Executive Asisstent

Job description

Locatie: Nieuwegein en/of Berkel en Rodenrijs Ben jij een proactieve Executive Assistant die graag verantwoordelijkheid neemt, en heb jij minimaal twee jaar ervaring in het vak? Zoek je een dynamische rol waarin je het Management Team van de Nederlandse tak van een internationaal gerenommeerd concern professioneel ondersteunt, prioriteiten overziet en organisatorische vraagstukken zelfstandig oppakt? Dan is deze functie iets voor jou! Als Executive Assistant werk je nauw samen met onze Senior Executive Assistant en ben je een belangrijke schakel in de ondersteuning van ons Management Team. Je zorgt voor structuur, bewaakt de voortgang van afspraken en draagt bij aan een effectieve en professionele bedrijfsvoering. Wat ga je doen? Je ondersteunt de Director Field Service 1:1 (jij bent zijn vaste rechterhand, bewaakt zijn agenda, beheert zijn mailbox, helpt prioriteren en zorgt voor voorbereiding, vastlegging en opvolging van team meetings met zijn direct reports). Je ondersteunt het Management Team in zijn geheel proactief en zelfstandig bij uiteenlopende administratieve, organisatorische en coördinerende werkzaamheden, in overleg met de Senior Executive Assistant (samen verdelen jullie het werk). Je organiseert en coördineert interne evenementen en bijeenkomsten, van voorbereiding tot uitvoering en evaluatie. Je helpt de onboarding van nieuwe collega’s uit het Field Service-team organiseren en stemt hierover af met de betrokken collega’s. Je bereidt presentaties, rapportages en andere managementdocumenten voor en bewaakt de kwaliteit en tijdige beschikbaarheid ervan. Je bent een belangrijk aanspreekpunt en zorgt voor duidelijke en professionele communicatie binnen en buiten de organisatie. Je pakt zelfstandig ad-hoc managementzaken op, bewaakt acties en deadlines en doet voorstellen om werkprocessen te verbeteren. Kortom: jij zorgt er samen met de Senior Executive Assistant voor dat het Management Team goed voorbereid hun werkdag start en zich kan focussen op het leiden van de organisatie, door het werk dat jullie hen samen uit handen nemen. Wie zoeken we? Je hebt een relevante opleiding succesvol afgerond, bijvoorbeeld in managementondersteuning, office management of organisatiemanagement. Je hebt minimaal twee jaar relevante werkervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur als management- of directieassistent. Je beschikt over sterke organisatorische en planningsvaardigheden en houdt overzicht wanneer prioriteiten veranderen. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en neemt verantwoordelijkheid voor de voortgang en kwaliteit van je werkzaamheden. Je bent proactief, dienstverlenend en gewend om werkzaamheden zelfstandig te organiseren en op te volgen. Je gaat integer en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je beheerst de Nederlandse taal zeer goed, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt je ook goed uitdrukken in het Engels. Je bent vaardig met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams. Je bent een teamspeler die gemakkelijk samenwerkt met collega's en verschillende stakeholders. Je bent stressbestendig, stelt de juiste prioriteiten en communiceert tijdig wanneer belangen, deadlines of werkzaamheden om afstemming vragen. Over jouw vaste standplaats kunnen we overleggen: Berkel en Rodenrijs of Nieuwegein. We vragen je om, wanneer de werkzaamheden daarom vragen, ook op de andere locatie aanwezig te zijn. Je werkt minimaal drie dagen per week op kantoor, bij voorkeur vier dagen. Wat bieden wij? Een uitdagende en afwisselende functie binnen een dynamische organisatie, met ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en je verder te ontwikkelen. Je werkt nauw samen met de Senior Executive Assistant en het Management Team. Daarnaast bieden we: Samenwerking met enthousiaste collega’s binnen een hecht team. Een marktconform salaris en 38 verlofdagen per jaar bij een fulltime dienstverband. Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband. Een laptop en iPhone. De mogelijkheid om in overleg hybride te werken. Uitstekende begeleiding en volop ruimte voor opleidingen en doorgroeimogelijkheden. Een stabiele, internationale werkgever met een mensgerichte en professionele cultuur. Een goede pensioenregeling via PMT. Hoe ziet de sollicitatieprocedure van Bosch eruit? • Telefonische kennismaking met onze Recruiter; • Eerste interview via Teams met de Senior Executive Assistant en een HR Business Partner; • Tweede kennismaking op locatie met twee leden van het Management Team en een informele kennismaking met de Senior Executive Assistant; • Aanbieding en contract bij Bosch!