Event Manager

Job description

Ми — toogeza, українська рекрутингова компанія, яка допомагає технологічним компаніям по всьому світу знаходити таланти та будувати сильні команди. Саме люди визначають результат — і ми допомагаємо знаходити саме тих, хто здатен рухати бізнес вперед. Зараз ми допомагаємо шукати Event Manager, який/яка підхопить повний цикл організації подій AI HOUSE — від невеликих камерних мітапів до масштабних кемпів, акселераторів, конференцій та освітніх заходів. AI HOUSE https://aihouse.org.ua/ — некомерційна організація, яка розбудовує найбільше AI-ком’юніті в Україні задля розвитку галузі штучного інтелекту, технологічного сектору в цілому та народження нових продуктових AI-стартапів. Для цього вони обʼєднують AI-спеціалістів на наших ініціативах, таких як: школи з машинного навчання, воркшопи та мітапи з лекторами-практиками, акселераційні програми; а також створюють подкаст з лідерами індустрії та аналітичні дослідження під запити партнерів, які потребують глибшого розуміння стану ринку, його динаміки, запитів і потенціалу. Ця роль для проактивної, динамічної та організованої людини, яка вміє тримати під контролем багато процесів одночасно, швидко знаходити рішення та створювати події, що запам’ятовуються. Ви тісно взаємодіятимете з командою AI HOUSE, спікерами, партнерами, підрядниками й учасниками спільноти. ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ТА КООРДИНАЦІЯ ПОДІЙ - Координувати підготовку мітапів, конференцій, акселераційних програм, кемпів, освітніх програм та інших подій AI HOUSE. - Формувати план підготовки, таймлайни, чеклісти та контролювати виконання всіх домовленостей з підрядниками. - Підбирати й бронювати локації відповідно до формату, масштабу та технічних потреб події. - Організовувати технічне забезпечення, кейтеринг, логістику, навігацію та оформлення простору. - Координувати роботу команди, волонтерів і підрядників до та під час проведення заходів. - Супроводжувати події в день проведення та оперативно вирішувати організаційні питання. - Готувати коротку звітність і збирати фідбек за результатами заходів. 2. РОБОТА З ПІДРЯДНИКАМИ ТА МЕРЧЕМ - Менеджмент виготовлення брендування подій та мерча на всіх етапах: від ідеї до реалізації. - Шукати, відбирати й координувати підрядників та постачальників для реалізації подій. - Збирати пропозиції, порівнювати умови, контролювати бюджети, дедлайни та якість виконання. - Генерувати креативні ідеї, нестандартні рішення та нові формати оформлення. - Контролювати виготовлення, пакування й доставку матеріалів та мерчу. - Взаємодіяти з кур’єрськими службами й контролювати доставки, пов’язані з підготовкою заходів. 3. КОМУНІКАЦІЯ ТА ВНУТРІШНЯ КООРДИНАЦІЯ - Взаємодіяти зі спікерами, експертами, партнерами, гостями та учасниками подій. - Забезпечувати інформаційний супровід учасників подій: запрошення, нагадування, організаційні деталі та інструкції. - Зустрічати й супроводжувати спікерів, партнерів і гостей під час заходів. - Співпрацювати з комунікаційною та дизайн-командами під час підготовки промоматеріалів і візуального оформлення. - Готувати проєктні документи, бюджети, списки учасників та інші допоміжні матеріали. - Пропонувати рішення для оптимізації процесів і підвищення якості майбутніх подій. ПРО ТЕБЕ - Маєш 2+ роки досвіду в організації подій та івент-менеджменті - Вмієш організовувати події різного масштабу та складності. - Можеш одночасно координувати багато процесів і не втрачати важливі деталі. - Відповідально ставишся до результату та дотримуєшся домовленостей. - Проактивно пропонуєш ідеї, а не лише виконуєш поставлені завдання. - Легко комунікуєш із різними людьми: від підрядників і гостей до партнерів та топ-спікерів. - Швидко реагуєш на зміни та спокійно вирішуєш операційні питання. - Маєш відчуття якості, візуальну надивленість і бажання створювати нестандартні рішення. - Маєш цікавість до технологій, AI та інновацій. - Проживаєш у Києві та готовий/готова до можливих відряджень в інші міста України. - Вільне володіння українською мовою та рівень англійської B2. Буде перевагою: - Досвід організації бізнес-подій, конференцій або технологічних мітапів. - Досвід роботи зі спікерами, партнерами та зовнішніми командами. - Досвід у технологічних, освітніх або ком’юніті-проєктах. - Власна база перевірених підрядників і постачальників. - Досвід створення брендованого мерчу та оформлення подій. ЩО ТИ ОТРИМАЄШ - Драйвову команду Ви долучитеся до амбітних і відкритих професіоналів, щоб разом ділитися ідеями й формувати майбутнє AI в Україні. - Гібридний формат роботи Можливість працювати з дому або з нашого затишного офісу біля Золотих воріт — обирайте комфортний для себе ритм і поєднуйте продуктивність із гнучкістю. - Інтеграція в технологічну екосистему України Ви зможете відвідувати профільні події, знайомитися з лідерами індустрії та ключовими стейкхолдерами, будуючи цінні професійні зв’язки всередині української tech-спільноти. - Політику відпусток, що дозволяє подбати про себе 21 день оплачуваної відпустки, короткострокові та довгострокові лікарняні, компенсаційні вихідні, декретні та батьківські відпустки та інші можливості — усе, щоб ви могли організувати своє життя відповідно до власних потреб. - Медичне страхування Комплексний пакет медичного забезпечення, включно зі стоматологією. - Підсилення вашої експертизи AI HOUSE зацікавлені у вашому зростанні — тому компенсують витрати на професійні курси та конференції. Ви також матимете доступ до всіх освітніх та бізнес-активностей Roosh, де вони залучаємо топових експертів із різних галузей для розвитку як hard, так і soft skills. - Фінансова підтримка в різних життєвих обставинах AI HOUSE підтримає вас і в радісні, і в складні моменти цього непередбачуваного життя. Якщо ця роль вам відгукується — будемо раді познайомитися! Надішліть, будь ласка, своє резюме та будь-які додаткові матеріали, які вважаєте релевантними. Ми розглянемо вашу заявку протягом п’яти робочих днів і, якщо ваш досвід відповідатиме тому, що ми шукаємо, зв’яжемося з вами, щоб домовитися про дзвінок і ближче познайомитися.