer avec le personnel chargé de la chaîne d’approvisionnement des bureaux de terrain et les coordinateurs/responsables de terrain afin de garantir l’efficacité, l’uniformité de la structure de la chaîne d’approvisionnement à l’échelle de l’intervention, ainsi que la mise en œuvre des politiques et procédures opérationnelles standard de l’IRC. Veiller à ce que les pratiques d'approvisionnement en produits médicaux soient conformes aux normes de l'IRC en matière d'assurance qualité. 3. Inventory Management Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de gérer et de contrôler l’ensemble des opérations liées aux stocks et aux entrepôts dans le cadre de la réponse à Ebola, ainsi que de veiller à la tenue rigoureuse des registres, à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard relatives aux stocks et aux contrôles définis par le Global Supply Chain. Veiller à la mise en œuvre des politiques de gestion des stocks de l’IRC dans tous les bureaux de l’IRC impliqués dans la réponse à Ebola. Établir en temps voulu les rapports d’inventaire de fin de subvention et de fin d’exercice annuel et de leur mise à jour dans le système Integra de l’IRC. Se rendre fréquemment dans les bureaux d’intervention et vérifier les registres ainsi que la sécurité des entrepôts/magasins conformément à l’outil standard d’évaluation de la performance de la chaîne d’approvisionnement (SCAT) de l’IRC. Veiller à ce que des contrôles ponctuels soient effectués régulièrement par différents services. Effectuer des contrôles ponctuels et des inventaires surprise conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) de l’IRC. Veiller à ce que l’IRC respecte les normes GDP en matière de gestion des stocks médicaux. 4. Assets Management Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de l’approvisionnement, de l’entretien, de la conservation en toute sécurité et de la tenue des registres relatifs à l’ensemble des biens et équipements utilisés par l’IRC dans le cadre de sa réponse à l’épidémie d’Ebola. Il est responsable de tous les aspects liés à la chaîne d’approvisionnement, à la logistique, à la gestion des stocks, à l’entreposage et à la gestion des biens, conformément aux règles et réglementations de l’IRC et des bailleurs de fonds. Veiller à la mise en œuvre des politiques de l’IRC relatives aux actifs dans tous les bureaux de l’IRC chargés de la lutte contre Ebola. Veiller à ce que les actifs soient entretenus en temps opportun et puissent être utilisés en toute sécurité, et à ce que tous les travaux d’entretien soient documentés. Veiller à ce que les actifs fassent l’objet d’un suivi adéquat, qu’ils soient étiquetés à la livraison et que la fiche de suivi des actifs soit mise à jour en continu à mesure que les actifs sont remis au personnel ou déployés dans les établis