Especialista en Operaciones y Adquisiciones

Job description

Bajo la supervisión del gerente financiero, tiene la responsabilidad principal de garantizar que las operaciones y las adquisiciones funcionen de manera eficiente y eficaz, y que estén alineadas para apoyar el logro de los resultados del proyecto y las expectativas del cliente. Se valoran las competencias en inglés, pero no es un requisito indispensable. OPERACIONES Y GESTION DE LOGÍSTICA - 50% • Apoyar en la planificación de eventos del proyecto, talleres, capacitaciones, seminarios y reuniones (dentro y fuera del sitio): coordinar la logística en el sitio y gestionar los viajes relacionados con el evento. • Mantener una relación profesional con hoteles locales y lugares de conferencias. Mantener una base de datos de hoteles y su información de contacto. • Apoyar en la coordinación de viajes dentro del país y reservas de hotel para empleados que viajan a países sin presencia de Oficina de Campo. • Gestionar las necesidades de catering del proyecto; coordinar con proveedores locales, apoyar en la preparación de reuniones y completar órdenes de compra. • Brindar orientación en el desarrollo del presupuesto del evento y el cálculo de gastos de viaje. ADQUISICIONES - 45% • Recibir requisiciones de compra y crear órdenes de compra bajo la supervisión del Gerente Financiero, hacer seguimiento al estado de las acciones de adquisición y proporcionar retroalimentación continua al personal del proyecto y de oficina sobre los próximos pasos. Continuar el seguimiento durante todo el proceso, hasta la entrega de los bienes en el destino final. • Bajo la supervisión del Gerente Financiero, preparar documentos como Solicitudes de Cotización (RFQs), completar los términos y condiciones, enviar RFQs a los proveedores, hacer seguimiento a la recepción de cotizaciones/propuestas, analizarlas, seleccionar proveedores, desarrollar órdenes de compra/contratos y asegurar la aprobación previa por escrito del donante cuando sea necesario antes de realizar una compra. • Bajo la supervisión del Gerente Financiero, desarrollar y emitir Solicitudes de Propuesta (RFPs) y mantener los contratos resultantes. • Asegurar que se obtengan verificaciones periódicas de autorización para todos los proveedores activos. • Procesar facturas (conciliarlas con órdenes de compra, notas de entrega y confirmaciones de recepción) para todas las compras. Enviar las facturas a la Oficina de Contabilidad para su pago. FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DE LOS SOCIOS - 5% Brindar asistencia técnica y capacitación según el plan de apoyo a las organizaciones socias del proyecto Utz’ Na'n Observatorio de Salud Reproductiva PIES de Occidente Vivamos Mejor en sistemas y procedimientos administrativos, incluyendo el proceso de formularios de necesidades de apoyo, gestión, y documentación de informes. QUALIFICATIONS EXPERIENCIA Al menos 3 años de experiencia en áreas contables, financieras, compras y/o administrativa Experiencia gestionando operaciones de programas de salud materno infantil (preferido) Experiencia de trabajo con organizaciones no gubernamentales (ONGs) en Guatemala, preferiblemente en los departamentos de Quetzaltenango, Totonicapán, San Marcos y Sololá EDUCACION Educación Mínima Requerida: Licenciatura en administración de empresas, contador público y auditor, u otra disciplina relevante, o experiencia equivalente relacionada a este cargo CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES: Regulaciones del gobierno estadounidense y procedimientos administrativos para la implementación de proyectos financiados por donantes (incluye regulaciones federales de adquisiciones) Inglés no indispensable Procesos administrativos y contables en Guatemala Comunicación intercultural y escucha activa Habilidades analíticas y organizativas Trabajo independiente y en equipo, con supervisión mínima y apego a procedimientos establecidos Gestión de prioridades, múltiples tareas y plazos ajustados; manejo eficiente del tiempo Conceptualización, facilitación, planificación y desarrollo de capacidades Comunicación interpersonal y negociación (incluye negociación con líderes de ONGs, organizaciones locales) Resolución de desafíos complejos, con soluciones prácticas Uso de sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales), y otras herramientas de adquisiciones/abastecimiento COMPETENCIAS Experto funcional: posee conocimientos sobre procesos y productos Persona influyente: se relaciona con las personas, establece relaciones y presenta argumentos con eficacia Orientado a resultados: cumple con los plazos, identifica acciones y alcanza los objetivos Innovador: piensa de forma creativa, anticipa los cambios y genera soluciones Adaptable: mantiene la calma bajo presión y maneja bien las críticas Cumplidor: sigue los procedimientos y anima a los demás a hacer lo mismo Competencias personales básicas: ética y valores, integridad y confianza, habilidades interpersonales Competencias básicas de MSH: adaptabilidad, comunicación, resolución de problemas, creatividad e innovación, calidad y puntualidad del trabajo, relaciones de equipo, utilización de recursos MSH is an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, status as a protected veteran, or any other protected category under applicable federal, state, and local laws. MSH complies with Section 503 of the Rehabilitation Act, Section 4212 of the Vietnam Era Readjustment Assistance Act, as amended, and all related applicable regulations. Know Your Rights - Workplace Discrimination is Illegal (English) Know Your Rights - Workplace Discrimination is Illegal (Spanish)